✅ Діяльність з управління часом - 10 головних заходів управління

Ознайомлення з діяльністю управління часом

Ознайомлення з діяльністю управління часом

"Або ти біжиш день, або день, коли ти біжиш", йдеться. Це справедливо для більшості з нас, які мають дещо мінливі стосунки з часом.

Часто ми відчуваємо, що двадцяти чотирьох годин на день не вистачає. "Стільки робити і так мало часу", йдеться у скарзі нашого домашнього улюбленця. Більшість із нас намагаються вписатись у нашу роботу у визначені нам терміни і, нарешті, скаржаться, що навіть намагаючись зробити все можливе, у нас все ще не вистачає часу. Ефективне управління часом - це навичка, яку потрібно засвоїти при ретельному та постійній практиці. Секрет професійного успіху більшості людей полягає в тому, що вони навчилися ефективному управлінню часом управління.

10 дивовижних заходів з продуктивності та управління часом

Що ти спадає на думку, коли ти чуєш про діяльність з управління часом? Дай вгадаю. Ви думаєте про одне з наступного:

Я знаю все про діяльність з управління часом. Ніхто не повинен мені говорити, як краще використовувати свій час.
О, я безнадійно керую своїм часом. Ніщо насправді не може допомогти мені зробити краще.

Якщо ви поставили галочку "а", то дозвольте мені сказати вам, що найкращі менеджери часто потрапляють у часові пастки, що знижують продуктивність, і їдять далеко за свій запакований графік. Наприклад, терміново надходить пошта, і ви поспішаєте відповісти на нього. Ваша незавершена робота залишається саме такою… незавершеною. Або терміново викликається повістка від начальника, і ви залишаєте все, щоб присутні на ньому. Або деякі колеги починають обговорювати якусь соковитий тему, і ви всмоктуєтесь у розмову, і перш ніж ви це знаєте, настав час подати свою роботу, і ви відстаєте. Тож ви не вважаєте, що ви хочете отримати виграш від покажчиків щодо управління часом?

А якщо ви такий тип, який поставив галочку б), то надію на вас ще немає. Все не втрачено. Час - це ресурс, який завжди здається мізерним для вашого типу, хоча це не завжди є вашою виною. Або ви перевантажені роботою, або просто недостатньо організовані. Що б це не було, ви, безумовно, можете скористатися деякими вчасно підказаними порадами щодо ефективного управління часом.

Час - це ресурс, який зазвичай дуже затребуваний, а, отже, дуже дефіцитний. Більшість з нас постійно бігають проти часу або намагаються заповнити якомога більше речей за мінімальний час. Як не парадоксально, але хтось із нас намагається заповнити час, оскільки нам нема чого робити. Для таких людей, без значущої роботи, день, здається, тягнеться і продовжує.

Якими б не були наші стосунки з цим цінним ресурсом, він ніколи не є ідеальним. Ви коли-небудь зустрічали людину, яка сказала: «Я прекрасно керую своїм часом? Кожна мить добре використовується. " Моя здогадка - ні. Навіть найуспішніші керівники та керівники розгублено намагаються ефективно керувати своїм часом.

Однією з причин того, що час є таким неоціненним, затребуваним ресурсом, є те, що його неможливо поповнити. Колись пішов, він пропаде назавжди. Жодна кількість зусиль чи грошей не поверне втрачений час назад.

Правильна діяльність з управління часом допомагає покращити загальну якість нашого життя, окрім того, що покращує задоволеність роботою та продуктивністю. Наше робоче життя стає більш ефективною, і ми можемо більше насолоджуватися своїм дозвіллям, якщо зможемо керувати часом. Давайте подивимось, як ми можемо оптимально використовувати цей ресурс на робочому місці для підвищення нашої продуктивності та задоволеності.

1. Не всі роботи, які надходять до вашого столу, однаково важливі.

Вам потрібно знати, що є пріоритетним. Запитайте себе:

Що мені потрібно зробити?
Коли я це роблю?
Як добре я це роблю?

Всі папери чи пошта, позначені терміново, не потрібно читати то тут, то там, порушуючи робочий процес. Ви повинні розставити пріоритетність своєї роботи в порядку важливості та терміновості. Або ви можете загрожувати тим, що зробите чужий пріоритет своїм.

