5 найпопулярніших та найпростіших кроків для вирішення проблем з електронною поштою

Погоджуєтесь ви чи ні, якщо ви один з тих людей, на які легко відволікатися, електронна пошта - одна з головних причин. Ви зробили налаштування і скористалися багатьма хитрощами, але, схоже, ваша поштова скринька не працює, як ви хочете. У цій статті ви навчитеся бути ніндзя електронної пошти, який майстерно впорається з усіма проблемами електронної пошти. Все, що вам потрібно зробити - це вибрати будь-який із наведених нижче методів, і ви все зробите.

Але артикуляційні методи не допоможуть вам впоратися з таким переважним відволіканням. Вам спочатку потрібна розсудливість. Отже, давайте привернемо певну розсудливість до ваших проблем із електронною поштою, і тоді ми поговоримо про 5 простих речей, якими ви можете скористатися для усунення всіх проблем з обліковим записом електронної пошти.

Приносить розум

Скільки разів ви перевіряли свої електронні листи в день? Якщо ви працюючий професіонал або хтось, кому потрібно читати багато електронних листів, цифри становитимуть 100, 200, навіть 500. Але скільки людей ви знаєте, хто перевіряє свої поштові скриньки (кілька разів) 500 разів на день і відчуває здоровість ? Ти правий. На землі не може бути нікого, хто хотів би перевіряти електронні листи 500 разів на день. Але вони, схоже, не зупиняють свою залежність.

Але серед цієї залежності ви бачите, що завдяки цій пристрасті до поштової скриньки ви регулярно щодня пропадаєте у дорогоцінні години? І ваша найкраща робота все ще не скасована, ваш проект мрії ще належить здійснити, а ваше життя все ще на затриманні.

Отже, ось що ви повинні зробити, якщо хочете внести в свої дні ясність і розум.

• Відключіть підключення до Інтернету

Інтернет - це благо, з яким ми всі згодні. Але занадто багато всього діє проти переваг. Надмірне використання електронної пошти - одна з таких речей. Люди не усвідомлюють цього, доки вони не проживають у своїй папці "Вхідні". То який же можливий захід вилікувати залежність? Рішення настільки ж фундаментальне, наскільки воно може бути. Просто відпустіть джерело. Якщо ви захоплені електронною поштою, відключіть підключення до Інтернету протягом певного часу, коли ви хочете виконувати свою роботу. Не кажіть, що цього не можна зробити. Все, що вам потрібно зробити - це мати ясність у свій день. Плануйте свій наступний день і свідомо відкладайте Інтернет, коли ви хочете виконувати роботу (перевірка електронних листів - це не те, що ми можемо назвати «робота»; для деяких це може бути, але тоді ви не будете скаржитися на надмірне використання електронної пошти).

• Встановіть час використання електронної пошти

Якщо ви дуже сильно звикаєте до своєї поштової скриньки, важко буде відпустити залежність. Найкращий спосіб зменшити залежність - це встановити належний час, коли ви будете перевіряти проблеми свого облікового запису електронної пошти. Може, двічі на день. Для деяких недостатньо перевіряти електронні листи два рази на день. У цьому випадку встановіть свій час, а потім перевіряйте протягом цих періодів часу. Але не ходіть більше п'яти разів на день.

• Позбудьтесь пристрою

У цей час сучасних технологій у кожного є смартфон, і тому перевірка та відповідь на електронні листи стає значно простішою, і в той же час ми постійно отримуємо повідомлення про те, скільки електронних листів ми отримуємо. Але ми лякаємось ідеї позбутися смартфона. Але якщо ми зможемо зробити, ми зможемо внести стільки розуму в наше життя, що ми не можемо зрозуміти зараз. Ви можете сказати, що це проти реальності. Так, можливо. Правда, вам не платять за перевірку електронних листів. Швидше за вас платять за важливу роботу та сприяєте своєму клієнту таким чином, щоб зробити клієнта щасливим. Так що навіть якщо ви не можете позбутися телефону; переведіть його в режим літака або вимкніть Інтернет під час роботи. Це заощадить вам багато часу, і, крім того, допоможе вам стати безпечнішими.

• У пошуках тихого життя

Кожне повідомлення на електронний лист, яке ми отримуємо, робить нас важливими. Це змушує нас відчувати себе підсвідомим, що ми робимо важливу роботу, і люди це розпізнають, надсилаючи електронні листи. Але що робити, якщо цей постійний потік електронної пошти стане непотрібним. Що робити, якщо ви хочете життя, яке не потребує ніякого підтвердження з боку вас! Що робити, якщо ви можете почувати себе добре, роблячи велику роботу і не переймаючись електронною поштою та постійним сповіщенням у своїй папці "Вхідні"! Хіба це не принесло б більше тиші та розуму у ваше життя (професійне та особисте)?

