Звітність з управління проектами

Спілкування відіграє найважливішу роль в еволюції всього, що ми робимо людям. Будь то світ бізнесу через певний носій, який ми завжди налаштовуємось на своє повідомлення чи погляди, щоб інші були сприйнятливими та споживали думки в нашій свідомості. Під час налаштування звітності про управління проектом ми маємо це ефективне спілкування, яке нам було запропоновано у формі звітів. У рамках звітності про управління проектом існує багато різних звітів, які ретельно будуються та надсилаються до вибору осіб або груп людей, щоб наше повідомлення про розгляд проекту було зрозумілим, точним та ефективним.

У цій статті ми розглянемо світ звітності управління проектами та все, що вона включає.

Для чого нам потрібен звіт про управління проектами?

У вступі чітко зазначено необхідність ефективної комунікації між членами організації та особами, що знаходяться поза організацією, і для цього ми маємо звітність про управління проектами. Хоча в більшості випадків у нас часто є різні засоби масової інформації, які спілкуються з великою цільовою аудиторією, і надана комунікація може бути абсолютно марною для деяких, хто її отримує, саме тут ми повинні шукати ефективну комунікацію, в якій спілкування є чіткою та точною та майже про те, що потрібно. Нам ніколи не доведеться турбуватися про оновлення різних зацікавлених сторін у списку проектів, якщо у нас є ефективна система звітування про управління проектами для цього.

Із системою звітування про управління проектами у вас є регулярний і формальний процес розповсюдження звітів, який оновлює ключових зацікавлених сторін про аспекти проекту, які вони повинні знати. Таким чином, ви можете захистити членів вашої проектної групи та зацікавлених сторін від будь-яких несподіваних сюрпризів і речей, які вкрай важливі для відома. Саме через звіти ми розуміємо хід проекту та темпи, з якими він працює через план проекту. Ми навіть зрозуміємо, що перешкоджає просуванню проекту швидше, і матимемо можливість проаналізувати різні аспекти проекту на основі плану управління проектом, який був складений раніше ефективно.

Окрім того, що є одним із центральних аспектів комунікації, звіт про управління проектами може ефективно використовуватися керівництвом для підтримки документально підтвердженої історії проекту та його діяльності. Якщо ця історія існує, на них можна проводити аналіз, щоб зробити уроки, оцінити процеси та дізнатися про сильні та слабкі сторони шляху просування проекту. Ці уроки можуть бути включені до основного навчання офісу управління проектами в організації та обмежуватися всіма різними проектами в організації.

Підводячи підсумок, звіт про управління проектами сподівається:

  • Ефективна комунікаційна зв'язок між усіма різними зацікавленими сторонами проекту та організацією
  • Допомога в збиранні важливих даних та інформації для того, щоб відслідковувати та вести облік провадження проекту
  • Система, яка забезпечує отримання інформації необхідному персоналу, коли це необхідно
  • Точка оголошень, коли проект досягає важливої ​​віхи
  • Основа розуміння організацією проекту, його управління, його плану та мети

Топ-5 видів інструменту звітності управління проектами

У цьому розділі ми розглянемо 5 різних типів інструменту звітності управління проектами, які існують, коли мова йде про проектну звітність в управлінні проектами та її системі. Кожен з цих типів відіграє ключову роль у розвитку проекту та плавному переході проекту від його зароджувальних до успішного етапу.

Звіт №1

Поряд з усіма аспектами проекту, який знаходиться під вашою командою, як керівник проекту, одним із найважливіших звітів про управління проектом, який може міститись у вашому списку звітів, повинен бути звіт "Таблиця". У цьому звіті ви знайдете кожну деталь, що стосується часу, який вкладаються ваші ресурси під час роботи над проектом.

Звіт з розкладу може бути дуже цікавим і корисним для інструменту звітності управління проектами, оскільки він може перевірити наступні деталі для вас:

  • Час, який кожен працівник вклав
  • Робота, виконана в певний день, тиждень або місяць
  • Підзвітність кожного члена команди перед покладеним на них завданням
  • Переобтяження або недостатнє використання ресурсів на проектах
  • Управління людьми має бути надано на певний ресурс

Цей звіт повинен бути розповсюджений керівниками проектів членам своєї команди. Керівник проекту може вдатися до використання інструменту звітності управління проектами для відстеження часу. Ці інструменти звітності щодо управління проектами можуть використовуватись членами їх команди, щоб вони точно відстежували свій час. Таким чином менеджер проекту має повне уявлення про час і зусилля, витрачені на виконання певного завдання або всього проекту.