Якщо вас чекає кілька важливих завдань, сплануйте, як ви їх закінчите. Визначте послідовність завдань. Не дозволяйте перешкодам чи перебоям відкидати вас з колії. Тримайте свій графік перед собою, зі списком завдань. Поставте прапорці, як і коли вони закінчені. Визначення пріоритетів допомагає вам сфокусуватися на вирішенні важливих речей, а потім вирішити звичайні питання.

2. Плануйте свій день

Зверніться до офісу чи на робочому місці до зазначеного часу, трохи випереджаючи інших. Сидіть спокійно і плануйте свій день вперед. Цифрові організатори можуть допомогти вам у плануванні завдань та нагадати про них. Не залишайте часу для зустрічей із внутрішніми та зовнішніми клієнтами та часу для взаємодії з колегами та членами вашої команди. Звичайно, ваш графік не піде точно так, як ви його плануєте, тому враховуйте незначні зміни.

3. Спробуйте завершити роботу протягом визначеного періоду часу

Діяльність з управління часом допомагає виконувати ваші робочі обов'язки та дотримуватися планів часу. Не перетягуйте робочий день і не переносьте роботу додому. Постарайтеся завершити роботи протягом визначених робочих годин. Групові завдання, що мають перекриваються часові проміжки. Наприклад, якщо ви йдете назустріч клієнту, використовуйте час очікування для заповнення звичайних форматів. Зробіть бронювання квитків в Інтернеті, оплачуючи рахунки. Якщо запланована зустріч, тримайте її в порядку денному та записуйте обговорені пункти. Коли люди бачать, що ви дотримуєтесь графіків, вони також поважають ваш час.

Рекомендовані курси

Навчальний курс з обслуговування клієнтів
Назвіть курси бренду
Сертифікаційний тренінг із контент-маркетингу

4. Обмежте багатозадачність

Так, багатозадачність виглядає дуже добре на папері, насправді це дає вам більше тривоги та печії, ніж зосередження уваги на одному завданні. Ви думаєте, що відвідуєте десять речей одночасно, але насправді ви залишаєте всі завдання на різних етапах завершення. Звіт про ринок неповний, ваш клієнт чекає, ваш колега вимагає вашої відповіді, а ваш начальник хоче, щоб файл, на який ви обіцяли, закінчити роботу. Ви почали працювати над усім цим, але незабаром заплуталися і зовсім заплуталися. Завершення завдань одне за одним дає відчуття задоволення та контролю.

5. Делегуйте деяку роботу

Не потрібно робити все самостійно. Незначні завдання можуть бути делеговані молодшим працівникам. Попросіть телефонного оператора зателефонувати вам. Отримайте півонію для нагляду за друкарською та фотокопіювальною роботою. Рутинні офісні роботи, такі як розсилка, спостереження тощо, можуть бути делеговані помічникам. Концентруйтеся на великих і значущих завданнях. Однак переконайтесь, що делегати звітують про свій прогрес. В іншому випадку у вас буде більша проблема ремонту робіт, які були виконані неправильно.

6. Зробіть спочатку неприємні завдання

Ніхто з нас насправді не хоче робити те, що нам не подобається, але робота повинна бути виконана. Проведіть деякий час вранці, плануючи, як і коли ви вирішите неприємні завдання. Якщо ви уникаєте зустрітися з хитрим клієнтом, заплануйте це на деякий час вдень і перейміть його. Той нудний звіт, який вам призначили? Почніть роботу над цим і відключіть його від розуму. Незакінчена робота, як правило, займає простір у вашій свідомості. Чим більше ви зволікаєте, тим громіздкішими стають ці завдання, і тим більше неохоче ставитеся до їх виконання. Не відкладайте ці завдання. Займайтесь ними одна за одною.

7. Не перевіряйте свої повідомлення та електронні листи протягом дня

Виділіть час для їх перевірки та залиште сповіщення на інший день. Не перевіряйте свою електронну пошту раз у раз. Перевірка електронної пошти та відповідь на них з'їдає багато нашого робочого часу, тому робіть це лише в запланований час, а не в інші робочі години. Це відволікає вас, і перш ніж ви дізнаєтесь про це, ви витратите цілий день на відповіді та відповіді на невідкладні пошти та тексти.

8. Відкладіть відрізок часу для оформлення документів та листів

Замість того, щоб читати речі так, як і коли вони опиняються у вашій лотку, відкладіть час, бажано в другій половині дня, щоб прочитати. Період після обіду час нетривалий, читайте свою пошту та листи на той час. Використовуйте цей час для написання нагадувань або листів. За винятком надзвичайно нагальної пошти, на яку потрібно негайно відповісти, все може чекати до другого дня. Пишіть своє листування в той момент, коли вас не натискають інші термінові роботи або телефонні дзвінки.

