План управління ризиками в проекті - Вони кажуть: «Обережність краще, ніж вилікувати», і це має бути правдою на кожному кроці життя. Будь то час, коли ви є власником проекту або ви не вчитесь на іспит, вжиття заходів з виправлення на самому початку вашої роботи може допомогти вам отримати головний старт, а також уникнути випадків і катастрофічних подій пізніше, коли ти по коліна в зобов'язаннях. Це те саме, що стосується проектів на сьогодні, коли вам потрібно вжити певних заходів, перш ніж продовжувати проект, щоб заощадити від ризику, який може повністю скинути ваші плани.

Джерело зображення: pixabay.com

Плани управління ризиками проекту - це такі продумані відображення, які можуть ідентифікувати, передбачити та використовувати рішення у випадку, якщо проект стикається з проблемами / проблемами. Хороший план управління ризиками проекту може зіткнутися з несподіваними проблемами, які виникають, оскільки планувальник врахував усі можливі сценарії, які можуть піти не так під час виконання проекту. Пожежна допомога не завжди є найкращим способом і може завдати шкоди для подальших етапів проекту.

Прекрасний план управління ризиками проекту може знизити рівень проблем, що стосуються проекту, приблизно на 80% - 90%, що є хорошим діапазоном. 20% - 10% завжди можуть бути граничним відсотком ризику, який не враховується. У цій статті ви переглянете плани управління ризиками та як розробити продуманий план для свого проекту.

Що таке ризик?

Вікіпедія визначає ризик бути …

"… потенціал отримати чи втратити щось цінне".

З цим визначенням мене швидко вражає, що ризик може окупитися двома різними способами: ти можеш отримати шалений прибуток від нього або піти на збиток. Але ми зазвичай сприймаємо ризик у найбільш негативній конотації за всі часи і завжди плануємо зменшити цей негативний ризик, який ми передбачаємо. Що відбувається, коли ризик, який ви приймаєте, окупиться? Повне розуміння ризику, якому піддається ваш проект, навіть змусить вас планувати раптовий успіх, який потребує великого контролю та управління.

Простіше кажучи, Вікіпедія також визначає ризик "ненавмисної взаємодії з невизначеністю" . Що стосується проектів та управління проектами, ризик є тим фактором, який є потенційною загрозою для успішного завершення проекту, за графіком. Ризик може виникнути на будь-якому етапі життєвого циклу проекту і може негативно вплинути на все функціонування проекту, приводячи його до відхилення від запропонованого плану.

Ці несприятливі наслідки можуть бути постійною або миттєвою загрозою часу, бюджету, ресурсів або навіть якості, наданих проекту. Проект завжди знаходиться в стані ризику, і управління проектними ризиками сприяє визначенню та вжиттю заходів щодо цих ризиків у потрібний час, у правильний спосіб. Контроль та управління рівнями ризиків та невизначеності - це те, на що плануватиметься план управління ризиками проекту, і ми розглянемо ці аспекти в наступних розділах.

Що таке План управління ризиками проекту?

Після швидкого переходу до ризику та його управління, для будь-якого проекту лінії важливим є включення плану управління ризиками, передбаченими для цього проекту. Усі проекти мають відсоток ризику, який несе на собі, і завжди виникає потреба мати план управління ризиками проекту.

План управління ризиками проекту - це, в основному, покроковий інструктивний документ, що визначає та передбачає сценарії, які можуть поставити проект під загрозу та знайти шляхи та способи вирішення ризику. План управління проектними ризиками підсумовує підхід до управління ризиками проекту, який був прийнятий керівником проекту та командою, і цей план управління ризиками проекту зазвичай є частиною бізнес-плану проекту, який створюється на початку проекту.

План управління ризиками проекту в будь-який час повинен містити такі атрибути та елементи:

  • Процес - це весь процес, який буде прийнятий для виявлення, аналізу, оцінки та пом’якшення ризиків протягом життєвого циклу проекту.
  • Бюджет - завжди існує ризик витрат на проект, оскільки коли проект починається, вони повинні бути змінені в міру надходження коштів. Метод боротьби з такою зміною має бути розроблений у плані управління ризиками проекту.
  • Структура розбивки на роботу - Стратегії, пов'язані з управлінням ризиками проекту, повинні бути передані до СРБ. Як і коли потрібно включити до плану управління ризиками проекту.
  • Регістр ризиків - частота перегляду реєстру ризиків повинна міститись у плані управління ризиками проекту.
  • Ролі та обов'язки - Коли проект стикається з проблемою, пов’язаною з цим, ризик дасть учаснику проекту знати, хто відповідає за сценарій.
  • Структура звітності - Це те саме, що і з ролями та обов'язками, але коротко детально розглядає структуру звітності в ситуації зіткнення ризику і в руках яких повинні лежати рішення.
  • Категорії ризику - ризик потрібно ретельно класифікувати та скласти за графіком для належної організації інформації.

