Ефективна комунікація. Комунікація в ІТ-проектах є основним мостом між ідеями та її реалізацією. Але спілкування незабаром може перетворитися на неправильне спілкування за лічені секунди. Ефективне спілкування, як видається, є потребою години для менеджера ІТ-проектів, який хоче скоріше виправити це, коли мова йде про те, як, коли, чому і де спілкуватися. Хід проекту безумовно залежить від того, яким чином відбувається комунікація проекту, оскільки тільки за допомогою спілкування ви можете передати інформацію з однієї точки в іншу.
Джерело зображення: pixabay.com
Багато можна сказати про можливість менеджера ІТ-проектів керувати, керувати та успішно координувати весь маршрут проекту через розроблений комунікаційний план або стратегію. Саме ця комунікація може очевидно зробити або порушити цей проект або виміряти його ефективність у масштабах бізнесу. Що стосується проекту, який стосується різних людей з різним походженням, які мають різні набори навичок, чим плавніший план комунікації, тим краще для проекту та його успіху. Подумайте про це як клей або клей, який поєднує різні аспекти фаз проекту разом; більше нагадує фундамент, ніж комунікаційні бар'єри.
Спілкування потрібно обробляти належним чином, щоб отримати максимальний потенціал визначеного плану проекту. Чи чули ви коли-небудь про розбіжності між зацікавленими сторонами, що призвели до серйозних сварок та розірвання проектів? Більшість із цих випадків та сценаріїв виникають, головний винуватець яких є неправильне спілкування. Тепер це щось, чого ви не хотіли б для своєї команди та проекту як менеджера проектів.
З глобалізацією з'являються проекти, які розширюють закордон і потребують надійного механізму і планують всю їхню комунікацію, яка повинна бути завжди такою оперативною та потужною, що між ними немає прогалин. Отже, ось приналежність до всіх, хто хоче відзначитись і досягти успіху як ефективний комунікатор на фронті управління проектами.
Так, нам потрібна ефективна комунікація в рамках ІТ-проектів!
Завжди є одне завдання, яке зупиняє весь процес вашого проекту і потребує того, щоб ви придумали час і простір, щоб повернути проект на шлях. Але якщо цей конкретний сценарій не замислювався раніше або якщо його не задумували, але не згадували для інших зацікавлених сторін, як з цим боротися, він, безумовно, створює ще один прогрес.
Подумайте про проект як будинок, який будують за допомогою гральних карт. Один неправильний хід чи розміщення, і цеглини руйнуються. Майте міцну основу, і це не крутий пагорб від вашої невдачі. І ця основа, цілком очевидно, - це спілкування.
Джерело зображення: pixabay.com
Це завдяки комунікації, що ваше планування краще, збір ваших вимог кращий, ваша реалізація краща, і ваш проект прогресує плавно.
Комунікація, здається, є одним із найбільш занижених факторів управління проектами та планування, і часто залишається нею для вирішення на останньому етапі. Це нагромаджує роботу і з хитруванням! це може не отримати абсолютно ніяких результатів від вашої наполегливої праці та стійкості. Це щось, з чим я мав справу, і говорю з особистого досвіду.
Я зрозумів важливість ефективного плану комунікаційних навичок з самого початку проекту до його закінчення.
Переваги ефективної комунікації
Ефективні комунікативні навички можуть заощадити вам та вашому бізнесу час, гроші та зусилля, вкладені в проект, який ви здійснюєте.
Трикутник управління проектами
Ці три аспекти трикутника управління проектами є обмеженнями, що визначають успіх проекту. Все це важливо і їх потрібно правильно збалансувати. Кожне обмеження при зміщенні має впливати і впливати на інші два фактори.
Джерело зображення: pixabay.com
Коли масштаб збільшується, збільшується час та витрати проекту. Якщо час короткий і стислий, це обмежує обсяг проекту, але збільшує надані витрати. І, нарешті, якщо бюджет обмежений, вартість розслабляється, а обсяг зменшується.
Завдяки тому, що ці зміни постійно відбуваються на кожному етапі проекту, ефективним спілкуванням можуть бути точки, які з'єднують обмеження разом, щоб отримати бажаний баланс.
Відстеження етапів
Ви є тим, хто веде проект з фронту, але ви не можете повністю зрозуміти, що відбувається з вашим проектом, оскільки описи, згадані в системі відстеження випусків, просто вводять в оману і не зрозумілі для вас для прийняття рішень. Звучить знайомо?