№2 Звіт про витрати

Уявіть ситуацію, коли ви збираєтесь разом з проектом, і, на вашу думку, він проходить гладко, як задумано. Учасники вашої команди виглядають все чудово, і завдання виконуються за запланованим терміном. Після завершення виконання проекту ви та члени вашої команди складаєте загальні витрати на проект, і ви розраховуєте бюджет, витрачений на ресурси та кожен використаний матеріал. На ваш подив, ваші розрахунки вражають вас, оскільки понесена вартість набагато перевищує бюджет, виділений на проект, і те, що ви вважали успішним проектом, насправді - проект, потоплений у збитках. Не пішло, як було заплановано, можливо, якби у вас був звіт про витрати, який проводився щорічно, ви могли передбачити це і вжити заходів щодо виправлення, щоб проект не перевищував його бюджет.

Звіт про витрати детально описує всі понесені витрати, і ви зможете проводити ці аркуші перед запланованим бюджетом. Цей звіт може переглядати менеджер проекту та зацікавлені сторони, які затверджують бюджети щотижня, але запис витрат, великих чи малих, слід проводити в режимі реального часу.

№3 Звіт про стан проекту

Одним із найважливіших звітів про управління проектом є Звіт про стан проекту. Той факт, що це робить його всеосяжним звітом, є тим, що робить його важливим. Статус цього проекту повинен відображатися в цьому єдиному звіті. Ви можете мати їх у форматі діаграми та графіки, або ж дані та інформація матимуть перед собою у формі електронних таблиць.

Звіт про стан головного проекту буде свідчити про наступні статуси, що стосуються проекту:

  • Робота завершена
  • Затримка строку
  • Варіант розкладу (планується порівняно з фактичними показниками)
  • Варіант вартості (плановий порівняно з фактичними показниками)
  • Відстеження випусків
  • Відстеження ризиків
  • Очікувані завдання

Крім них, ви можете додавати або віднімати те, що вам потрібно знати про цей проект та його статус. Для отримання додаткової інформації про звіти про стан проекту, ви можете відвідати публікацію щоденника, яку я нещодавно прочитав, тут. З радістю звітуємо перед вами!

№4 Звіт про завантаженість ресурсів

Аналогічно до звіту "Таблиця", звіт про завантаженість ресурсів відстежує, яка кількість робіт призначена кожному члену проектної групи. Цей звіт про управління проектом є дуже корисним для керівника проекту у виконанні завдань або розподілу роботи. Кожен член команди також оновлюється цим звітом, щоб він міг перевірити свої завдання на тиждень, і якщо у них нестача роботи, вони можуть звернутися до керівника проекту та розпочати роботу, яку вони можуть зробити.

Звіт про завантаженість ресурсів також може використовуватися для прогнозування завантаженості проекту на певний день, тому менеджер проекту може випереджати свою гру та відповідно переміщувати план проекту в міру продовження навантаження. Вони навіть можуть розробити належний план і жонглювати роботою, що очікує на роботу, або в процесі роботи.

№5 Звіт про портфель

Це звіт про управління проектами, особливо для керівників проектів, які обробляють більше одного проекту в будь-який момент часу. Цей звіт демонструє їх портфоліо на роботі для багатьох проектів, які є в них. Як видно, цей звіт про портфель покаже кількість проектів, якими керує керівник проекту, і забезпечить, щоб важливі дати були поруч із згадками проекту. Ці дати включатимуть усі основні дати, дату завершення проекту, а також зазначатимуть поточний стан проекту під час проходження від однієї стадії проекту до іншої.

Це досить невеликий звіт і може бути необов’язковим для багатьох. Я вважав, що це дуже важливо для мене, і це допомогло мені відстежувати всі мої проекти та те, що потребувало моєї уваги більше, ніж інші в той час.

Краща звітність проекту в практиці управління проектами

Якщо скласти звітність про проект у звіті про управління проектом, ви можете провести безсонні ночі та рано вранці, розмірковуючи про те, що буде далі, що я насправді будую як свій проект та як хочу виглядати мої звіти. У цьому розділі ми розглянемо наступне:

1) Про створення простої звітності про проект у керівників проектів

2) Способи зробити звітність про проект в управлінні проектами осмисленою

№1 Дослідження створення простої звітності проектів в управлінні проектами

Тепер ми розглянемо різні способи та засоби подання звітності про проекти в управлінні проектами, які ви можете прищепити у своєму звіті про управління проектами, щоб отримати необхідну ефективність.

