Внутрішні можливості для спілкування працівників

«Інтранети компанії повинні будуватися за допомогою потужних програм внутрішнього спілкування. Досягнення інтрамережі - це близько 60 відсотків зв'язку, 40 відсотків технологій. ”Боб Коен,

Інтранет - це як парасолька, під якою можна отримати всю необхідну інформацію, що стосується компанії та щоденної роботи. Він відомий як комунікаційна платформа, де ми отримаємо інформаційну панель, що показує 360-градусний погляд навколо діяльності компанії. Саме це приватна, безпечна мережа в Інтернеті, де працівники можуть генерувати контент, залучатись до певних комунікаційних процесів, діяти як команда, виконувати завдання та події, формувати культуру організації.

Він відомий як домашня платформа компанії, на якій збираються команди, створюють необхідний репертуар, багатоефективний комунікаційний пристрій тощо. Як і внутрішня комунікаційна мережа, інтрамережа - це більше, ніж кількість її частин.

Інтранет - це єдине місце для всього. Інтранет-дизайн повинен відповідати потребам та участі працівника. Це загальна платформа, яка допомагає в спілкуванні (двосторонній), роботі в команді, управлінні знаннями, розробці та обміні контентом, соціальних мережах, участі працівників та плануванні.

Кожна компанія, що розвивається, може отримати вигоду від інтрамережі. Наведені нижче десять питань справді виступають як контрольні пункти, які виправляють будь-яке питання та допомагають у належній реалізації інтрамережі.

Рис.1: Точки контрольного списку дизайну внутрішньої мережі

Ми повинні змусити копатися всередині різних можливостей Інтранету.

  1. Інтранет знаходиться в основі комунікацій

Три способи допомагає організації -

  1. Комунікації зверху вниз, що є не що інше, як спілкування керівництва та службовців
  2. Зворотній зв'язок працівників або спілкування працівника та керівництва
  3. Командна дискусія у формі спілкування між співробітниками

Тепер короткий висвітлення цього питання прояснить всю справу.

  • Інтранет припиняє основні проблеми електронної пошти

Усі види проблем з електронною поштою легко вирішуються за допомогою добре розробленої інтрамережі, коли ви забудете зберігати когось у циклі важливої ​​пошти або коли ви не помітили важливого оновлення, оскільки повідомлення електронної пошти було втрачено під час декількох листів або коли ви застрягли. у відповідях - усі списки. Інтранет по-різному підтримує зв'язки з людьми та впорядковує як миттєве спілкування. На цьому ж п’єдесталі можна легко робити безліч речей: спілкуватися з колегами, створювати спільноти на різні теми, робити повідомлення з різних питань, пов’язаних з компанією, писати блоги, завантажувати статті та створювати інформаційну панель знань, що стосуються процедур компанії.

Нижче наведено деяку статистику внутрішніх комунікацій:

  1. Лише 48% електронних листів у зв’язку з надісланим внутрішнім зв’язком відкриваються
  2. І приблизно 23% цих комунікацій фактично відкриті

Отже, зрозуміло, що велика частина комунікацій компанії насправді не відкрита. Для всіх цільових одержувачів, щоб відкрити комунікації, лише надсилання електронної пошти очевидно не є хорошою ідеєю.

  • Інтранет допомагає збирати відгуки працівників

Зайнятість працівників оцінюється за правильним зворотним зв'язком працівників. Ви можете легко оцінити рівень задоволеності працівників, відслідковувати прогалини в поліпшенні співробітників та деякі проблеми, які матимуть прямий вплив на плинність працівників.

Опитування щодо зворотного зв’язку з працевлаштуванням працівників чудово проводять, якщо їх не розміщують у різних відділах; в більшості випадків опитування проводяться стороннім інструментом. Навпаки, якщо ці опитування проводяться через вбудований інструмент, розміщений в інтрамережі, можна легко отримати правильні дані, розміщені на сервері компанії, та поділитися між різними відділами та командами для підвищення продуктивності. Крім того, працівники в цілому знають про цей інструмент, оскільки вони щодня взаємодіють з ним. Це в кінцевому підсумку збільшить спілкування на робочому місці, а отже, і задоволеність працівників.

