Вступ
У цій статті ми побачимо конфігурацію "План проекту проти Плану управління проектом". Ми завжди знали і досить часто самі собі сміялися, що різниця між планом проекту та планом управління проектом полягає лише в тому, що приходить частина "управління" на буття! Але, переходячи до серйозного бізнесу, чого ми не зовсім усвідомлюємо, це те, що план проекту багато в чому відрізняється від плану управління проектом, і ця стаття перенесе вас через розсипання квасолі дуже систематично і поетапно манера.
Ласкаво просимо у світ проектів та управління проектами!
Планування завжди вважається найважливішим етапом життєвого циклу проекту і дуже є попередником усього, що відбувається в проекті до його завершення. Етап планування повинен сприйматись дуже серйозно керівництвом, керівником проекту та командою, яка бере участь у проекті. Саме цей етап дає плани і ці плани - це ретельний опис того, що потрібно зробити і де, і виходити у всіх формах і форматах, задовольняючи різні потреби.
Чому проект потребує планів?
Незалежно від того, чи є у вас невеликий проект чи велике підприємство, важливо знати, що кожен проект не може просто продовжувати роботу з багатьма людьми так само випадково, як триває робота. Важливо розуміти, що кожному проекту потрібен план. Але чому так?
План майже як карта. Документ, що може призвести проект до тієї мети, до якої він повинен бути очолений. План також забезпечує збереження імпульсу при виконанні плану. Поряд з цим, план підтримує статус, а також включає завдання, які забезпечать його успішне завершення.
З віхами та правильним розподілом ролей та обов'язків, з графіками, план є корисним і дуже добре продуманим документом, який висвітлює поетапне виконання послідовності дій для досягнення поставленої мети. Коли планування ведеться систематично і точно, виконання відбувається легше. Без повного і всебічного плану складно виконати виконання так само гладко, як ви цього вимагали б. Таким чином, це коштуватиме ваших додаткових зусиль і затримає та використає більше ресурсів, ніж ви очікуєте. Для того, щоб ви здійснили план, важливо знати, що план може зробити для вас. Нижче перераховано 4 пункти, які будуть кидати світло на переваги планування та наявності всебічного плану під рукою:
1. Поліпшення комунікації та реакції клієнта
Зазвичай план, призначений як план комунікації, може підтримувати постійний зв’язок зі своїми клієнтами та покращувати та підтримувати відносини з ними. Таким чином ви можете бути впевнені, що угоди відбуваються методично та найкращим чином. При кращій комунікації з'являється можливість правильно зрозуміти потреби та побажання клієнта. Це покращить висунуті плани, і виконання буде майже бездоганним.
2. Підвищення прозорості власної роботи
Маючи розроблений план, ви можете знати, що потрібно зробити та послідовність кроків, що ведуть до виконання певного завдання. Таким чином навіть ваш клієнт дізнається, як відбувається процес, і зможе сформувати чітке уявлення про те, що роблять члени команди.
3. Стати більш організованими та ефективними
Чіткий план - це як список завдань, який ви повинні дотримуватися та залишатися організованими. Це подвоїть вашу продуктивність і дасть бажані результати. Організований проект, безумовно, є успішним проектом.
4. Зосередьтеся на брехні проекту
Докладно ознайомтесь із можливостями відсторонення та просування від цілей та завдань проекту. З відхиленням витрати збільшуються, і ресурси повинні працювати понаднормово. План може тримати вас у курсі і може тримати вас у відповідності до того, що ви хочете досягти з мінімальним відхиленням або без нього. Це дасть змогу проекту ніколи не втрачати часу та витрат.
План проекту проти Інфографіка плану управління проектами
Нижче наведено найкращі порівняння між планом проекту та планом управління проектом.
Рамкові підходи:
Плани можуть дотримуватися будь-якого з наступних двох підходів, щоб отримати бажані результати:
- Логічний підхід
- Підхід до розробки плану проекту
Логічний підхід:
Логічний підхід спирається на менеджера проекту, створюючи матрицю з 4 стовпців і рівну кількість рядків. Ці рядки матимуть мету розвитку, короткострокову мету, результати, а також вхідні дані, які необхідно надати для отримання необхідного результату. Хоча заголовок стовпця матиме підсумки, перевіряються показники, зовнішні фактори, що сприяють плану проекту, та різні засоби верифікації.
Підхід до розробки плану проекту:
Цей підхід включав би підготовку плану проекту та плану управління проектом, щоб включити різні етапи проекту та які різні заходи будуть проводитись для досягнення необхідних результатів. Плани проекту включатимуть основні потреби, такі як мета проекту, опис, аналіз, необхідні ресурси тощо.
Тепер ми зупинимось на цьому підході до розробки плану проекту у цій статті. Ми розглянемо, що розробляє цей підхід, план проекту та план управління проектом, і що розмежовує ці два документи. Слідкуйте за новинами!
Що таке план проекту?
Орган управління проектами визначає план проекту, який повинен бути …
"… офіційний, затверджений документ, що використовується для керівництва як виконанням проекту, так і контролем проекту. Основне використання плану проекту полягає в документуванні припущень та рішень щодо планування, полегшенні комунікації між зацікавленими сторонами та документування затверджених обсягів, вартості та графіку розробки. План проекту може бути узагальнений або деталізований. "
В той час, як PRINCE2 визначає план проекту, який повинен бути:
"… заява про те, як і коли мають бути досягнуті цілі проекту, показавши основні продукти, основні етапи, заходи та ресурси, необхідні для проекту".
