Створити ефективну діаграму Ганта для проекту -

Управління проектами є складним процесом і часто включає в себе жонглювання декількома завданнями одночасно. Це стосується всіх видів проектів - будь то управління будинком, особливо складний проект розробки програмного забезпечення або державний підрядник.

Коли є одна-дві задачі, керівнику проекту легко запам'ятати, що робити, коли і як. Але що робити, якщо є кілька напрямків діяльності, деякі взаємопов'язані? Як слідкувати за всіма завданнями, щоб забезпечити, що проект виконаний, добре виконаний та добре виконаний вчасно?

Ось де графік Ганта увійшов до малюнка. Вони являють собою наочне зображення завдань у проекті. Діаграма Ганта бере свій початок у 1896 році, коли польський інженер Кароль Адамієцький використав аналогічну діаграму для зображення графіків виробництва. Він назвав це гармонограмою, і оскільки вона була опублікована польською та російською мовами, вона залишалася значною мірою невідомою. Водночас американець на ім'я Генрі Гант створив аналогічну діаграму, і саме його ім'я носить діаграма.

Діаграма широко використовувалася у виробничому машинобудуванні. Незабаром, з появою комп'ютерів, це став звичайним і практичним методом планування проекту. За допомогою веб-додатків діаграма Ганта набула популярності і зараз є загальною рисою більшості проектів. Однак тепер, за методологій Agile, популярність діаграми Ганта низька. Однак вона намагалася еволюціонувати з часом.

Що таке діаграма Ганта в управлінні проектами?

Перш за все: що таке діаграма Ганта в управлінні проектами? Простіше кажучи, діаграма Ганта є візуальним відображенням графіку проекту.

Зазвичай рядки складаються з різних завдань проекту, часто розбиваючись на окремі завдання, з тимчасовою шкалою, що формує стовпці діаграми.

За допомогою програм, які створюють діаграму Ганта для проекту, ви можете бачити, де проект стоїть у будь-який день. Діаграма Ганта для проекту показує, хто відповідає за кожне завдання, а також будь-які залежності між завданнями.

Ось типова діаграма Ганта для проекту:

Діаграма чітко демонструє, що легко зрозуміти, де проект стоїть сьогодні. Діаграма є надзвичайно корисною для презентацій керівництву, а також клієнтам, яким, можливо, хочеться швидко оцінити виконання завдань.

Залежності в діаграмі Ганта для проекту

Однією з найважливіших причин того, що графіки проектів зіпсуються, є неправильне визнання залежностей. Скажімо, у вас є проект, який потребує трьох різних робочих шляхів. Все це потрібно сходити, щоб проект рухався вперед. Навіть якщо один із робочих контурів затримується, весь графік проекту руйнується. За допомогою діаграми Ганта ця залежність визначається прямо на етапі планування, візуально, так що будь-яке відставання буде негайно позначено, щоб позначити можливі затримки. Як менеджер проекту, ви можете негайно розгорнути ресурси, щоб переконатися, що затримка спричиняє мінімальний збиток.

У проекті є кілька типів залежностей. Все це можна позначити на діаграмі Ганта.

  • Завершити до початку (FS): У цьому типі залежності завдання A має бути виконане до того, як завдання B може розпочатися. Приклад. Скажімо, ви працюєте над проектом веб-дизайну. Лише після того, як клієнти затвердять зображення, які будуть використані на веб-сайті, може відбутися будь-яка робота Photoshop над фотографіями.
  • Почати до початку (СС): У цьому типі залежності для початку завдання Завдання А має бути запущене завдання А. Простий приклад був би у галузі письма. Письменник, мабуть, почав писати роман, перш ніж почати редагувати його частини.
  • Готово до кінця (FF): У цьому виді залежності завдання A має бути виконана до того, як завдання B може бути виконано. Скажімо, ви працюєте над брошурою. Завдання "створення тексту" має бути виконане до завершення завдання "розробка брошури". Однак дизайн може розпочатися до завершення тексту, як це часто робиться, використовуючи фіктивний текст. \
  • Початок закінчення (SF): У цій рідкісній залежності завдання A повинна починатися до того, як завдання B може закінчитися. Це може бути застосовано до нової посади, що заповнюється. Може бути важливим, щоб працівник, який виїжджає, навчав нового працівника, щоб працівник, який виходить з організації, міг це робити лише після того, як новий приєднається до обов'язку. Слід зазначити, що це, строго кажучи, не професійний підхід.