Рис .: 2. Процент співробітників, що приймають процес спілкування

Песимізм на робочому місці виникає через менше трьох причин, орієнтованих на комунікацію:

  1. Керівництво не належним чином спрямовує працівників на спільну мету на 38%
  2. Загалом поганий зв’язок на 14%
  3. Регулярні зміни, які не надто інформовані на 12%

  1. Інтранет співпрацює

Для правильного спілкування та результатів роботи працівників дуже потрібна спільна платформа, де всі працівники можуть зібратися у спільну справу. Найчастіше одне і те ж повідомлення стане різним, коли всі неправильно синхронізовані. Це було б невдало, що має бути централізоване розташування, з якого люди повинні збирати контент та з'єднуватися з іншими.

  • Інтранет створює платформу, де кожен може спілкуватися разом і робити щось

У більшості випадків ви можете виявити, що інтрамережа обладнана, щоб ви могли зв’язатися зі своїми колегами через якусь сторінку команди чи сторінку проекту. Співробітники можуть співпрацювати та ділитися змістом, що становлять взаємний інтерес. Ви можете створити сторінки для хосту предметів:

  • Проекти
  • Команди
  • Зовнішні портали клієнтів
  • Банки знань
  • Для індукції працівників
  • Маркетинг кампаній
  • Подання сервісу або продукту

Таким чином, ваша інтранета фактично формуватиме ваші комунікації, завдання та вміст будь-яким способом відповідно до того, що ви прагнете покращити комунікацію компанії.

  • Управління проектами та управління завданнями спрощуються за допомогою інтранет

Інтранет допомагає встановлювати проекти та завдання на одному п’єдесталі та керувати ними. Це платформа для догляду за подібною іншою діловою діяльністю. Інтранет допомагає проектній команді завершити проект. У режимі реального часу можна легко перевірити хід, виправити будь-яку проблему без потоку електронних листів та слідкувати за пов’язаними дискусіями, щоб глибше зрозуміти зустрічі та товари.

А управління завданнями стежить за вашим власним прогресом роботи, допомагає розподіляти завдання іншим та забезпечує ідеальне виконання завдань, пов'язаних з проектом. Можна швидко обмінюватися файлами та даними в одній кімнаті, навіть не поміщаючи їх у Dropbox або в інші загальні резерви.

  • Інтранет обслуговує внутрішніх зацікавлених сторін

Через інтранет можна поєднувати звичайний процес та підключати рішення між різними відділами, включаючи HR, маркетинг, ІТ тощо. Чат, форуми, відкриті дискусійні доріжки та поодинокі повідомлення - це деякі способи, які піонери допомагають іншим вирішити будь-яку проблему. Нижче наведено декілька послуг, які слід розпочати:

  • Подання різних політичних документів організацій
  • Побудуйте банк знань або внутрішню вікі
  • Анонсуйте різні комунікації, орієнтовані на компанію чи відділ
  • Дайте можливість миттєвого чату для швидкого вирішення проблем
  • Показуйте покрокове відео

  1. Інтранет виступає інструментом управління знаннями

Подумайте лише про ситуацію, коли ви шукаєте важливий файл у кількох місцях, які, на вашу думку, зберігалися: Dropbox, Google Drive, One Drive, Веб-сайт компанії або внутрішній сервер. А пошук у різних місцях просто змушує закрутити голову, і ви нарешті не знайшли файл. Тож у такій ситуації інтранет може допомогти вам зберігати важливі документи в порядку.

