Як провести ефективні зустрічі? Зустрічі є невід'ємною частиною повсякденного життя корпорації, а кількість годин, які ви проводите на зустрічах, постійно збільшується, коли ви зростаєте вище в організації. За винятком кількох ролей, які мають « індивідуального учасника » за своєю природою, де відвідування зустрічей порівняно менше, за всіма іншими ролями значна частина робочого дня людини буде проведена на нарадах.
Якщо на початковому рівні відсоток часу, проведеного на зустрічах, може становити до 5-10% від загального часу, на старших рівнях цей час може складати до 90-95% робочого часу. Недарма люди старшого рівня повинні бути роботоліками, оскільки їм потрібно знаходити час, що перевищує їх робочий час, проведений на зустрічах, щоб виконати свою роботу.
Оскільки стільки часу в організації витрачається на засідання, важливо зрозуміти, чому у нас зустрічі? Оскільки у великій організації всі завдання виконуються командами людей, які працюють разом, більшість зустрічей в організації - це внутрішні зустрічі для досягнення будь-якої конкретної мети, як-от.
Ви дізнаєтесь, що зустрічаючись із внутрішньо конкретними ефективними роботами-
1. Чому у нас зустрічі?
2. Вартість зустрічей (COM)
3. Поради щодо ефективних зустрічей
№1: Підказки перед роботою
№ 2: Поради під час зустрічі
№3: Повідомлення (після зустрічі)
I) Чому у нас зустрічі?
- Зустрічі для обміну інформацією: - Ці зустрічі проводяться для обміну інформацією та оновленнями, наприклад, - ефективних тренінгів, нових політик тощо.
- Зустрічі з оновленням статусу: - Ці зустрічі використовуються, коли групи людей або групи команд працюють разом над різними частинами проекту та потребують обміну новинами про стан роботи, яку вони виконують. Ці зустрічі, як правило, повторюються за своєю суттю і повторюються через певний часовий проміжок, як щоденні, щотижневі, щомісячні тощо.
- Засідання для прийняття рішень: - Ці зустрічі, як правило, вимагають прийняття рішення, і той, хто приймає рішення, бажає вкладати участь різних зацікавлених сторін перед прийняттям рішення.
- Засідання з вирішення проблем: - Часом група людей збирається разом, щоб здійснити штурм мозку, обговорити та вирішити найкращий спосіб вирішити проблему організації.
- Різні типи зустрічей: - Можуть бути й інші зустрічі, такі як зустрічі з інноваціями, ефективні зустрічі з побудови команди, засідання з перегляду ефективності, засідання з перегляду аудиту, ефективні засідання правління тощо
Крім внутрішніх зустрічей можуть бути зустрічі із зовнішніми зацікавленими сторонами, які людині, можливо, потрібно буде відвідувати. Для цілей цієї статті ми обмежимо наше обговорення внутрішніми зустрічами, яким повинен бути присутнім рівень початкового та середнього рівня ефективних управлінь.
II) Вартість зустрічей (COM):
Чи є щось на зразок вартості зустрічей (COM)? Відповідь - остаточний "так", і це підсумок всіх витрат осіб, які відвідують засідання, плюс витрат на інфраструктуру для проведення цієї зустрічі. Для нашого обговорення ми можемо припустити, що вартість зустрічі - це вартість, яку компанія несе за час, витрачений учасниками на цю зустріч.
Дозвольте мені уточнити це далі, наведу приклад. У більшості компаній керівники різних ефективних засідань департаменту зазвичай збираються один раз на тиждень або два тижні протягом однієї або двох годин, щоб обговорити оперативні питання.
Скажімо, що в організації XYZ Десять старших керівників збираються раз на тиждень по дві години. Також припустимо це
- Середній КТС цих старших лідерів становить 36 лахів.
- Тому середня зарплата на місяць = 36, 00 000/12 = 300 000
- Тому середня зарплата в день = 3, 00 000/30 = 10 000
- Припускаючи 10 годин роботи на день - Ав. Вартість за годину = 10000/10 = Rs. 1000 / -
- Час зустрічі 10 лідерів протягом 2 годин = 10 * 1000 * 2 = 20000 / -
Отже, вартість цієї зустрічі становить 20 000 / - Rs. Однак ми використали дуже спрощену модель у вищезазначеному, якщо додати більше складності, враховуючи переваги ефективних зустрічей та той факт, що працівники працюють лише 22 дні на місяць і т. Д. Фактична вартість зустрічей легко подвоїться кількість.
Тепер, коли ви зрозуміли, що зустрічі коштують дорого. Неможливо зрозуміти, чому проведення ефективних зустрічей дуже важливо для будь-якої організації, оскільки значна частина часу її працівників витрачається на зустрічі.
