✅ Сортування в Excel (приклади) - Як зробити сортування даних?

Сортування в Excel

Сортувати за кольором у Excel (Зміст)

Сортування в Excel
Приклади сортування в Excel

Сортування в Excel

Сортування в excel - це не що інше, як упорядкування даних, що зберігаються в excel, відповідно до ваших вимог. Це можна зробити, залежно від типу значення, що зберігається в клітинках. Деякі поширені приклади включають сортування за алфавітом (від A до Z або від Z до A), за значенням (найбільший до найменшого або найменший до найбільшого), за днем тижня (пн, вт, ср.) Або за назвами місяців (січ, Лют.) Тощо. Сортування в Excel може здійснюватися методом фільтра залежно від типу даних (число чи текст), існує багато способів сортування даних за допомогою методу фільтра.

З основним сортуванням існує декілька проблем, як-от декілька стовпців у сортуванні, недоступних, налаштоване списку сортування неможливо виконати за допомогою базового сортування. Щоб подолати це, в Excel доступний варіант розширеного сортування, використовуючи, що ми можемо усунути вищезгадані обмеження, також він має чудові особливості сортування залежно від кольору клітини та піктограми комірки. (Пояснено пізніше в цьому посібнику), багаторівневе сортування може бути здійснено шляхом розширеного сортування. Ви також можете побудувати свої власні критерії в Excel для сортування. Щоб сортувати будь-який конкретний набір даних, виберіть весь набір даних, перейдіть на вкладку Дані, натисніть на SORT Option. Клавіша швидкої клавіші (клавіша Alt + A + SS).

Приклади сортування в Excel

Давайте розберемось у наступних прикладах сортування у відмінній формі.

Ви можете завантажити цей сортувальний шаблон Excel тут - сортування шаблону Excel

Приклад №1

Припустимо, у вас є дані, як показано нижче:

Тепер дані на наведеному вище зображенні можна сортувати на основі прізвища працівників, тобто в алфавітному порядку (від A до Z або від Z до A) або на основі загального обсягу продажів. (числово - найнижча до найвищої чи найвища до найнижчої).

Хоча у наведеному вище випадку сортування проводиться на основі одного стовпця, але що робити, якщо у вас є дані на зразок зображення нижче, тож для сортування на основі 2 або більше стовпців вам потрібно зробити кілька додаткових кроків.

На наведеній вище ілюстрації ви бажаєте сортувати дані на кількох рівнях, наприклад, Ви бажаєте спочатку сортувати дані за менеджером звітності, потім за іменем працівника, а потім за загальним порядком (найвищий до найнижчого). Чому це потрібно? Припустимо, ви повинні з’ясувати, який працівник кожного менеджера зробив максимальний обсяг продажів. Ви можете дізнатися відповіді на подібні запити, використовуючи багаторівневе сортування. Це можна зробити лише за допомогою розширеного сортування. Отже, сортувати дані на кількох рівнях. Просто виберіть весь набір даних і натисніть (клавіша Alt + A + SS).

Це відкриє діалогове вікно так:

У наведеному вище діалоговому вікні ви повинні заповнити свої вимоги до сортування в клітинках та додати рівні по одному.

Тепер, як показано на наведеному вище зображенні, я застосував критерії сортування, це дасть результати приблизно так:

Параметри, доступні в діалоговому вікні сортування:

Додати рівень: щоб додати різні рівні для згадування критеріїв сортування залежно від набору даних.
Видалити рівень: щоб видалити будь-який конкретний рівень
Рівень: скопіювати будь-який конкретний рівень. (Зазвичай використовується, коли сортування потрібно в одному стовпчику, але з різними значеннями.)
Кнопки зі стрілками: для переміщення будь-якого рівня вище чи нижче.
Параметри: Тут ви можете вибрати орієнтацію рівня за сортуванням, і якщо значення залежать від регістру чи ні.
Мої заголовки даних: Перевірте, чи є у вашого набору даних заголовки.
Стовпці: Тут містяться всі заголовки ваших даних.
Сортувати за: Тут ви можете згадати, що хочете сортувати дані на основі значень комірок, кольору комірки, кольору шрифту або умовного форматування.
Порядок: Дані слід сортувати AZ, ZA, найменший до найбільший, найбільший до найменшого чи спеціалізованого списку.