  • Інтранет завжди надає можливість інтегрувати ваші документи

Управління файлами як частина служб управління знаннями - це спосіб завантаження вашого файлу в інтранет з найкращою перевагою. В обох випадках, коли ми безпосередньо завантажуємо файл або ставимо посилання, яке містить фактично завантажений документ десь у безпеці, ми допомагаємо собі та іншим знайти файл у майбутньому, не витрачаючи на це часу. Ви можете консолідувати документи так, як вам потрібно. У випадках, коли ви не знаєте, де ви зберігали документи, просто зробіть яскравий пошук, щоб отримати потрібний файл. Безліч документів зберігається в інтрамережі:

  1. Можна створити сховище знань, куди можна помістити різні документи, наприклад, HR-бортові документи, файл, пов'язаний з проектом тощо.
  2. Ви можете легко надсилати файли через інтранет та через чат; Крім того, розмова в чаті автоматично архівується, щоб допомогти нам отримати історію дати
  • Інтранет підвищує продуктивність

Успіх і невдача будь-якого проекту більше залежить від правильного зберігання даних і файлів. Це не тільки економить час, і, таким чином, матиме прямий вплив на рентабельність інвестицій, але також зменшує напругу та фрустрацію. Наприклад, коли ви наголошуєте на завершенні проекту, ви впевнені у виборі потрібного документа для свого клієнта. У разі надання файлів на борту новим столярам, ​​ви можете легко надіслати посилання на сторінку HR, де розміщені відповідні документи, призначені для них. Згідно з дослідженням Глобального інституту МакКінсі, ви можете фактично скоротити час, який використовується для пошуку будь-якого документа, приблизно на 35%, тим самим позбавляючи 6% часу, витраченого на інші важливі завдання.

  • Інтранет завжди створює базу знань у реальному часі

Правильний дизайн внутрішньої мережі допомагає створити базу знань для документування періодично розміщених файлів та документів, наприклад:

  1. Політика та практика
  2. Цінність матеріалів
  3. Новини та історії успіху
  4. Важливі поширені запитання
  5. Альбоми працівників
  6. Навчальні матеріали
  7. Підручник з HR
  8. Бюлетень
  9. Важливі посилання, що містять корисні інструменти та файли

І це ще не все. Є ще кілька елементів, які завантажуються в системи - запитання, що задаються на форумах, дискусії в команді та квитки, підняті в службі довідки. Все це можна завантажити в інтранет і додати в базу знань, що ви можете використовувати час за часом для різних потреб. Також може бути вкладка з назвою ідей, які запрошують громадські ідеї. Цей інструмент насправді стимулює ідеї на різних рівнях.

  1. Інтранет надає можливість соціальних мереж

Інтранет завжди дає можливість практично налагоджувати зв'язки з колегами з різних відділів, зменшуючи бар'єри та силоси; співробітники можуть легко підключатися один до одного та ділитися відгуками на теми, що становлять взаємні інтереси, та вчитися. А це покращує спілкування та обмін знаннями на рівні компанії, різних командах та відділах. Співробітники знайомляться з людьми всередині та поза їх командами. Керівники можуть ознайомитись з підлеглими, і це, нарешті, порушить умови і разом вони можуть рости, тим самим побічно впливаючи на продуктивність праці.

  • Інтранет будує внутрішні канали зв'язку

Навіть не виходячи з письмового столу, здійснюючи дзвінки або надсилаючи електронні листи, працівники можуть з'єднуватися один з одним у формі надання зворотного зв’язку в дискусійних записах на будь-яку конкретну тему. Таким чином, зв’язок з географічно розповсюдженими командами, можливо, надихне на командну роботу.

  • Інтранет допомагає знаходити та знати своїх працівників

Тільки тому, що колектив географічно розповсюджений або хтось працює з дому, неможливо знайти та знати своїх працівників весь час, навіть у випадках, коли ми працюємо з ними фізично чи практично. У таких випадках каталог співробітників в інтрамережі насправді допомагає нам налагодити контакт з нашими призначеними однолітками та може бути створена спільнота. Ми можемо ознайомитись з навичками членів нашої команди, історією роботи та успіхами. Тому ми можемо скористатись їхньою допомогою у вирішенні будь-якого питання або порадити іншим дотримуватися їх щодо таких конкретних потреб. Ви можете мотивувати своїх ровесників, надіславши вітальний знак за будь-який успіх проекту або надішліть знак подяки за будь-яку добре виконану роботу.