Ось де ефективне ділове спілкування допомагає врятувати день та допомогти вам стежити за тим, що потрібно зробити.
Ваш електронний лист повинен привітати вашу команду за досягнення важливої віхи, але це здається, що ваша пошта не важлива в рядку теми, який відображається у вхідних паперах усіх. Вам нікуди подітись, але звернутися до ефективного спілкування.
Способи полегшення ефективної комунікації
- Електронна пошта
- Інструменти та системи
- Зустрічі
Цей список не є детальним, але вони складають суть ефективних порад щодо спілкування - простота.
Електронна пошта - це основний засіб як внутрішнього, так і зовнішнього спілкування. Починаючи з світанку Інтернету, електронні листи постійно розширювались і розвивалися, щоб залишатись вірними ефективному біту зв'язку будь-якої транзакції.
Джерело зображення: pixabay.com
Але, маючи всю помпезність та парад, багато хто досі не знають, як основне використання електронної пошти може призвести до прогресу ваших ІТ-проектів. Тема, що є першим моментом, що обговорюється; під час роботи з ІТ-проектами, ваш предметний напрямок повинен бути:
- Лаконічний і чіткий
- Короткий виклад
- Здатний передати ціль пошти
- Здатний ідентифікувати проект
Тема подібна до вашої фразової фрази і може визначити, чи збирається ваша команда зберігати ці хвилини читання вмісту пошти чи ні.
Далі на черзі - одержувачі. Поле To, Cc, Bcc має містити посвідчення особи, що належать потрібним людям, і не повинно переходити до списку розсилки, якщо воно не стосується всіх людей у цьому списку.
Джерело зображення: pixabay.com
І нарешті, переконайтеся, що ви отримуєте все по пошті: трансакції та обговорення зустрічей та протоколи. Це має бути офіційним, а листи - як офіційна форма спілкування.
Інструменти та системи - Ми використовували їх для відстеження сучасних завдань проекту, нагадувань, співпраці, обміну та всіх різних форм спілкування. На сьогоднішній день бізнес-додатки набрали велику силу, а його інтеграція з клієнтами електронної пошти полегшила ситуацію як для всіх керівників проектів, так і для членів проектної групи. Але, як менеджерам проектів, ви повинні використовувати ці пристрої ефективних засобів комунікації, щоб ви могли маневрувати своїм проектом більш ефективно.
Менеджери проектів, що займаються ІТ-проектами, тонуть у проблемах, які нерегулярно вирішуються, таким чином, це призводить до затримки або взагалі не повідомляти про очікування. Хоча у вас є електронні листи, здатні постійно інформувати вас або допомагати відстежувати поточну діяльність вашого проекту, у випадках великих проектів це просто не представляється можливим. У такі періоди для менеджера проектів важливо інвестувати в кращі інструменти управління проектами, які з'єднують і забезпечують зв'язок між різними зовнішніми та внутрішніми зацікавленими сторонами, залученими у ваш проект.
Джерело зображення: pixabay.com
Під час використання таких систем вам потрібно мати на увазі наступні аспекти:
- Назва - Переконайтесь, що в заголовку є все. Заголовок повинен бути максимально описовим для будь-кого в межах проекту.
- Категорія - Позначте та надайте категорії своїм завданням, які потрібно виконати. Визначте пріоритети та повідомте, на які завдання потрібно дивитися уважніше, ніж на інші.
- Проблеми. Переконайтеся, що ви відстежуєте їх ефективно, щоб ваш проект не блокував чергове завдання в черзі, і переконайтеся, що ви достатньо спілкуєтесь через систему, що певна задача буде заблокована, щоб уступити місце іншому більш нагальному.
- Опис - будьте максимально описовими в категорії опису. Використовуйте посилання, зображення та діаграми, щоб швидко передати ідею чи повідомлення.
- Коментарі - Обов’язково прокоментуйте всі події, щоб усі в цій категорії знали про них. У коментарях слід навіть детально описувати вербальну комунікацію чи телефонну розмову таким чином, як ми обговорювали …
Зустрічі. Ці збори інтелектуалів для "обговорення" та "розбирання" питань мають дещо неприємний смак, оскільки це передбачало б довгі години ув'язнень у залах, і, чого деякі дуже бояться, результатів не буде в кінці всього. Такі зустрічі зустрічаються і були поширеними через те, що ефективного спілкування на робочому місці не було налагоджено.