Отже, давайте розберемося, як уникнути зустрічей, які тьмяні, непродуктивні, неорганізовані і занадто довгі? На основі мого 20+ досвіду роботи в корпорації та відвідування середніх 3+ зустрічей щодня ось кілька порад щодо підвищення ефективності зустрічей.
Перш за все, при правильному плануванні та підготовці будь-яка зустріч може бути ефективною та приємною. Якщо фасилітатор планує належним чином і виконує бездоганно і має належне подальше спостереження, зустріч буде ефективною.
Рекомендовані курси
- Онлайн-сертифікаційний курс в CAPM
- Інтернет-курс з управління проектами
- Програма ISO 27001
III) Поради щодо ефективних зустрічей
Поради щодо ефективних зустрічей можна розділити на три частини
- Попередня робота (до зустрічі)
- Під час зустрічі
- Розмістити роботу (Після наради)
№1: Підказки перед роботою
- Порядок денний :
- Людина, яка збирається проводити засідання, повинна вирішити, яка мета зустрічі.
- Які очікувані результати?
- Виходячи з цього, необхідно розробити порядок денний наради.
Порядок денний зустрічі повинен бути чітким щодо очікуваних результатів. Якщо порядок денний наради не буде зрозумілим, бажаний результат не буде досягнутий. Дозвольте навести приклад для уточнення цього питання. Скажімо, вас просять організувати зустріч для перегляду продажів. останньої чверті та прийняти рішення про дії на наступний квартал. Тоді в такому випадку ви можете надсилати порядок денний наради будь-яким із способів, як це є
- Нарада для розгляду продажів.
- Перегляньте показник продажів за ІІ квартал
- Обговорення продажів.
У кожному з вищезазначених випадків порядок денний не дуже чіткий, і шанси на те, що зустріч пройде повсюдно, а учасники не будуть підготовлені до зустрічі, різко знизивши ефективність зустрічі.
Тож давайте подивимось, як виглядатиме порядок денний цієї зустрічі:
Назва: Огляд продажів Тривалість зустрічі: 2 години
| Сестра Ні | Тема | Ведучий | Тривалість |
| 1 | Вступ та передумови | Яків | 10 хв |
| 2 | Презентація щодо Північного та Західного регіону (результати останньої чверті: що пішло правильно, що пішло не так) | Шина | 30 хв |
| 3 | Презентація про Південний та Східний регіон (результати останньої чверті: що пішло правильно, що пішло не так) | Еді | 30 хв |
| 4 | Відкрита дискусія щодо результативності, напрямків покращення та визначення стратегії на наступний квартал | Метт | 40 хв |
| 5 | Огляд дій з наради | Рейчел | 10 хв |
Як видно з вищевказаного ефективного порядку денного нарад, стає дуже зрозумілим, що структура наради чітко визначена. Учасники, які повинні представити, знають, що їм потрібно презентувати, і тривалість, протягом якої вони потребують, щоб завершити ефективну презентацію зустрічей.
Такий детальний порядок денний допоможе забезпечити ефективніші зустрічі.
- Список учасників : У більшості випадків організатори не замислюються над тим, хто є учасниками, яких потрібно запросити. Дуже важливо, щоб на основі результатів, необхідних для наради, було запрошено правильний набір учасників.
У випадку, якщо хтось із необхідних учасників пропущений, рішення не може бути прийняте. Крім того, якщо ми в кінцевому підсумку запросимо учасників, які не потрібні на зустрічі, ніж вони витрачають свій час, відчують нудьгу під час зустрічі і можуть створити збурення, що впливають на дискусії.
- Інше різне речі : Деякі інші речі, про які потрібно пам’ятати організатору, - це забезпечити
- Правильний розмір кімнати для засідань бронюється.
- Учасники заздалегідь підтверджують свою участь у зустрічі.
- Якщо учасники повинні пройти через будь-які дані / матеріали для читання / підготовчі матеріали, то те саме потрібно надіслати заздалегідь.
- Часом очікується, що всі учасники представляють свої матеріали стандартним способом, у такому випадку шаблони повинні бути розповсюджені заздалегідь.
№ 2: Поради під час зустрічі:
- Почніть зустріч і закінчіть зустріч вчасно. Якщо у засідання є часові проміжки для різних частин порядку денного, то слідкуйте за часом та намагайтеся забезпечити чітке дотримання цих строків.
- Якщо можливо, подавайте легкі закуски або чай / кава, оскільки вони є хорошими криголами та тримайте членів неспаними та зайнятими.