  • Через Інтранет ви можете створювати, ділитися та публікувати будь-який хороший вміст через межі та відділи

Через інтранет мережу створюють контент, діляться в публічних публікаціях, які споживають інші, та коментують. Користувачі використовують різні простори, куди завантажується будь-який новий вміст, автоматичне оновлення буде переходити до всіх, хто працює в цих публікаціях. Потім вони починають використовувати цей вміст. Таким чином, інтранет надає можливість користувачам генерувати вміст, який могли б використовувати інші. Наступний вміст зазвичай завантажується в інтранет:

  1. Блоги та нові тенденції щодо галузі
  2. Нові навички для інших
  3. Перемога великої команди
  4. Новий запуск
  5. Нова стратегія або процес
  6. Класні фотографії та відео

  1. Центр залучення працівників та зростання: скасовують розчарування працівників

На кожному організаційному кроці залучення працівника розглядається як підсумок. Завдяки залученню працівників підвищується продуктивність праці та мотивуються працівники. Це, нарешті, позитивно впливає на задоволеність клієнтів та моральний стан працівників.

Статистика зайнятості працівників

  • Дослідження навчання Дель Карнегі показує, що майже 71% працівників великих компаній не займаються
  • В іншому дослідженні Gallup Research відсторонення працівників складає близько 18%, тим самим гальмуючи загальну продуктивність праці

Зайняті працівники лояльно відстоюють компанії, в яких працюють. Вони з гордістю згадують про клієнтський продукт чи послугу компанії. Вони спільно створюють знання на благо інших та допомагають іншим досягати своїх цілей. Тоді як звільнені працівники - це тягар. Вони завдають шкоди репутації компанії та нарощують невдоволення серед інших та вірусним чином впливають на її продуктивність. На цьому етапі інтранет дійсно допоможе розробити плани щодо залучення працівників, дозволяючи їм використовувати ресурси та інструменти та навчати їх у своїх прагненнях до розбудови своєї кар'єри. Вони були б більш уповноважені вирішувати свою кар'єру.

  • Інтранет пов'язує співробітників з місією, баченням та цінностями компанії

Ми часто думаємо, чи підходить кожен працівник до місії, бачення та цінності компанії! І чи правильно вони вирівняні та емоційно пов’язані з цим? Дослідження, проведене на опитуванні TINYpulse на 40000 співробітників, показує, що лише 40% знають про це. Процес залучення працівників - це доступ до всіх працівників, щоб вони емоційно приєдналися до місії, бачення та цінностей компанії. Інтранет надає кожному доступ у центральному місці. У різних форматах та сегментах ви можете охопити своїх співробітників та підсилити їх різноплановими способами: через блоги, дискусії, статті, відео та персоналізовану сторінку для просування бренду.

  • Інтранет створює можливості для співробітників у розвитку

Працівники були б більш задоволені, якби у них було достатньо можливостей розвиватися. Компанія може створювати різні плани кар’єрного росту для працівників, зменшуючи тим самим виснаження. І лише зменшивши розриви між необхідними для зростання їхніми ресурсами та їх результатами, компанія може впорядкувати невідповідність. Інтранет тут робить цю ідеальну роботу щодо підтримки та відстеження програм росту працівників таким чином:

  1. Консолідація навчальних матеріалів та передового досвіду
  2. Збір зворотного зв’язку працівників для покращення програм
  3. Приємна культура компанії для всіх
  4. Відстеження прогресу кожного співробітника
  5. Дозволяючи будь-кому з них можливість стежити за своїми подіями
  • Інтранет має шанс на вірусний зв’язок з усіма щодо планів розвитку та унікальних ідей

Якщо мова йде про спілкування, яке надається працівникам електронною поштою, є ймовірність, що ці повідомлення електронної пошти можуть бути загублені у папках "Вхідні", або люди можуть не брати на себе ініціативи відкривати ці листи. Це скрізь звичайне явище. Працівник може пропустити важливе спілкування, яке йому надіслано щодо його особистих розробок. І іноді це може викликати те, що вони відчувають себе залишеними або незначними.