9. Навчіться говорити "ні"

Це важлива тактика, яку ми всі повинні приймати. Ми повинні мати можливість сказати "ні" необгрунтованим вимогам до нашого часу. Більшість людей дотримуються спеціальної практики висування вимог і запитів, щоб виконати роботу. Дайте зрозуміти, що ваш час дорогоцінний, і люди повинні його поважати. Не кажіть людям, коли вони приходять до вас із незапланованими проханнями. Коли ви зайняті завданням, дайте зрозуміти, що вас не будуть розважати різкі зміни у вашому графіку. Основна причина, чому нам завжди не вистачає часу, полягає в тому, що ми витрачаємо більшу частину на роботу, яку раніше не планували і не планували. Навчіться ввічливо відмовляти людям.

10. Зверніться за допомогою до співпрацівників у процесі управління часом

Попросіть колегу, яка допоможе вам дотримуватися вашого робочого графіка. Він / вона може нагадати вам, коли ви підете з колії та допомогти у виконанні деяких ваших навантажень, коли речі стають нестерпними. Підтримка колег часто надихає нас дотримуватися планів управління процесом часу.

Ви також можете прочитати ефективні програми відстеження часу.

Тепер, коли ви маєте уявлення про кроки, які слід вжити для управління часом, проведіть цю вікторину, щоб побачити, чи зможете ви слідувати вказівникам.

Я добираюся до свого робочого місця за 10 хвилин до часу.

Так / ще немає

Якщо Вашої відповіді ще немає, тоді накопичіться. Вам потрібен додатковий час, щоб спланувати свій день та зібрати свої ідеї. Варто докласти зусиль, повірте.

Я найперше виконую найважливіші завдання.

Завжди / Іноді

Якщо ви не зробите важливої роботи до того, як вона стане невідкладною, незабаром вам залишиться задихатися з невідкладними завданнями, які вимагають вашої уваги. А ваш начальник хоче звіту, як вчора!

Щоденний графік допомагає мені в плануванні та виконанні завдань

Так, інколи

Тим не менш, не зробили звичку писати щоденні завдання в список? Ви будете продовжувати працювати випадково і, відповідаючи на вимоги, як і коли вони прийдуть без почуття пріоритету.

Я читаю свою пошту та тексти, коли вони приходять.

Так / іноді / Ні

Що ми обговорювали щодо повторної перевірки повідомлень та електронної пошти? Будь ласка, зробіть це в другій половині дня або рано вранці, перш ніж все розпочнеться. І пам’ятайте, ні Whatsapp, ні Facebook в робочий час, будь ласка.

Є деякі речі, які я відклав, роблячи це абсолютно неминуче

Так ні

Так ти все-таки зволікаєш і відкладаєш неприємну роботу? Рости і спочатку вирішувати складні речі.

Я відмовляюсь від своїх колег час від часу, коли вони вимагають від мене певної роботи.

Так ні

Якщо ви навчились говорити ні, відмінно. Якщо ви цього не зробили, то будьте готові відповідати небажаним вимогам в останню хвилину.

Я усунув непотрібні завдання або делегував їх

Так ні

Ви все ще холодно дзвоните собі? Делегуйте або перевантажуйте себе повторюваними та нетворчими речами, тоді як важливі речі продовжують чекати.

Я закінчую одну роботу за раз, перш ніж перейти до наступної

Іноді / Ні

Так ви робите двадцять речей одночасно? Оскільки ви такий багатозадачний, скільки завдань ви ще закінчили? Шанси жодні. Концентруйтеся на тому, щоб робити одне.

Створення вигідних відносин з часом вимагає часу та постійної практики. Процес управління часом вимагає усвідомлення себе та своїх щоденних звичок та дій, що призводять до втрати часу. Якщо ми можемо свідомо переглянути свій спосіб життя та звички, ми можемо виявити та усунути ряд заходів, що витрачають час.

Тож знайдіть час своїм другом та союзником. Встановіть корисні стосунки з цим ресурсом та покращіть результати роботи та якість. Це вимагає певної самодисципліни та контролю. Незабаром ви заздалегідь заздалегідь поспішаєте за допомогою заходів з управління часом та забезпечите кращу роботу, ніж ваші колеги. Всього найкращого!

Діяльність з управління часом - 10 головних заходів управління

Ознайомлення з діяльністю управління часом