✅ 10 кращих кроків для складання зведеної діаграми в Excel 2016

Крок 1: Підготуйте свої дані у табличному форматі

З новим випуском 2016 року Microsoft Excel надає своїм захопленим користувачам цілих 15+ варіантів діаграм. Але стрижнева діаграма в excel залишається міцним фаворитом як для студентів, так і для домашніх користувачів, і для бізнес-професіоналів. Це та єдина діаграма, яка може запакувати досить небагато інформації, не перевантажуючи читача. Крім того, його можна побудувати на зведеній таблиці та комбінувати майже з усіма іншими типами діаграм, що робить його надзвичайно гнучким інструментом для аналізу даних!

У цій публікації ми демонструємо, як можна скласти свою першу зведену діаграму за 10 простих кроків.

Крок 1: Підготуйте свої дані у табличному форматі

Перший крок - скласти табличну таблицю ваших необроблених даних у рівні рядки та стовпці. Найкраще опрацювати цю діаграму над таблицею, що містить щонайменше 2-3 стовпчики, тому в зведеній діаграмі є достатньо полів стовпців для проектування змістовної статистики. Зведена діаграма в excel працює і з нульовими фігурами; але для збалансованої діаграми переконайтеся, що у ключових стовпцях немає нульових значень. Також переконайтеся, що ваші дані чисті, без повторюваних значень.

Для нашого прикладу ми створимо зведений графік із даними середнього масштабу видавця, щоб зафіксувати дані статистики продажів у популярних періодичних виданнях.

Таблиця буде містити 3 стовпці поля: назва журналу, місяць видання та загальна кількість продажів (у сотнях). Поєднання (Журнал + місяць) однозначно визначить рядок у таблиці. Крім того, було зроблено обережність, щоб не було нульових значень для жодного рядка. Дані таблиці також були відсортовані в порядку місяця, але це не є необхідністю.

Підготуйте подібні дані на свіжому аркуші в Excel і назвіть цей робочий аркуш як "Raw Data".

Рекомендовані курси

Інтернет-навчання з макроса VBA
Інтернет-навчання з VBA та макросів
Курс базового навчання Excel 2007

Крок 2: Створіть зведену таблицю для даних

Зведена таблиця в ідеалі містить дані, які подаються у зведену діаграму в excel. Зверніть увагу - в цей момент ви можете безпосередньо створити поворотну діаграму з посиланням на підготовлені необроблені дані. Excel неявно створить зведену таблицю та зведену діаграму. Але це може переповнити нових користувачів, оскільки в отриманій діаграмі буде занадто багато параметрів для управління.

Для легшого розуміння ми явно створимо зведену таблицю, а потім використаємо її для подачі зведеної діаграми в excel. За допомогою цього ви зможете легко зрозуміти кроки між проміжками та краще керувати параметрами даних, що надходять у діаграму. Як тільки ви станете експертом, ви зможете створити поворотну діаграму безпосередньо з необроблених даних.

Щоб створити зведену таблицю,

Клацніть на вкладці Вставка в головній стрічці
Клацніть спадне меню вивідної таблиці та виберіть зведений стіл
Тут ви можете подавати дані за допомогою будь-якого з наступних варіантів:
- Виберіть вручну діапазон комірок, які складають необроблені дані. Осередки будуть виділені, і їхні позиції таблиці будуть захоплені (як показано на малюнку вище). АБО,
- Використовуйте зовнішнє джерело даних (наприклад, підключення до бази даних Microsoft Access або будь-яке інше з'єднання джерела даних).

Ми виберемо перший варіант, вибравши вручну комірки в таблиці, створеній на етапі-1. Обов’язково додайте всі рядки та стовпці створених даних таблиці.

Установіть прапорець «Новий робочий аркуш», щоб необхідна зведена таблиця була створена у свіжому аркуші Excel для кращої наочності. Excel створить зведену таблицю в новому аркуші. Назвіть цю таблицю "Зворотна таблиця".