Інтранет завжди надає працівникам доступ до того, що їм потрібно - найважливіших оновлень, кожної окремої перспективи та кожної зміни планування. Інформація може бути публічною або спеціально підібраною для потрібних людей; як частина подвійного спілкування може бути надісланий їм електронний лист. У той же час вони можуть ділитися своїми унікальними ідеями у вірусному просторі, а інші в цьому просторі можуть отримати доступ до цієї інформації та розміщувати коментарі. Отже, розвивається хороша комунікаційна нитка, що веде до успішних розробок для всіх. Люди, які можуть не брати участі у публічному обговоренні, також можуть брати участь у таких онлайн-дискусіях.

Інтранет також дає можливість працівникам використовувати їх ролі та кар'єру:

  1. Власні проекти та подібні важливі завдання
  2. Діліться творчими ідеями
  3. Можливості використання
  4. Слідкуйте за розвитком їх цілей
  5. Порадьте процес прогресує
  6. Слідкуйте за додатковими навчаннями та освітою
  7. Слідкуйте за тим, що роблять інші всередині та зовні команди

Стів Рослер, зазначив стратег із комунікацій, поставив перед собою десять важливих питань, які допоможуть залучати працівників на робочому місці. Ці контрольні списки ефективні при формулюванні простих рішень проблем інтрамережі:

  1. Інтранет діє як інструмент планування

Інтранет полегшує всім розклад та моніторинг зустрічей, подій та зустрічей. Усі співробітники отримали б вигоду з цього надзвичайного закладу.

  • Просте планування зустрічей, що надихають участь працівників

Люди можуть мати кілька інструментів для планування своїх занять, але це неефективно, оскільки це зайняло б багато часу. Ця здійсненність забезпечує хорошу участь працівників. Ви можете надсилати електронні листи працівникам щодо зустрічей чи подій, але цей процес є громіздким. Електронні листи можуть бути втрачені у папці "Вхідні", або важливі особи можуть бути пропущені. Найпростіший і розумний спосіб - запланувати спільний календар у інтранеті вашої компанії та швидко ознайомитись із зручністю для всіх. Таким чином, можна запланувати час зустрічі.

  • Створення привабливих подій

Крім встановлення часу та календарів, є ще якась інформація, що стосується подій, які роблять події цікавими та популярними.

  1. Повна інформація про подію
  2. Фото та відео, що стосуються події, щоб зробити її більш привабливою. Незабаром після закінчення події може з’явитися рівномірне оновлення разом із фотографіями та відео
  3. Детальна дорожня карта подій
  4. Інформація про заклади харчування, магазини та будь-які інші примітні місця, де можна зайти

Висновок

Правильний дизайн інтрамережі завжди є кроком для ефективного внутрішнього спілкування. Це завжди дає можливість людям спілкуватися з колегами по будь-якій спільній темі і надає нескінченні програми. Ми бачили, як люди широко отримують доступ до належного використання інтрамережі для підвищення масової ефективності платформи. Саме платформа, де вони шукають та шукають що-небудь, створюють, діляться, навчаються та мотивують інших, що, у свою чергу, підвищує ефективність роботи, впливаючи безпосередньо на рентабельність інвестицій. Це невірно, хоч і говорити про якусь негативну річ, але завжди можна сказати, що правильний дизайн інтрамережі - це завжди половина роботи, зробленої з моменту правильних двосторонніх каналів зв'язку.

Категорія:

Розвиток підприємництва