Розробка плану управління проектними ризиками

План управління проектними ризиками ефективно визначає “як”, коли мова йде про процеси ризику та структурування протягом усього життєвого циклу проекту. Він також складається з наступного:

  • Аналіз чи звіт про передбачення можливих ризиків
  • Рішення або стратегії пом'якшення впливу, які варіюються від ризику високого впливу до ризику низького впливу

Все це, маючи на увазі одну ціль - уникнути того, щоб проект не стикався з рельсами .

Є 6 основних кроків, які необхідно дотримуватися, щоб розробити всеохоплюючий і успішний план управління ризиками проекту. Вони такі:

  1. Визначення ризику та створення реєстру ризиків

Перш ніж задуматися про управління та пом'якшення ризиків, важливо знати їх та правильно їх визначати. Якщо ви втрачаєте ризик, визначаючи можливі загрози, ви ставите під ризик сам проект та його завершення.

Щоб мати змогу повністю ідентифікувати всі ризики, ви можете скористатися методом першого визначення категорій, до яких ці ризики можуть потрапляти, наприклад, проектні ризики, корпоративні ризики, бізнес-ризики, бюджетні ризики, системні ризики, людині ризики, бізнес-об'єктивні ризики, і багато іншого. Вони можуть бути додатково підрозділені на більш точні категорії для легкої ідентифікації. Іншим методом категоризації може бути ризик зовнішній чи внутрішній. Метод PEST також широко застосовується у промисловості: поділ на основі олітичних, е кономічних, спеціальних та ехнологічних факторів.

Використовуйте сеанс мозкового штурму з членами проектної групи, експертами з предметних питань та зацікавленими сторонами, щоб отримати уявлення про категорії та правильну ідентифікацію ризиків. МСП можуть бути керівниками із зовнішньої точки зору, дивлячись на проект.

Усі виявлені ризики детально описані в Реєстрі ризиків, і до кожного ризику додається рівень. Ці рівні базуються на ймовірному виникненні ризику в ході життєвого циклу проекту та його серйозності. Реєстр ризиків містить таку інформацію про кожен ризик, пов'язаний з проектом, і проходить усі етапи управління ризиками проекту:

  • Унікальна ідентифікація
  • Короткий опис
  • Рівень впливу на проект
  • Можлива частота виникнення
  • Особи, відповідальні за управління ризиком
  • План пом'якшення наслідків
  • Виділений бюджет

  1. Аналіз та оцінка ризиків

Визначивши ризики, пов'язані з проектом, наступним кроком є ​​аналіз та оцінка кожного ризику для визначення їх впливу на успішне завершення проекту. Ризики повинні бути проаналізовані та оцінені з урахуванням наступних 2 критеріїв:

  • Ймовірність
  • Рівень впливу

Керівників проектів рекомендується оцінювати кожен ризик, внесений до реєстру ризиків, за шкалою низької, середньої та високої ймовірності частоти виникнення та низької, помірної та високої серйозності швидкості впливу. Вони можуть створити матрицю для складання цих оцінок, щоб отримати корисне уявлення про ризики та їх вплив на проект.

Ця класифікація та оцінювання за матрицями можна пізніше використовувати для визначення пріоритетності різних видів ризиків та надання можливості керівнику проекту ввести заходи в рамках плану управління ризиками проекту. Оцінки, присвоєні проектним ризикам, можуть бути як у класах, так і в числових рейтингах, які проектна група та організація вважають зручними.

  1. Визначення тригерів ризику

Широко розділіть свою команду на підгрупи, які будуть піклуватися про кожен ризик, якщо вони виникатимуть так, як ви їх передбачили. Ці підгрупи повинні будуть вивчити свої ризики в більш глибокому розумінні та визнати тригери цих ризиків та ознаки попередження, що може сказати команді проекту, що їх проект наражається на небезпеку.

Порада : Як стандартна практика, документ 3 запускає кожен ризик, відведений у реєстрі ризиків.