Крок 3: Ознайомтеся з параметрами зведеної таблиці

На цьому кроці явних дій немає. Але це маркер, який допоможе вам зрозуміти різні параметри Зведеної таблиці.

Після створення зведеної таблиці натисніть будь-де на столі, щоб відкрити 2 вкладки:

Фактична зведена таблиця, що відображається на лівій частині робочого аркуша. Під час першого створення таблиці відображається лише порожній шаблон. Після того, як параметри таблиці визначені та налаштовані, таблиця заповнюється значеннями із наданих необроблених даних.
Список полів, що містить стовпці, які потрібно заповнити у таблиці. Далі він поділяється на:
1. Поля зведеної таблиці: За замовчуванням це буде містити всі поля стовпців у вибраних необроблених даних.
2. Мітки рядків та мітки стовпців : Це визначає поля необроблених даних (рядки та стовпці), які відображаються у зведеній таблиці. (Отже, поле стовпчика може вноситись у статистику таблиці, вибравши (a) вище, але воно залишатиметься прихованим від перегляду, поки не буде явно вибрано ярлик стовпця.)
3. Фільтр звітів : це встановлення будь-яких обмежень для фільтрації рядків із необроблених даних.
4. Значення: Це визначає статистичні дані, обчислені зведеною таблицею.

Разом на цьому екрані позначено подання «Інструменти зведених таблиць». Кожен раз, коли ви хочете змінити або оновити свою зведену таблицю, поверніть це уявлення. У подальших кроках ми навчимося налаштовувати створену зведену таблицю, щоб вона розкривала цифри, що відповідають нашим вихідним даним.

Крок 4: Виберіть поля стовпців, застосовні до зведеної таблиці

За замовчуванням усі поля стовпців, вибрані в необроблених даних, доступні для використання у зведеній таблиці. Однак вони повинні бути чітко вибрані для застосування до новоствореної зведеної таблиці. Ми будемо робити це просто, перевіряючи всі стовпці наших необроблених даних на вкладці "Список зведених таблиць".

Крок 5: Налаштуйте поля зведеної таблиці

Порядок, у якому ви вибираєте поля стовпців для зведеної таблиці, визначає порядок їх додавання до таблиці. Це, в свою чергу, керує мітками рядків та стовпців і впливає на кінцеві значення, обчислені в зведеній таблиці. Отже, згідно з замовленням, вибраним у кроці 4, (1) Журнал 2) Місяць та 3) Продажі), у таблиці буде відображено загальний обсяг продажів для кожного журналу, згрупований за місяцем.

Тепер давайте знімемо всі прапорці і спробуємо цей переглянутий порядок: 1) Місяць 2) Журнал 3) Продажі. Це відобразить загальний обсяг продажів за кожен місяць, згрупований за журналом.

Як бачимо, порядок вибору має значний вплив на спосіб відображення зведеної таблиці. Для нашого прикладу ми збережемо порядок, захоплений на кроці 4.

Крок 6: Налаштуйте значення зведеної таблиці

За замовчуванням MS Excel використовує функцію SUM для обчислення значень, поданих у таблиці.

Наприклад, врахуємо, що ви додаєте лише 2 поля стовпців у такому порядку: 1) Місяць 2) Продажі. Це автоматично відобразить загальний обсяг продажів за кожен місяць.

Тепер подумайте, що ви хочете відображати загальну кількість публікацій, що продавалися щомісяця, у всіх журналах. Ви можете зробити це за допомогою функції COUNT наступним чином:

Клацніть на вкладці «Значення» у вікні робочого аркуша зведеної таблиці. За замовчуванням для цього встановлено функцію SUM.
Клацніть на спадному вікні та виберіть "Налаштування поля цінності …" та виберіть функцію COUNT у отриманому списку.
У таблиці буде підраховано загальна кількість продажів щомісяця (із зазначенням кількості проданих публікацій), як зазначено нижче.