Деякі з них ви можете подивитися внизу Скріншоти.

Параметри сортування

Стовпчик має всі заголовки

Параметри сортування

Приклад №2

Тепер беручи ті самі дані, що і в першому прикладі, ви переглядаєте всі замовлення і сумніваєтесь у тому, що кілька замовлень неправильно пробиті або у вас є деякі проблеми. Ви виділили всі замовлення, що мають проблеми з жовтим кольором. Припустимо,

Замовлення неправильно пробиті позначеними червоним кольором.
Жовті відмічені замовлення загальною вартістю менше 1000.

Отже, ми відберемо дані з аркуша.

Тепер ви хочете сортувати дані, щоб ви могли дізнатися, хто з працівників Менеджера звітів пробив неправильні замовлення та замовлення зі значенням меншим за 1000, вам дадуть критерії сортування.

І відсортовані дані будуть такими:

Є ще один спосіб сортування даних на багаторівневому рівні (пояснено пізніше). Однак вищезазначений метод має більше кроків порівняно з багаторівневим методом сортування, все ж рекомендується використовувати цей, оскільки він менш заплутаний. Багаторівневе сортування може бути здійснено двома способами: -

За допомогою діалогового вікна (обговорювалося вище у двох прикладах)
Використання сортування піктограм

Приклад №3

Ми будемо використовувати ті самі дані попередніх прикладів, тепер використовуючи значок сортування. Обидва вищезгадані методи працюють однаково, різниця полягає лише в тому, що тут у методі значка сортування останній рівень сортується перший, а потім переходить до першого рівня Viz. сортування проводиться знизу вгору. Заплутано? Чи не так?

Отже, виберіть стовпчик, за яким потрібно сортувати останній. (Наприклад, загальна кількість замовлень у нашому випадку).

Тепер перейдіть до таблиці даних та сортуйте та натисніть на ZA. (Це дозволить сортувати загальний порядок від найбільшого до найменшого). Гаряча клавіша (клавіша Alt + A + SD).

Excel досить розумний, щоб визнати, що у вас є дані, що зберігаються в стовпці позаду або поруч. Після натискання піктограми сортування з’явиться спливаюче вікно, яке запитає, чи розширити вибір? Або продовжити з поточним вибором? Не забудьте розширити вибір.

А результат показаний на зображенні нижче.

Тепер виберіть стовпець Ім'я працівника та повторіть описані вище дії.

Тут натисніть опцію AZ у сортуванні та фільтрі. Гаряча клавіша (клавіша Alt + A + SA).

І результат показаний нижче.

І тим же кроком для Менеджера звітів виберіть стовпець Менеджера звітів.

А потім натисніть на опцію AZ у сортуванні. Гаряча клавіша (клавіша Alt + A + SA).

І результат показаний нижче.

Хоча обидва методи працюють нормально, але все ж рекомендується використовувати метод діалогового вікна, оскільки він менш схильний до помилок, оскільки ми можемо чітко бачити, на якому рівні впорядкований рівень.

Що слід пам’ятати про сортування в Excel

Сортування в Excel - це упорядкування даних відповідно до наших вимог.
Це можна зробити в алфавітному чи цифровому форматі.
Основне сортування працює, коли сортування виконується лише в одному стовпчику.
Розширене сортування використовується при багаторівневому сортуванні, а саме сортування, необхідне в 2 або більше двох стовпців.
Розширене сортування може бути здійснено двома методами:

Метод сортування діалогу
Метод сортування значків

Сортування в Excel (приклади) - Як зробити сортування даних?