Візьмемо для прикладу зустрічі з оновленням статусу. Ці зустрічі містять натовп людей, які обговорюють та діляться своїми виконаними та очікуваними завданнями, по черзі, тоді як решта зазвичай або просто чекають своєї черги, або повністю нудьгують. Це означає, що люди насправді витрачають багато часу на непотрібні зустрічі і не повністю використовують час, приділений їм, що призводить до втрати ресурсів.
Щоб протистояти цьому, гуру управління проектами розробили набір різних зустрічей, які певним чином реалізують ту саму мету зустрічі, не приводячи нічого даремно (час, гроші чи зусилля). Давайте подивимось на ці:
SCRUM - У рамках Agile проекти розбиваються на частини, і кожна частина отримує спринт для виконання, який, як правило, триває тиждень або два. За цей час недостатньо ефективно посидіти на довгій зустрічі, щоб отримати оновлення. Отже, SCRUM - 10-хвилинна зустріч, яка проходить з ScrumMaster, що веде кожного члена команди до розробки:
- Які завдання були виконані вчора?
- Що планується сьогодні?
- Виникли проблеми
Джерело зображення: pixabay.com
Потім ScrumMaster повідомить керівнику проекту загальні оновлення та стан проекту. Це ефективний та бережливий підхід до всіх застосовуваних процесів.
Зустрічається один на один - ця форма зустрічі використовує час керівника команди, але тим не менш буде ефективною. Один на один є ефективним з наступних причин:
- Регулярно планується у встановлений час
- Стандартна тривалість 30 хв
- 10 хвилин для того, щоб повідомити вас про їхнє прогресування проекту
- 10 хвилин для ваших оновлень щодо них та їх роботи
- 10 хвилин для плану розвитку та речей, які будуть обговорені на наступній зустрічі
Джерело зображення: pixabay.com
- Зосередьтеся на роботі та роботі членів команди
- Позбудьтеся від поведінкових промахів
- Регулярне спостереження за планами розвитку
- Проводиться приватно
Зв’язок 101
Ось кілька моментів, які потрібно запам'ятати, що ми передали:
- Нехай ваше спілкування буде коротким та стислим, оскільки в ІТ-проектах ми маємо справу з особою, яка бере участь у творчій роботі, що потребує багато часу. Наприклад, кодування та проектування.
- Потрібна чіткість у меті та темі.
- Кожна хвилина важлива і час потрібно ефективно використовувати.
- KISS - Нехай це буде просто, нерозумно.
- Дотримуйтесь загальної лексики і уникайте вживання довгих і виснажливих слів.
- Тримайте все це на електронній пошті. Вербальні чи обговорювані теми.
- Використання діаграм та зображень є хорошими візуальними комунікаторами.
- Організуйте точні зустрічі. Майте фіксований порядок денний та протоколи засідання, які повинні бути надіслані після засідання.
- Використовуйте дошку для розміщення оголошень і завдань, оскільки електронні листи можуть залишатися непоміченими.
- Залучайте до листів та нарад лише людей, які потрібні. Ви не хочете витрачати чужий час.
- Чітко читайте сповіщення або електронні листи, які надходять до вас, щоб їх зрозуміти.
- Використовуйте системи управління проектами, орієнтовані на команду та сприяють співпраці.
- Будьте в курсі свого проекту і переконайтеся, що знаєте все, що відбувається.
- Рішення повинні передаватися чітко та з належними та точними даними.
- Слухайте членів вашої команди.
Поширення слова
Комунікація - це той ключовий елемент, який повинен лежати в основі всього життєвого циклу проекту. Із кожною зміною, що має місце, фіксований та ретельний план комунікацій на початку проекту може допомогти ІТ-менеджерам виявити найкраще в складі членів своєї команди, знищити дефекти та відходи та безперешкодно просуватися до кінця.
Члени вашої команди повинні знати, що ви витрачаєте багато часу і зусиль на те, щоб координація була блискучою, і вони ніколи не можуть бути загублені в морі слів. Керівники проектів, скористайтеся цією проблемою як можливістю, і ви побачите, як саме фіксація комунікації може зробити величезну зміну для проекту та його діяльності.
Люблю це? Ненавиджу це? Дайте нам знати, що ви дізналися через цю публікацію в блозі і що ви маєте на увазі, що ми, здавалося, пропустили. Поширюйте навчання!
Рекомендовані статті
План проекту або План управління проектом