5 простих хитрощів, щоб назавжди вирішити проблеми з електронною поштою

Це 5 речей, які ви можете зробити, щоб назавжди вирішити всі ваші проблеми з електронною поштою. Ні, вони не технічні. Так, це може зробити кожен, незалежно від того, в якій кар'єрі чи професійному житті хтось має.

1. Використовуйте принцип 80-20 для своєї електронної пошти та вхідних

Ви погоджуєтесь, що більшість ваших електронних листів не додають цінності вашому життю. Вони просто ні. Звичайно, мало хто зробимо, і давайте розберемося лише з тими, які додають вашої ваги життю. Що ми пропонуємо вам, це -

• Визнайте, від яких відправників електронної пошти ви отримуєте максимальне значення. Додайте до своєї адресної книги, щоб ви не пропустили жодної електронної пошти з них.

• Скасуйте підписку на всі інші відправники електронної пошти.

• Як би ти це зробив? Вам потрібно застосувати захід обмеження підписки на електронну пошту. Відстежте, скільки електронних листів ви отримуєте за день. Скажімо, ви отримуєте 100 електронних листів на день. Тепер відстеження 100 електронних листів важко. Але вам не потрібно мати справу зі 100. Просто подивіться, скільки потрібно в папці "Вхідні" (припустимо, 18-20), і відпустіть решту. Просто підпишіться та повідомте про спам, якщо вони, здається, завантажують вашу поштову скриньку навіть після скасування передплати (багато з них це робить).

• Відповідно до принципу Парето, ми знаємо, що лише 20% речей становлять 80% різниці. Це означає, що ви можете використовувати той самий принцип, щоб відфільтрувати, які саме створюють максимальний вплив, і можете відпустити решту.

2. Ви чули слово "видалити"

Так, це один із найпростіших способів вирішити проблеми з електронною поштою. Ми бачили багато поштових скриньок, повні електронних листів, 100, 500, навіть 1000, які не були прочитані і не мали жодної важливості, але все-таки вони лежать у папці "Вхідні", піднімаючи голови. Але чи це потрібно? Якщо ви коли-небудь стикалися з такою проблемою, єдиним рішенням є вибір усіх і натисніть «видалити». Якщо ви не можете цього зробити, є певні речі, які допоможуть вам створити порожню папку "Вхідні" -

• Вхідна пошта електронних листів створює візуальну та поступово ментальну неоднозначність. Він щодня нагадує вам, що скільки вам їх не потрібно, але ви не можете зібрати сміливість, щоб видалити їх відразу.

• Причина, через яку ви не можете їх відразу видалити, полягає в тому, що ви, як і будь-хто з нас, страждаєте від синдрому «на випадок». Ми зберігаємо речі чи електронні листи чи повідомлення, про всяк випадок, якщо в майбутньому вони знадобляться. Але якщо ви не відкривали їх протягом останніх 3 - 6 місяців, повірте, що вони вам більше не знадобляться, так, навіть не найближчим часом. Ви все ще можете перевірити та видалити електронні листи, які ви хочете видалити, але це довгий процес.

• Ви також можете використовувати метод покрокового видалення. Просто вирішіть видаляти 10 листів щодня після перевірки. І не дозволяйте новому електронному листу сидіти у вашій скриньці. Якщо вони не потрібні, видаляйте їх. Для старих листів читайте їх і видаляйте 10 електронних листів на день. Це полегшить вам справи.

3. Написання та реагування на проблеми з електронною поштою

У попередніх розділах ми згадували, як ви зможете усунути проблеми з обліковим записом електронної пошти та зробити поштову скриньку порожньою. У цьому розділі поговоримо про те, як писати або відповідати на електронні листи. Якщо ви є професіоналом і вам потрібно мати справу з великою кількістю клієнтів, використовуйте наступний метод, щоб освоїти написання електронних листів -

• Це можна назвати мінімалістичною пропагандою, але цей метод має багато переваг. Якщо ви користуєтесь ним, це заощадить ваш час, зусилля та допоможе скоротити час електронної пошти.