У розробці програмного забезпечення Microsoft рекомендує найчастіше використовувати схему Finish Start. Це також перешкоджає використанню алгоритму «Почати до кінця», оскільки це може означати нескінченну затримку та можливі кругові посилання в робочому процесі. Однак для вчасних розгортань залежність «Почати до кінця» може бути використана.

Крок для створення ефективної діаграми Ганта для проекту:

Процес створення діаграми Ганта для проекту досить інтуїтивно зрозумілий. Однак для найкращого використання потрібно також планувати графік.

Хоча ви можете підготувати діаграму на папері або на комп’ютері, це полегшить завдання, якщо у вас є шаблон діаграми Ганта, до якого ви можете підключити інформацію. Більшість веб-інструментів співпраці включають шаблони діаграм Ганта. Існує також безліч шаблонів, доступних для того ж для Microsoft Excel.

  1. Складіть вичерпний список завдань

Цей крок включає розбиття проекту на його компоненти діаграм Ганта. Якщо можна розбити її на ієрархічну структуру з групами завдань, під якою детальніше викладені завдання, вона буде найкраще працювати.

Наприклад, розглянемо завдання створення нового веб-сайту

Деякі із загальних етапів:

  • Огляд
  • Область застосування
  • Дизайн
  • Зміст
  • Кодування
  • Тестування
  • Впровадження та обслуговування

Під кожним із цих кроків будуть додаткові завдання. Найкраще просвердлити якомога глибше, щоб завдання були чітко визначені.

Наприклад, беручи до уваги фазу вмісту, підзавданнями можуть бути:

  • Збір та перегляд тексту
  • Збір та огляд графічних елементів
  • Створення / переписування тексту
  • Створення графічних елементів (може включати фотосесію тощо)
  • Редагування зображень
  • Редагування тексту
  • Доопрацювання змісту

Або будь-які інші кроки, які можуть стосуватися вашого проекту.

Аналогічно, усі завдання, хоч і здаються тривіальними, повинні бути перераховані.

  1. Перерахуйте залежності завдань

Залежно від завдань потрібно вказати. Достатній простий аркуш Excel або навіть таблиця Word.

Які кроки залежать від інших?

У нашому прикладі редагування вмісту може розпочатися лише після того, як буде оцінено існуючий вміст та створено новий вміст, якщо це необхідно. Фотошоп можна зробити лише після зроблених фотографій.

Важливо зафіксувати залежності, щоб планування діаграм Ганта стало простішим і жорсткішим.

Це також залежить від вашої організації. Якщо команди менші, а ресурсів мало, можливо, спершу буде скласти свої ресурси, а потім встановити їх. Якщо ваша - величезна компанія з широким ресурсом, спочатку може бути сенс створити часову шкалу.

  1. Створіть хронологію для проекту

Для менеджерів, які люблять підніматися та забруднюватися раніше, це найпомітніша частина діаграми Ганта.

Як тільки завдання будуть готові, створюється часова шкала. Фактор у вихідні та святкові дні.

Для програмного забезпечення, такого як SmartDraw, діаграма Ганта для проекту створюється одразу після введення даних на зручному екрані. Але з іншим програмним забезпеченням або шаблонами Excel вам, можливо, доведеться вводити значення у самій електронній таблиці діаграм Gantt.

Оскільки діаграма Ганта є інструментом візуалізації плану, наявність спеціалізованого програмного забезпечення не повинна мати великого значення.

Терміни залежать від клієнта, і якщо клієнт має певні часові обмеження, переконайтеся, що ви розумно розділите час між завданнями.

Ця часова шкала може змінитися і, ймовірно, не остаточна, але спробуйте зробити її максимально близькою до фінальної.

  1. Виділіть кожне завдання групі чи особі

Як менеджер проекту, вам потрібно буде розібратися, як найкраще зробити цю роботу. Оцініть свою команду. З’ясуйте, хто найкраще працюватиме над тим, яке завдання. Викладення проекту за приблизною шкалою часу в зошиті чи програмному забезпеченні також допоможе вам забезпечити подвійне занурення ресурсів - це потрібно в двох місцях одночасно.

Це може зайняти деякий час, але це важлива частина, яку потрібно виправити.