На цьому етапі керівник проекту може визначити ролі та обов'язки, які кожна команда та члени команди беруть на себе, стикаючись зі сценарієм ризику. Авторитетні повноваження надаються людям для управління та врегулювання бюджетів для кожного ризику, і вони несуть відповідальність за створення ідей та плану цих ідей, з керівником проекту.

Ролі та обов'язки можуть бути розподілені, виходячи з відділу, робочої назви чи досвіду особи або колективу. Спробуйте включити всіх зацікавлених сторін проекту, щоб отримати їх розуміння та досвід щодо плану управління ризиками проекту. Ці люди можуть навіть сильно сприяти ідентифікації цих тригерів ризику, які згодом можуть бути включені до плану управління ризиками проекту.

  1. Мозковий штурм для ідей рішення

Кожна команда зараз приймає свої ризики та мозкові штурми в ідеї, які піддають загрозу. Це повинні бути профілактичні заходи або плани на випадок надзвичайних ситуацій, які приймає команда на початку проекту, щоб зменшити або усунути наслідки, які ці ризики мають на завершення проекту. Команда повинна подумати про те, щоб скористатися можливостями, які виникають на їх шляху, про що йдеться у плані проекту на етапі планування життєвого циклу проекту.

Можливості - це найчастіше позитивні ризики в проекті, і, що частіше, ці можливості насправді можуть нейтралізувати негативні ризики, на яких ми зосереджуємось. Керівникам проектів слід закликати команду управління ризиками проекту шляхом способів плану управління ризиками проекту приділяти пильну увагу навіть можливостям пом'якшення ризиків.

Спираючись на колективні ідеї, що надходять від різних підрозділів та розумів, які працювали над цим, керівнику проекту необхідно прийняти рішення щодо складання плану дій (POA) для рішень. Це те, що ми обговоримо на наступному кроці - це Створення плану!

  1. Створення плану

Ризики визначаються, враховуються можливі рішення чи заходи, що залишається створити - це план дій для них. Цей план дій є основною одиницею плану управління ризиками проекту, і для керівника проекту, який володіє цим планом, їм потрібно буде задокументувати всі можливі рішення для всіх різних ризиків, виявлених у межах проекту. Ці плани, в основному, є стратегіями зменшення ризику, спрямованими на підтримку ризиків.

Ці стратегії зменшення ризику або зменшують шанси на ризик, або зменшують вплив ризику. Ці стратегії зменшення ризику народжуються на основі ідей, що підтверджуються проведеним сеансом мозкового штурму. Існує два типи стратегій пом'якшення наслідків. Вони такі:

  • Превентивна - Цей тип стратегії відповідає на питання: «що вам робити зараз?» Ця стратегія розроблена таким чином, щоб зменшити ймовірність ризику або серйозності способу ризику до того, як ризик навіть буде реалізований.
  • Надзвичайний випадок - це заплановані дії у випадку реалізації ризику. Коротше кажучи, він відповідає на питання: «що робити, якщо…?»

Ризики, що є найвищим пріоритетом, повинні спочатку взяти участь у керівнику проекту, а їхні плани пом'якшення наслідків мають бути реалізовані до початку проекту чи відповідно до плану дій. Про ризики з нижчим пріоритетом можна подолати пізніше, але їх не можна ігнорувати чи нехтувати.

Реєстр ризиків повинен фіксувати та документувати всі ризики, правонаступники ризиків, план дій, який слід здійснити, та витрати, пов'язані з цими ризиками.

  1. Моніторинг та перегляд ризиків

У той час як проект триває відповідно до плану проекту, він одночасно керує проектом управління ризиками, беручи до уваги всі ризики, з якими проект може зіткнутися на шляху до завершення. Оскільки всі кошти плану управління ризиками проекту задокументовані в реєстрі ризиків, важливо регулярно переглядати цей документ. Вважайте період огляду щотижневим.

Але навіщо стежити та перевіряти? У міру прогресування проекту є велика ймовірність, що проект може зіткнутися або реалізувати ще багато ризиків, або ризики, внесені до реєстру, можуть потребувати змін.

Управління ризиками проекту - це повторний процес, який повинен бути чітко вбудований в управління вашим усім проектом. Він повинен бути тісно інтегрований у систему управління випуском, оскільки невирішені питання поступово перетворюються на потенційні ризики.

Схожі курси: -

  1. Управління ризиками проекту
  2. Навчання з управління проектними програмами
  3. Управління проектами - Дізнайтеся про всі групи процесів та сфери знань

Категорія:

Розвиток підприємництва