Створення бази даних за допомогою Microsoft Access - Microsoft Access - це чудовий програмний додаток, що постачається в комплекті з Microsoft Office Professional Suite. За допомогою цього простого інструменту бази даних ми впевнені, що зможемо навчитися краще організовувати нашу роботу та своє життя!

Навіщо використовувати Microsoft Access?

Більшість людей запитують нас: «Навіщо мені потрібне певне програмне забезпечення для баз даних? Excel працює досить добре для моїх різноманітних потреб ».

Ось де ми раді вам сказати, що Access - це не "фантазія" бази даних. Це легко, могутньо ефективно і може заощадити багато часу та багаторазових зусиль, навіть якщо ви отримаєте найкраще зі своїх даних. Насправді ви побачите, що зможете отримати набагато більше своїх даних, поєднавши аркуші Excel з добре організованою базою даних Access.

Microsoft Access

  • Є інструментом реляційної бази даних . Це означає, що всі дані впорядковані у (пов'язані) таблиці. Ви можете скористатися інструментом для бюджетування щомісячних витрат, впорядкування каталогу бібліотеки або ведення розробленої адресної книги; головне полягає в структуруванні ваших даних у прості, не зайві таблиці, які можна пов’язати між собою.
  • "Пригадує" ваші дані. На відміну від Excel, він також працює як безшовний банк пам'яті, який зберігає і запам'ятовує ваші дані, щоб ви могли легко отримати їх для подальшого використання. Наприклад, ви можете зберегти кілька аркушів Excel для щомісячних витрат. Але якщо тепер ви хочете комбінувати ці аркуші та вивчати їх разом, вам доведеться використовувати спеціальні (а іноді і громіздкі) функції Excel, такі як діаграми, інформаційні панелі тощо. У Access це безпроблемно.
  • Здійснює складні операції з передачею даних. Access пропонує всі основні операції, які виконує Excel, такі як сортування, обчислення, фільтри тощо. Крім того, він також дозволяє приєднувати або виключати дані з таблиць (наприклад, приєднання до аркушів Excel) на основі спеціальних критеріїв. І гарна новина полягає в тому, що все це без особливих зусиль у Access!

У цій статті ми рекомендуємо вам створити свою першу робочу базу даних з 6 простих кроків.

  1. Впорядкуйте свої дані в структуровані таблиці.

Якщо ви плануєте використовувати базу даних Access, швидше за все, ви вже маєте гарне уявлення про структури таблиць, які хочете створити. Подумайте про це як про важливий підготовчий крок, оскільки саме структура ваших таблиць визначає успіх вашої програми Access.

Деякі питання, які допоможуть вам отримати це право, включають:

  • Які дані у вас є? Ділові записи, особисті файли, дані, які підтримують ваше культурне суспільство? В ідеалі кожен тип буде містити власну базу даних.
  • Що спільного між вашими даними? Чи можете ви згрупувати їх в окремі таблиці на основі цього загального чинника? Напр .: доходи, витрати, список адрес тощо.
  • Що унікального для кожної таблиці? Що ви можете використовувати для визначення одного рядка даних з кожної таблиці? Напр .: ім'я, ідентифікатор тощо. Це буде основний ключ і може бути один або кілька стовпців . (Не хвилюйтеся, якщо ви не знайдете щось унікальне, оскільки Access може автоматично генерувати первинний ключ.)
  • Які з'єднувальні посилання між таблицями? Це потенційні закордонні ключі (про це ви дізнаєтесь нижче).

Ми пропонуємо вам мати приблизний проект структури вашої таблиці на папері. Не переживайте за досконалість; ваші таблиці будуть розвиватися під час роботи з Access і оволодівати нею. Коли ви будете готові, запустіть Microsoft Access, виберіть «Файл -> Нове ->« Пуста база даних »та натисніть клавішу« Створити », щоб розпочати свою першу базу даних Microsoft Access!

Підказка: виберіть відповідне ім’я, яке відображає тип вашої бази даних; це звучить набагато краще, ніж просто називати його "Моя перша база даних"!