  • Повторне використання існуючих звітів - використання шаблонів проектів може допомогти вам взагалі нічого не пропустити і може точно направити вас на те, що вам потрібно під час збору вимог проекту та збору даних та інформації.
  • Використовуйте точкові дані - не беріть навколо куща і не підходьте до потрібних даних і, що ще важливіше, точних даних для ваших звітів.
  • Зберігайте етикетки простими - під час маркування графіків та діаграм чи рядків та стовпців даних переконайтесь, що вони короткі та точні.
  • Дані повинні бути прийнятними - що б ви не представляли у своєму звіті, вони не повинні стати статичними даними, а інформацією, щодо якої можна діяти або показувати деякий рух у проекті.
  • Надайте місця людям для відповіді на звіт - виділіть кілька днів після виходу звіту, щоб запитати людей щодо їхньої думки щодо речей, представлених у звіті.
  • Зверніться до людей щодо їх розуміння звіту - посидьте з людьми з вашої команди, інших команд, людей похилого віку та вищого керівництва та запитайте їх про те, яке враження надає їм звіт під час випуску.
  • Делегат звітності управління проектами - мати спеціаліста, який повинен готувати звіти для вас, і не продовжуйте робити це самостійно; ти будеш витрачати час.
  • Графіка працювати краще - завжди вдайтеся до графіків та графічних зображень, а не до електронних таблиць даних, оскільки вони краще розкажуть історію проекту.

№ 2 Способи зробити звітність про проект в управлінні проектами осмисленою

Для того, щоб ваш звіт про управління проектами був більш значимим, важливо, щоб ви передавали лише достатню кількість інформації у міру необхідності. Передаючи цю інформацію, яка надається на площині та на плиті, важливо, щоб ви все-таки дотримувались певної настанови; в іншому випадку є хороший шанс, що ви граєте з даними та інформацією всюди. Щоб ви могли витратити менше часу на складання звіту і зробити його переконливим для читача, вам потрібно дотримуватися рядків, які ви малюєте, та надати відповіді на наступні зауваження:

  • Робота завершена

Зазначте у своєму звіті те, що сталося за тиждень, або встановіть вікно часу, яке вимагається вашим звітом, скажімо, за два тижні або місяць. Проведіть резюме всього сказаного та зробленого у світі вашого проекту у своєму звіті. Тоді ви зможете масштабувати свій прогрес і відповідно мати уявлення про те, що буде далі.

  • Що далі

Перетворіть свою концентрацію на наступному етапі проекту та переконайтеся, що у вас є звіт про управління проектом із зазначенням плану дій, який має відбутися після того, як ви детально ознайомилися з перемогами та програшами за минулий обліковий період часу. Зберігайте повідомлення, що не відображається, і не фокусуйте та не збільшуйте певну область свого звіту. Хоча вам потрібно зануритися в деталі для себе як керівника проекту, звіти, які виходять іншим особам проекту, можуть не потребувати такого рівня детальної інформації. Знайте свою аудиторію і відповідно складіть звіти.

  • Перешкоди

Передбачте проблеми, які ви передбачите, і перерахуйте їх у своїх звітах. Деякі звіти можуть не мати поняття перелічених питань, але, коли це можливо, переконайтеся, що ваші зацікавлені сторони знають, що ви взяли до уваги проблеми або перешкоди, з якими ви можете зіткнутися під час виконання певного етапу вашого проекту. Повідомте про це за допомогою планів дій, які можна розгорнути після стикання цих перешкод.

  • Намалюйте тенденцію

Тримайте завжди під рукою графік прогресу і переконайтеся, що у вас є тенденція до кожного починання, яке ви здійснили. Продовжуйте це, і у вас буде імпульс для догляду. Запропонувати ключові показники ефективності показують спосіб управління вашим проектом, і це допоможе вам неодмінно звітувати з управління проектами.

Статті рекомендацій

Це керівництво до звіту з управління проектами. Тут ми також обговорили топ-5 типів інструменту звітності управління проектами. Ви також можете переглянути наступні статті.

  1. Топ-6 типів офісу управління проектами (PMO)
  2. 7 дієвих корисних кроків для вибору правильного набору членів команди проекту
  3. Топ 7 важливих інструментів управління проектами з відкритим кодом
  4. Кращі 10 кроків управління проектами як шлях до кар’єри
  5. 4 Ефективний та корисний спосіб вирішити проблеми зі складними членами команди
  6. Дивовижні запитання щодо інтерв'ю щодо управління проектами