• Щоразу, коли ви пишете або відповідаєте на будь-які проблеми з електронною поштою, переконайтеся, що ваша електронна пошта не повинна бути довшою ніж 5 пропозицій. Так, можуть бути повідомлення електронної пошти, на які вам потрібно написати весь порядок денний засідання або стенограму всього звіту. Але в цьому випадку переконайтеся, що ви використовуєте додаток (.doc або .pdf або .xls). Не використовуйте простір електронної пошти для написання всієї справи. Оскільки звіт або порядок денний можуть бути складені в різний час із потребою або без обробки електронних листів.

• Переваги написання всього 5 пропозицій в електронному листі - це заощадити час з вашого боку, і в той же час це заощадить час людей, які читають ваші електронні листи. Отже, напишіть лише 5 пропозицій електронною поштою і не більше.

4. Створіть мітки

Якщо ви використовуєте Gmail, ви можете перейти до налаштувань і створити мітки. Створення міток вирішить більшість проблем, пов’язаних із поштовою скринькою. Виконайте наступні кроки, щоб ефективно працювати з папкою "Вхідні" -

• Перш за все, створіть три мітки для обробки. Перша мітка буде "негайною", друга - "важливою", а третьою - "усунути".

• Поки ви плануєте перевіряти електронні листи у свій графік, вкладайте їх у створені вами мітки.

• З електронними листами, що зберігаються на етикетці "негайно", негайно розправляйтеся з ними. І якщо робота закінчена, обробіть її до третьої мітки «усунути».

• Мітка "важливий" має більше значення, ніж будь-які мітки у вашому вхідному. Таким чином, надайте цьому більше уваги. У мітці "важливо" ви матимете електронні листи, які є довгостроковими проектами або щось, на що потрібно більше уваги, ніж кілька секунд чи хвилин. Як ви будете робити з ними, обробіть їх, щоб "усунути" мітку.

• Нарешті, що б ви не потрапили в етикетку "знищити", перегляньте їх по черзі та видаліть їх із папки "Вхідні".

• Ви не можете використовувати цей метод. Структуруйте свій власний метод. Найголовніше - це метод для вашої папки "Вхідні". Будь-який метод зробив би, якщо він допоможе вам створити поштову скриньку.

5. Будьте уважні, обробляючи електронні листи

У цей вік божевільної продуктивності професіонали забули цілеспрямованість. І майстерність над папкою "Вхідні" не викликає побоювань. Навіть коли ви думаєте про електронні листи або папки "Вхідні", все, що ви думаєте про підвищення продуктивності. Але правда в тому, що присутність важливіше, ніж продуктивність. Якщо ви присутні, вам не потрібно турбуватися про пошук часу. Ви маєте час. І при наявності, тепер ви маєте і розум. Скористайтеся наступними кроками, щоб мати на увазі під час обробки вхідних -

• Щоразу, коли ви плануєте обробляти свою папку "Вхідні", сповільнюйте швидкість. Не поспішайте. Просто робіть це так, ніби ви перебуваєте на медитації протягом 15-20 хвилин. Будьте уважні до кожного свого кроку.

• Не переходьте на будь-які інші проблеми з обліковим записом електронної пошти, поки ви не закінчите їх. Вирішуйте проблеми з електронною поштою у папці "Вхідні" щодня, і ви побачите, що процес стане більш плавним та легшим.

• Щоразу, коли ви відповідаєте чи відповідаєте кому-небудь, введіть речення так, ніби ви цілком усвідомлюєте, як ви пишете, як обробляєте інформацію у своєму розумі та як звертаєтесь.

• Надавайте більше переваг присутності над продуктивністю, так, навіть під час обробки вхідних.

Наведені вище поради не можуть бути знайдені в книзі самодопомоги чи статті, що стосується майстерності вхідних повідомлень. Майстерність папки "Вхідні" - це не те, як ви можете класифікувати або обробляти електронні листи (хоча ми це також згадували); мова йде більше про те, як не втратити розум. Якщо ви будете дотримуватися цих порад, ви побачите, що електронна пошта та папка "Вхідні" перед вами не надто велика, і, таким чином, ви зможете зробити свою найбільшу роботу.

Виберіть будь-яке з перерахованих вище і спробуйте це здійснити. Побачте самі, як можна ефективно вирішити проблеми з електронною поштою у поштовій скриньці.

Рекомендовані статті

Це керівництво для назавжди вирішення всіх ваших проблем з електронною поштою. Ні, вони не є технічними, але можуть їх реалізувати будь-хто. Це наступні зовнішні посилання, пов’язані з проблемами електронної пошти.

1. 5 грубих листів, які ви надсилаєте щодня
2. 22 дивовижні способи вирішити проблеми з технологією (просто)
3. 12 ефективних способів отримати найкраще з автоматизованих електронних листів