  1. Створіть таблиці

Після успішного запуску та створення вашої першої бази даних Access відкриває перегляд "Інструменти таблиці" для створення таблиць, адже насправді, Access - це все про таблиці!

Тут ми створимо просту бюджетну програму з 3 таблицями: регулярні витрати, щомісячний дохід та щомісячні витрати. Стовпці, виділені синім кольором, є унікальними, і тому вони можуть використовуватися як основний ключ. (Зверніть увагу, що там, де більше одного стовпця виділено синім кольором, поєднання разом є унікальним.)

Щоб додати таблицю регулярних витрат, скористайтеся вкладкою праворуч.

  • Перший стовпець (ідентифікатор) автоматично генерується Access і служить основним ключем за замовчуванням. (Ми можемо змінити це пізніше.)
  • Клацніть на "Клацніть, щоб додати", щоб ввести наступну назву стовпця. Вам буде наданий (випадаючий) вибір для типу стовпця. Виберіть "Текст" та введіть "Ім'я витрат".
  • Знову Клацніть, щоб додати наступний стовпець, виберіть «Текст» та введіть «Тип».
  • Знову Клацніть, щоб додати наступний стовпець, виберіть Число та введіть «Сума».
  • Нарешті, збережіть щойно створену таблицю (за допомогою клавіші Control + «S»). Коли з'явиться запит на ім’я, введіть "Регулярні витрати".

І там, щойно створена, - ваша перша власна таблиця Microsoft Access. Ура!

На вкладці СТВОРИТИ, використовуйте Створити -> Таблиця та виконайте вищевказані кроки, щоб аналогічно створити таблиці "Щомісячний дохід" та "Щомісячні витрати".

Рекомендовані курси

  • Професійний макро курс VBA
  • Навчальний курс VBA та макросів
  • Навчання з базового моделювання Excel 2007

  1. Введіть дані в таблиці

На цьому кроці ми вручну введемо дані в таблиці. Але зауважте, що Access пропонує декілька інших простих способів імпорту даних у таблиці (з аркуша Excel, з текстового файлу тощо).

Тут треба зазначити, що Access перемагає Excel у валідації даних, якщо таблиці правильно розроблені. Щоб зрозуміти актуальність дизайну таблиць, ми просто додамо дані до таблиці «Регулярні витрати» та вивчимо проблеми.

Ось дані, які ми маємо намір додати до наших таблиць:

"Перегляд даних" найкраще використовується для додавання / видалення / зміни даних таблиці та відкривається кожного разу, коли ви двічі клацніть на ім'я таблиці на лівій вкладці. Ви також можете отримати доступ до нього за допомогою вкладки DESIGN -> Перегляд -> Дизайн дизайну. Після того, як ви переглядаєте цей режим, виберіть таблицю, з якою будете працювати ("Регулярні витрати") на вкладці зліва. На вкладці праворуч

  • Клацніть другий стовпець (назва видатку) та введіть «Оренда».
  • Клацніть на третьому стовпці (Тип) і введіть «Виправлено».
  • Клацніть на четвертому стовпчику (Сума) та введіть «2000».
  • Ви закінчили перший рядок. Повторіть для решти рядків.
  • Повторіть те саме для таблиці «Доходи» та «Щомісячні витрати».

Ви помітили, як Access автоматично сортує дані у порядку збільшення кількості? Якщо ви хочете змінити це, ви можете клацнути правою кнопкою миші на полі Сума і змінити порядок сортування.

Як ви впевнені, ви помітили, Access автоматично генерує унікальний номер для першого стовпця (ID), оскільки це трактує це як основний ключ за замовчуванням. Це стовпець, який зазвичай використовується для отримання унікальних рядків даних із таблиці.

Але цю величину нам може бути важко запам'ятати, оскільки вона не має відношення до наших даних . Також ми вже визначили наші унікальні первинні ключі і повинні зафіксувати це в дизайні таблиці. Наступний крок покаже вам, як переробити таблицю, щоб подбати про це.

  1. (Re) Створіть свої таблиці

Після створення ваших таблиць, ми можемо поставити під сумнів, що вам цікаво дізнатись, чи добре вийшло. Насправді це важливо зробити, щоб ви могли включити будь-які додаткові правила перевірки та точності даних. Ви можете перевірити це в "Перегляді дизайну".