Деякі питання, які можуть допомогти вам прив’язати відповідних людей, є:

  • Чи буде цей ресурс хорошим у ролі, спрямованій на клієнта?
  • Чи зможе цей ресурс координувати та працювати з іншими?
  • Чи зможе цей ресурс швидко перевернути справи?
  • Чи кращий цей ресурс у багатозадачності чи глибокому виконанні одного завдання?
  • З якого часу цей ресурс доступний? Залежно від того, чи є ваш проект критичним ресурсом або критичним за часом, завдання будуть розподілені.

На даний момент у вашій організації також потрібно чітко визначити декілька речей:

  • Хто підписує дизайн? На текст? На бюджети?
  • Дуже важливо забезпечити, щоб особа, яка займається підписанням речей, отримала відповідну свободу. Якщо директор контенту, відповідальний за весь вміст, їде в заплановану поїздку за кордон, переконайтеся, що це враховано на часовій шкалі.

Для цього знадобиться певна координація роботи з персоналом та іншими керівниками проектів, а також їх прийняття.

Тепер ви можете виділити окремі ресурси або групи для завдань, які вже були визначені та складені на карту залежностей.

Так це має бути, правда? Залишається ще один остаточний і важливий крок.

  1. Поділіться та вдосконаліть

Після того, як все схоже на місці, поділіться діаграмою з ключовими зацікавленими сторонами. Це хороша практика ділитися діаграмою з усією командою, щоб переконатися, що ви не пропустили нічого важливого.

Він готовий до спільного використання з клієнтом, і після схвалення ваша діаграма Ганта для проекту готова до використання!

Обмеження діаграми Ганта для проекту

Казкове слово в управлінні програмними проектами - Agile. Спритні методики є скрізь, і їх прийняття з кожним днем ​​збільшується.

Традиційна діаграма Ганта для проекту дуже обмежена за обсягом для сучасних програмних проектів, оскільки увага приділяється адаптованості. Графік Ганта планує всю наперед, і якщо (швидше, коли) графіки змінюються, з ними стає дуже важко. І час, який краще витрачено, використовується для оновлення діаграми Ганта.

Агільні проекти можуть використовувати короткі спринти (у випадку Scrum) або спочатку працювати на найактуальнішій роботі (як у Канбана), підготовка діаграми Ганта за тижні просто не буде можливою. В інших чуйних методологіях проекту, таких як Екстремальне програмування, це буде просто марна трата часу, оскільки заплановані частини діаграми дуже короткі.

Керівники програмного забезпечення повідомили про деякий успіх у використанні діаграми Ганта для проекту для відстеження окремих спринтів. Інші думка-пух ідея, кажучи, що діаграма Ганта для проекту, заснованого на моделі управління проектами Waterfall.

Діаграми Ганта також мають репутацію, намагаючись відобразити занадто багато інформації. Стрижки, різноманітні кольори для позначення різних ресурсів та залежностей, можуть бути дуже заплутаними для складних проектів.

Однак діаграма Ганта все ще є популярним інструментом планування в декількох галузях. Насправді вони відіграють величезну роль у більш керованих процесами проектах, таких як розробка веб-сайтів.

Альтернативи графіку Ганта для проекту

Діаграма Ганта - це по суті діаграма діаграм розкладів завдань. Будь-який аркуш паперу, включаючи докладний список справ, може досягти тієї ж мети.

Деякі альтернативи діаграмі Ганта для проекту включають:

  • Детальний список справ, відповідальних за це
  • Дошка, що відстежує хід кожної історії / спринту, у випадку Agile проектів
  • Дошка Kanban: проста дошка з трьома стовпцями - робити, робити і робити в найпростішому вигляді
  • Інші інструменти, створені спеціально для Agile проектів, такі як Sandglaz

Діаграми Ганта пройшли довгий шлях, прослуживши обробну та сервісну галузі. Вони зробили процеси набагато прозорішими та адаптувались якнайкраще для більш вимогливої ​​галузі програмного забезпечення.

Хоча їхня популярність, без сумніву, сильно зменшилася, вони все ще залишаються першим досвідом для керівників проектів у всьому світі на початку проекту.

Рекомендована стаття

Це було керівництвом щодо створення діаграми Ганта для проекту. Тут ми обговорили кроки для ефективного створення діаграми Ганта для проекту. Ви також можете переглянути наступні статті, щоб дізнатися більше -

  1. Управління проектами водоспаду
  2. Канбан: Корисний крок?
  3. Топ-5 видів інструменту звітності управління проектами
  4. 20 захоплюючих запитань щодо співбесіди в галузі управління проектами
  5. Важливо Visual Basic - діаграма з динамічним введенням

Категорія:

Розвиток підприємництва