Крок 7: Створіть діаграму для проектування зведеної таблиці

Тепер, коли у нас є повністю функціональна зведена таблиця, будь-який тип діаграми, що проектує цю таблицю, виконує функції переривчастої зведеної діаграми в excel. У нашому прикладі ми створимо основну діаграму 3D-стовпців для проектування нашої зведеної таблиці.

Для цього,

Клацніть на зведеній таблиці, створеній на кроці 5, а потім натисніть на вкладку Вставити.
Клацніть спадне меню Стовпчик і виберіть 3D-стовпчик.

Це автоматично спроектує вашу діаграму на графік стовпців.

Тут слід зазначити кілька речей:

Назва діаграми заснована на стовпці поля Значення. Тож ось, це сума ПРОДАЖІ.
Діаграма містить стовпці польових таблиць. Тут, колонки 1) Журнал 2) Місяць та 3) Продажі були обрані для створення відображеної діаграми. Разом ці параметри охоплюють прогноз даних про продажі в Журналі, розбитий за місяцями.

І вуаля, ви створили свій перший (переривчастий) графік на основі зведеної таблиці! Молодці! J

Зауважте, ви можете змінювати діаграми, створені на зведеній таблиці, експериментуючи з різними типами діаграм, наданими Excel у розділі Вставка вкладки - Графіки. У кожному конкретному випадку діаграма є проекцією даних зведеної таблиці і, отже, виконує функцію зведеної таблиці в excel. На наступних кроках ви дізнаєтесь, як створювати та налаштовувати зведену діаграму безпосередньо з вихідних необроблених даних.

Крок 8: Створіть зведену діаграму

Тепер, коли ви знайомі зі зведеною таблицею та діаграмами, прогнозованими її даними, ми пропустимо кроки 2-7 і побачимо, як ми можемо безпосередньо спроектувати наші необроблені дані у зведену діаграму. Так, ні таблиці, ні переривчастої діаграми, ми створюємо зведені діаграми з необроблених даних прямо з кроку 1! Тепер у вас є знання, щоб правильно зрозуміти та налаштувати його параметри, тому зведена діаграма є чистою та актуальною.

Щоб створити поворотну діаграму,

Виберіть комірки, які містять ваші необроблені дані, як створено на кроці 1.
Перейдіть на вкладку Вставка та натисніть спадне меню «Зведена таблиця». Виберіть "Зведена діаграма".
Створіть зведену діаграму так само, як ви створили зведену таблицю на кроці 2, виконавши налаштування за замовчуванням та натиснувши Ок.
Створюється діаграма, як показано нижче. Назвіть цей робочий аркуш як «Зведена діаграма».

Кілька речей, які слід зазначити:

Вигляд, що відкривається при натисканні на область зведеної діаграми - це перегляд «Інструменти зведених схем». Тепер це дуже добре знайоме уявлення, оскільки це поєднує суму кроків 2-7. При натисканні на комірки, що містять зведену таблицю, цей вид стає доступним. (Примітка. Цей подання надалі дозволяє налаштувати параметри зведеної таблиці, але ми будемо використовувати налаштування за замовчуванням для нашого прикладу.)
За замовчуванням Excel надає графік стовпців, як і те, що ми явно створили на кроці 7. Ви можете змінити це без особливих зусиль за допомогою кнопки «Змінити тип діаграми» на вкладці «Дизайн» (як зазначено на малюнку вище).

На наступних кроках ми налаштуємо цю вивірну діаграму в excel, щоб вивести кінцеву діаграму даних, яку ми бажаємо. J

Крок 9: Параметризація зведеної діаграми

Добре тоді, ми швидко підведемо підсумки кроків, застосованих у попередній діаграмі до нашої щойно створеної зведеної діаграми.