- Вітайте членів на початку засідання, дайте передумови та швидко пройдіть порядок денний наради та очікуваний результат зустрічі на початку, щоб переконатися, що всі учасники перебувають на одній сторінці.
- Заохочуйте дискусії, щоб отримати всі точки зору та ефективні ідеї зустрічей. У випадку, якщо хтось із членів не розмовляє, задайте їм конкретні запитання, щоб отримати також свою думку.
- Завжди тримайте розмову зосередженою на темі. Слідкуйте за тим, щоб дискусія була конструктивною і уникали повторюваних коментарів. Ви можете тактовно закінчити дискусії, коли вони нікуди не дістаються або стають деструктивними чи непродуктивними.
- Наприкінці засідання підсумуйте обговорення на засіданні, досягнуті домовленості, дії, які необхідно вжити, та визначте час наступної зустрічі (за потреби)
№ 3: Опублікувати роботу (після зустрічі):
Тож у вас була хороша продуктивна дискусія на зустрічі, де люди домовились про дії, які потрібно вжити. Тож добре вам відпочивати?
Відповідь є великим «НІ», і причина полягає в тому, що найбільша проблема в будь-якій організації полягає в тому, що люди після відвідування наради не слідкують за покладеними на них діями, і в результаті дії ніколи не завершуються, і очікувані результати не приходять через.
Для того, щоб досягти очікуваних результатів, негайно (протягом максимум 3–3 робочих днів) необхідно надіслати всім учасникам протоколи наради «МАМ» разом з діями, що вийшли з наради.
Загалом, ваші елементи MOM та Action повинні містити наступне
- Підсумок дискусії, яка відбулася
- Досягнуто домовленостей
- Ділянки, де були розбіжності та де необхідні подальші зустрічі / дискусії.
- Елементи дії
Зараз, підходячи до предметів MOM та Action, на моєму досвіді я бачив, що більшість учасників чітко не сприймають дії, і в результаті вони не реалізуються. Дозвольте пояснити це на прикладі.
На зустрічі, про яку ми говорили вище, більшість часу пункти дій надсилатимуться так.
Елементи дії
- Створити стратегію продажів для клієнтів "C"
- Перевірте доцільність продажу товару х
- Покращити продажі в Kanpur на 10%
- Проведіть подальшу зустріч для обговорення нового завершення на півдні.
Вищезазначені дії не дуже ефективні, оскільки не мають наступного
- Прізвище особи, відповідальної за вчинок
- Час, в який потрібно завершити Дію.
Тож кращим способом представлення предметів дій буде
| Сестра Ні | Елемент дії | Відповідальність | Дата закінчення | Коментарі | |
| Первинний | Підтримка | ||||
| 1 | Створіть ефективну стратегію продажів для клієнтів "C", які не купують нашу продукцію і повинні бути представлені для обговорення на наступній оглядовій нараді | Мартін | Джинал | 10 жовтня | |
| 2 | Створіть план тестового маркетингу для "Продукту X" на Манхеттенському ринку, на основі якого можна планувати розгортання всіх рівнів Індії | Рік | Джаред | 15 жовт | Слід також включати детальну вартість запланованої реклами. |
| 3 | Команда з продажів штату Огайо буде висунута для збільшення своїх продажів на 10% у листопаді | Гоберт | Петриція | 30 листопада | |
| 4 | Встановіть наступну зустріч до середини листопада, щоб обговорити дії з сьогоднішньої зустрічі та переглянути наші маркетингові стратегії конкурентів для південного регіону | Ерік | 10 листопада | ||
Як видно з вищезазначених пунктів дій, ці дії набагато частіше завершені, оскільки немає двозначності щодо того, хто збирається завершити дію, та часовий строк, протягом якого нараду потрібно завершити.
Підсумовуючи багато організаційного часу, зусиль та грошей, витрачається на засідання, і тому обов'язково кожному працівникові, щоб забезпечити ефективність зустрічей.
Дотримуючись деяких простих кроків, згаданих вище, ви зможете трохи покращити якість ваших зустрічей. Крім того, зробіть критичний огляд усіх зустрічей, на яких ви відвідуєте, щоб перевірити, що пішло правильно, а що було неправильно у зустрічі, і це піде на довгий шлях до того, щоб ви стали господарем ефективних зустрічей.
Сподіваємось, що ми обґрунтували відповідь на питання, як провести ефективні зустрічі?
Рекомендовані статті
Ось кілька статей, які допоможуть вам отримати більш детальну інформацію про ефективні зустрічі, тому просто перейдіть за посиланням
- Поради щодо групових дискусій
- Різні ефективні методи спілкування (корисні)
- 10 найкращих та ефективніших кроків для створення більш креативних планів роботи
- 10 ефективних кроків для процесу стратегічного планування