До гнучкішого дизайнерського перегляду доступу легко дійти за допомогою вкладки DESIGN -> View -> Design View. (Крім того, ви можете натиснути назву таблиці на вкладці зліва та вибрати "Дизайн дизайну".)

Якщо ви вивчаєте таблицю «Регулярні витрати» (скріншот вище), ви обов'язково виявите деякі невідповідності. Давайте виправимо це наступним чином:

  • За замовчуванням стовпчик автоматично згенерованого ідентифікатора встановлюється в якості основного ключа, а значить, значок невеликої клавіші зліва. Ми змінюємо це, виділяючи (одним клацанням миші) стовпець Ім'я витрат і вибираючи піктограму «Первинний» на верхній вкладці. (Ви також можете клацнути правою кнопкою миші назву стовпця та вибрати "Первинний ключ"). Значок клавіші відповідно зміниться.
  • Нам більше не потрібен стовпчик ідентифікаторів. Тож клацніть правою кнопкою миші та виберіть "Видалити рядки". Це автоматично видалить цей стовпець (і всі раніше введені для нього значення) з цієї таблиці.
  • У стовпці "Сума" встановлюється тип даних Номер. Змініть це на Валюта.

Тепер наш стіл виглядає добре. Можна аналогічно відредагувати інші 2 таблиці у вікні Дизайн, змінити їх основний ключ, встановити тип даних валюти та додати додаткові дані до всіх таблиць, щоб ми могли з нею грати послідовно.

  1. Визначте відносини таблиці

У будь-який час, коли ви хочете просто "переглянути" свої дані таблиці, можна переглядати таблицю даних. Але ми вважаємо, що ви хочете переглянути комбіновані результати всіх ваших таблиць. Це може бути громіздко зробити в Excel, але в Access це непросто. Ключ у визначенні взаємозв'язків таблиці.

Відносини визначають, як наші таблиці "пов'язані" один з одним. Ці сполучні посилання в жаргоні Бази даних називаються «зовнішніми ключами».

Щоб визначити відносини таблиці в Access, перейдіть на вкладку DATABASE TOOLS та натисніть на Відносини. Ви побачите діалогове вікно, в якому перераховані всі таблиці. Двічі клацніть по кожній таблиці, поки вони не будуть відображені у вікні співвідношення фону. Якщо таблиця з’являється не один раз, можна клацнути правою кнопкою миші додаткову таблицю і вибрати «Сховати таблицю».

Як тільки всі 3 таблиці видно, ви можете переміщати їх по екрану, як завгодно.

Але зараз у цьому погляді немає нічого особливого. Наші таблиці просто перераховані, відключені . Щоб змінити це, натисніть поле REGULAR EXPENSES.Expense Name та перетягніть його в поле MONTHLY EXPENSES.Expense Name. Діалогове вікно має відкритись так:

Ми робимо тут, щоб створити взаємозв'язок між таблицею Назва регулярних витрат та Таблицею назв витрат щомісячних витрат.

Регулярні витрати. Назва видатку -> Щомісячні витрати. Назва видатків

Первинний ключ -> Зовнішній ключ

Один -> Багато

Для цього,

  • "Забезпечувати референтну доброчесність" слід перевірити. Це забезпечить всі додані значення в щомісячних витратах перевірятимуться на значеннях таблиці регулярних витрат перед додаванням.
  • Зніміть прапорець у вкладці "Оновлення каскаду / видалення пов'язаних полів" . Це покаже всі оновлення / видалення в таблиці первинного ключа (у нашому випадку регулярні витрати). Тож якщо сума буде оновлена ​​на певний рахунок, вона буде каскадною у всіх пов'язаних таблицях. Аналогічно з видаленням. Ми свідомо знімаємо це, щоб пізніше виявити невідповідність. Нарешті, натисніть Створити.
  • Аналогічно створіть залежність між місячною назвою місячних витрат та місячною назвою щомісячного доходу. Зніміть тут прапорець "Закріпити референтну цілісність" .