Мета плану проекту - вміти правильно та точно визначити основні етапи, які повинна досягти команда проекту, щоб полегшити та виконати намічений обсяг проекту. План проекту будь-якого рівня повинен відповідати на чотири основні питання, що постають перед його проектом. Вони такі:
- Що? - Які бажані результати / результати для проекту? Яку роботу потрібно виконати для досягнення цих результатів?
- Чому? - Чому проект зайнятий? Що він намагається вирішити?
- Хто? - Хто з членів команди працює над проектом? Що кожен член робить під час проекту?
- Як? - Як буде маневруватися проект? Які заходи будуть частиною проекту? Чи приведуть проект до успішного завершення?
Ви помітите, що план проекту звучить і виглядає ідентично статуту проекту, але те, що відрізняє його від цього документа, - це його призначення . Хоча статутний проект твердо викладає вміст на папері, план складається разом, щоб виконання було оживе.
План проекту охоплював би кожну деталь, яка існує до проекту. Він не обмежується виключно аспектом управління проектами або цілями сторонніх клієнтів, що відповідають на цілі. План проекту акцентує увагу на точній послідовності всього, що має відбуватися в рамках проекту. Він заохочує детальний вигляд складання поетапного прогресу до завершення проекту або, якщо сказати, досягнення його мети та бачення, які були викладені в статуті проекту. Детальний огляд буде включати корисне розуміння виконання кожного завдання для досягнення важливих етапів, управління окремими підзадачами та діями / подіями, а також контроль за ситуацією та, що найголовніше, якістю процесу та їх результатами.
Найчастіше рекламний план будівництва, план проекту, як правило, охоплює наступні теми у часі його виконання:
- Управління сферою застосування
- Управління якістю
- Управління фінансами
- Управління розкладом
- Управління ресурсами
- План комунікацій
- Управління змінами
Що таке План управління проектами?
План управління проектом, на відміну від плану проекту, може бути визначений на єдиному документі, який використовується для опису підходу до управління проектом або системи управління проектом, що використовується при реалізації плану проекту, командою проекту. Це означало б, що для конкретного проекту всі дані управління проектами на різних етапах проекту будуть деталізовані в цьому документі на основі плану проекту, який був складений на підставі статуту проекту.
Багато експертів знаходять тонку межу між цими двома документами, а деякі взагалі не знаходять рядків і використовують два терміни для планів взаємозамінно. З третього видання PMBOK цей термін був стандартизований на «План управління проектами» для наочності, але багато організацій дотримувались подання цих двох документів як окремих організацій, що мають різний формат і виконують різні цілі.
План управління проектом також може бути визначений як логічна особа, складена з багатьох планів управління, щоб завдання та заходи проекту функціонували як заплановано. Ці плани управління не обмежуються 10 напрямами знань, зазначеними в PMBOK. Цей план містить кращі практики, які можуть бути реалізовані для певного сценарію, та додає їх до успішного виконання цього завдання. Це забезпечує кульмінацію завдання найкращим чином.
Залежно від масштабу проекту, цей план може бути розрізаний і розділений на окремі плани, або може бути нанесений на один документ заради стислості.
Плани управління проектами завжди виглядають як відповідь на питання "як", а не "що" і "чому". За допомогою цієї ознаки плани управління проектами розповідають командам про те, як "вести та поводитися з певним сценарієм", використовуючи який інструмент управління або підхід. Це зміцнює позицію керівника проекту та його / її команди, надаючи їм відчуття спрямованості та орієнтації.
Що стосується тем, які охоплені планом управління проектом, він добре нагадує теми, охоплені планом проекту, включаючи управління сферами, управління якістю, до управління закупівлями. План управління проектом розробляється та впроваджується до початку виконання проекту, забезпечуючи врахування всіх практик та дотримання найкращих практик управління проектом.
Ви можете розглядати план управління проектом як своєрідну настанову, яка допоможе вам здійснити план, викладений перед вами, для досягнення мети та мети проекту.
Ключові відмінності між планом проекту та планом управління проектом
Тепер, оскільки ми визначили та зрозуміли два терміни та різні, але схожі плани на проект, давайте зануримось у вивчення їх за різкими відмінностями, що їх розмежовували. Розмежування плану проекту та плану управління проектом.
| План проекту | План управління проектами |
| План перегляду вищого рівня | План подання нижнього рівня |
| Детальний план початку проекту до його закінчення | Високо детальний план щодо того, як розпочати проект та контролювати його кожен хід до кінця |
| Цей план стосується і вирішує головне питання: що | Цей план стосується і вирішує головне питання: як |
| Дослідний документ, який розробляє проект поетапно до бачення чи мети | Виконавчий документ, який описує діяльність проекту та інструменти та методи, які будуть використані для досягнення бачення / мети, зазначених у плані проекту |
| Дає керівнику проекту бачення того, якими будуть етапи та етапи проекту | Дає керівнику проекту остаточний план та розробляє систему для виконання бачення плану проекту |
З точки зору іспиту PMP, вам потрібно буде розмити межі між планом управління проектом та планом проекту та перейти на смугу двох документів, що є однаковими. 3 - е видання PMBOK не розглядає їх як окремі документи, а об'єднує їх під назвою "План управління проектами", як зазначено раніше в цій статті. Я писав цей блог з точки зору того, що він буде добре прочитаним та хорошим джерелом знань для людей, які мають або стикаються з цими термінами, які використовуються окремо та абсолютно самостійно у своїх організаціях.
Висновок
План проекту та план управління проектами є важливими документами, які використовуються в життєвому циклі проекту, і гарантують, що Ви безперебійно функціонуєте в будь-який час. Бути в змозі повністю контролювати свій проект означатиме, що ваше планування було здійснено з щирою відданістю та ретельною організацією. Задовільне планування становить 80% роботи, що є впевненою виграшею для вас як керівника проекту.