Клацніть на клітинки, що містять зведену таблицю, щоб отримати доступ до переліку "Список поворотних таблиць" праворуч.
Перевірте журнал, місяць та продажі в порядку. Це дозволить спроектувати дані про продаж у журналі, розбиті за місяцями.
Збережіть поле значення за замовчуванням: Сума SALES.

І ось зведена діаграма тепер завершена!

Крок 10: Налаштуйте зведену діаграму в excel

На цьому останньому кроці ми застосуємо 3 налаштування до нашої створеної зведеної діаграми в excel, тому ви розумієте діапазон змін, які ви можете внести до неї одним клацанням миші.

Налаштуйте область діаграми:

Зворотна діаграма за замовчуванням виводиться із синіми лініями стовпців. Але що робити, якщо ви хочете більш драматичного показу? Це можливо, використовуючи різні "Стилі діаграм", доступні на стрічці "Інструменти зведених схем".
Вивчіть стилі діаграм, наявні у вашій системі, та виберіть варіант із кольоровою схемою та дисплеєм, який відповідає вашим уподобанням.
І…. дисплей зведеної діаграми миттєво змінюється відповідно до нового підходу, барвистим і гламурним! J

Налаштувати тип діаграми - 1:

Графа стовпців за замовчуванням обслуговує більшість потреб діаграми. Але що робити, якщо ваші дані не найкраще підходять до цього типу діаграми? Наприклад, наші дані проектують продаж 8 журналів за три місяці, загалом 24 колонки. Можливо, це є більш розбірливим, коли проектується як горизонтальні лінії на відміну від стовпців? Ви можете перевірити це одним клацанням миші, як це зроблено нижче.

Клацніть на "Змінити тип діаграми", найбільш ліву кнопку, доступну у вікні "Інструменти зведеної діаграми".
У вікні списку відображаються типи діаграм, які підтримуються у вашій версії Microsoft Excel. Незалежно від типу діаграми, який ви вибрали, поточні налаштування продовжуватимуться (наприклад, поля введення даних, поле значення тощо)
Виберіть тип діаграми «Бар» та натисніть «Ок». Змінено відображення діаграми показано нижче.

Як бачимо, це набагато легше читати. J

Налаштувати тип діаграми - 2:

У нашому останньому прикладі розглянемо, що ви хочете вивчити загальну частку ринку, яку має кожна публікація. Вас більше не хвилює місячна поломка, а лише загальна цифра продажів.

Перший крок - зніміть прапорці з усіма полями стовпців діаграми та повторно виділіть лише 2 стовпці, щоб: 1) Журнал та 2) Продажі. Отримана таблиця виглядає приблизно так.

Далі діаграми смужок або стовпців не найкраще підходять для цих даних. Отже, натисніть на командну кнопку «Змінити тип діаграми», прокрутіть показане вікно списку та виберіть Кругову діаграму. Отримана зведена діаграма в excel виглядає як показано нижче:

Як бачимо, це більш точне представлення ваших даних, ніж графіки та рядки. Ви також можете вивчити команди «Макет діаграм» та «Стилі діаграм», щоб змінити візуальний дисплей відповідно до ваших потреб.

Заключна примітка …

Зведена діаграма в excel - це по суті будь-яка діаграма, яка відображається із зведеної таблиці, із визначеними стовпцями поля та значеннями. У цій публікації ви дізналися більш тонкі нюанси цієї діаграми, тому незалежно від того, який тип діаграми ви вибрали, ви зможете ефективно відтворити діаграму відповідно до ваших даних.

Шукайте подальші повідомлення про різні типи діаграм, доступних в Excel, для отримання передових знань.

10 кращих кроків для складання зведеної діаграми в Excel 2016 - eduCBA

Крок 1: Підготуйте свої дані у табличному форматі

Крок 2: Створіть зведену таблицю для даних

Крок 3: Ознайомтеся з параметрами зведеної таблиці