Перегляд відносин повинен автоматично відображати це так:

Ви визначили своє перше співвідношення таблиці та готові отримати більше своїх даних!

  1. Запит і перегляд даних зі своїх таблиць

Це, мабуть, найзначніша та найкорисніша частина використання доступу через Excel. Розумієте, ми створили наші таблиці з правильним дизайном, додали дані та визначилися відносини. Наступний важливий крок - зібрати все це і переглянути, як виглядають наші об’єднані дані. І це робиться через ЗАПИТАННЯ.

Тут ми створимо простий запит для фіксації будь-яких невідповідностей у «фіксованих» витратах.

Ви можете створити Запит на вкладці CREATE -> Wizard Wizard - найпростіший спосіб створити базовий запит. Вам буде запропоновано:

  • Тип (майстер простого запиту).
  • Назви таблиць та поля. Виберіть назву видатків, тип та суму від регулярних витрат та місяць та суму від щомісячних витрат.
  • Деталі або резюме. Виберіть Детально.
  • Введіть "Звіт про фіксовану невідповідність витрат", коли майстер запропонує ввести ім'я та натисніть кнопку Готово, щоб створити запит звіту.

Створений запит повинен виглядати приблизно так (без червоних виділень):

Але, як бачите, цей запит показує всі записи витрат, а не лише невідповідні (як виділено червоним кольором). Ми можемо виправити це за допомогою Дизайну запитів (клацніть правою кнопкою миші на назву запиту на лівій вкладці та виберіть "Дизайн дизайну").

Ми використовуватимемо цей погляд, щоб додати 2 критерії

  1. У розділі "Регулярні витрати " введіть значення "Фіксований" за критеріями (включіть окремі лапки). Це обмежує записи даних, які отримано, щоб мати тип = Виправлено.
  2. Під будь-яку з сум додайте спеціальні критерії, щоб перевірити на невідповідність: "(регулярні витрати). Сума (щомісячні витрати). Сума" (без лапок). Знак означає "не дорівнює"). Це дозволить отримати лише невідповідні записи.

Разом ці Критерії збирають невідповідні записи фіксованих витрат.

Кінцевий результат повинен виглядати так:

І це дійсно кінцевий результат, якого ми прагнемо. Вітаємо !!

Заключна примітка

У цьому базовому посібнику ви зіткнулися з різноманітними функціями Microsoft Access, від таблиць до відносин до запитів. Ми рекомендуємо будувати на перелічених тут таблицях і запитах, намагаючись зробити більш складні операції.

Пропозиції щодо подальшої практики включають:

  • Імпорт дати в таблиці з аркуша Excel або текстових файлів, розділених комами (також звані CSV-файлами).
  • Додавання критеріїв перевірки таблиць за допомогою перегляду дизайну. Наприклад, спробуйте обмежити значення регулярних витрат. Введіть лише значення "Фіксовані" або "Змінні".
  • Дізнайтеся про "Нормалізовані" таблиці та як це впливає на ваші дані. Переконструюйте та створюйте приклади, які тут поділяються як Нормовані таблиці.
  • Використовуйте конструктор запитів з нуля, щоб створити підсумковий звіт, що містить загальний дохід, витрати та баланс щомісяця за рік.

Незважаючи на те, що перші перші спроби роботи з Microsoft Access можуть включати круту криву навчання, ми можемо гарантувати нагороду, яку принесуть ваші зусилля. Microsoft Access - це легкий інструмент бази даних, який дозволяє використовувати мінімум зусиль за мінімальних зусиль. Тож продовжуючи та радіючи доступу!

Рекомендована стаття

Ось кілька статей, які допоможуть вам отримати більш детальну інформацію про створення бази даних за допомогою доступу до Microsoft, тому просто перейдіть за посиланням.

  1. 10 Потужні особливості Microsoft Access
  2. 9 дивовижних кроків щодо використання навичок Microsoft Excel
  3. Як покращити майстерність Microsoft Excel?
  4. 10 простих кроків по створенню зведеної діаграми в Excel 2016
  5. Дивовижні крокові функції Excel - діаграми та графіки

Категорія:

Поради Excel