Вступ до планування та планування проектів

" Планування проектів і планування", хоча і окремі, є двома сторонами однієї монети в управлінні проектами. По суті, "Планування проектів" - це питання вибору та розробки ефективної політики та методології для досягнення цілей проекту. Хоча "Планування проекту" - це процедура призначення завдань для їх виконання шляхом розподілу відповідних ресурсів у розрахунковому бюджеті та часових межах.

Основою планування проекту є весь проект. Навряд чи планування проекту зосереджено лише на завданнях, пов'язаних з проектом, дати початку / кінця проекту та залежність проекту. Таким чином, "проектний план" - це вичерпний документ, який містить цілі проекту, обсяг, витрати, ризики та графік. А графік проекту включає передбачувані дати та послідовні завдання проекту, які потрібно виконати.

Планування проекту

Етап планування проекту стосується:

  • Розробка проекту, щоб зробити його готовим до інвестицій
  • Визначає завдання / завдання, необхідні для досягнення цілей проекту

Етапи планування проекту

Нижче наведено етапи планування проекту:

  1. Визначення основних спонсорів проекту та зацікавлених сторін для визначення основи обсягу проекту, бюджету та термінів виконання проекту.
  2. Після зарахування вимог до зацікавлених сторін, визначення пріоритетності / встановлення цілей проекту.
  3. Визначення результатів проекту, необхідних для досягнення цілей проекту.
  4. Створення графіку проекту.
  5. Визначення проектних ризиків, якщо такі є, та розробка відповідних планів пом'якшення.
  6. Повідомлення та презентація плану проекту зацікавленим особам.

Переваги планування проекту

  • Карта маршруту: План проекту пропонує дорогу, яка дає напрям проекту від початку до кінця.
  • Документування вимог замовника: чітко сформульований план проекту дозволяє записувати вимоги замовників у документально підтвердженому вигляді. Це дає точний напрямок замість того, щоб покладатися на припущення, які можуть бути невірними та можуть призвести до помилок проекту.
  • Автономія завдань: планування дає можливість задавати завдання певним членам команди та надає самостійності. Команда відчуває почуття відповідальності та власності на успіх чи провал проекту. Отже, це закликає їх працювати краще або спонукає їх до несуперечливих результатів.
  • Оцінка ресурсів: Планування є життєво важливим, як і певним чином, воно дозволяє нам оцінити ресурси, витрати та час. Він дає рішення про будь-які затримки, якщо кілька членів працюють над різними проектами одночасно.
  • План пом'якшення наслідків: План проекту дає змогу прогнозувати ризики, якщо такі є, та відповідно планувати стратегії пом'якшення.
  • Визначення можливостей працівника: Етап планування дає змогу виявити працівників з певними наборами навичок або досвідом. І коли завдання будуть призначені, члени команди проходять підготовку на відсутність наборів навичок або або покращуються на ті, якими вони володіють.
  • Сильні сторони та недоліки попередніх проектів: Плани проектів також допомагають аналізувати та вдосконалювати або вивчати попередні записи проекту та полегшують прийняття рішень.

Планування проекту

Етап планування проекту стосується:

  • Оцінка необхідних людських ресурсів та матеріалів на кожному етапі проекту; і приблизний розрахунковий час для виконання кожного з цих завдань.
  • Позначає дату початку та закінчення кожного завдання проекту та логічну взаємозв'язок між різними проектними завданнями / заходами.

Етапи планування проекту

Нижче описані етапи планування проекту:

  1. На основі обсягу проекту, розробити та розробити TBS (Структура розбиття завдань).
  2. Визначте завдання, пов'язані з проектом.
  3. Визначте людські ресурси та матеріальні реквізити
  4. Оцініть приблизний час, необхідний для кожного завдання
  5. Виділення ресурсів
  6. Проаналізуйте детальний графік
  7. Контролюйте та керуйте графіком

Переваги планування проекту

  • Скорочує час виконання проекту : План-графік проекту містить завдання завдань, які необхідно виконати пріоритетно або одночасно з іншими завданнями. Це інформує членів команди про це та запобігає затримкам або відкладенню завдань, тим самим скорочуючи час виконання.
  • Скорочення витрат: Це дозволяє контролювати ресурси, запобігаючи перекриванню завдань. Це також призводить до ефективного використання ресурсів і повертає непотреблені ресурси в часі, тим самим скорочуючи витрати.
  • Полегшує продуктивність: Оцінюючи логічну взаємозв'язок між завданнями, ресурси, які не використовуються оптимально, можуть бути призначені на додаткові завдання, тим самим підвищуючи продуктивність.
  • Заздалегідь передбачте проблеми: точний графік проекту дозволяє заздалегідь передбачити будь-які проблеми, що стосуються або, надмірного використання ресурсів, або забезпечує їх оптимальне споживання.
  • Встановлення мети: План-графік проекту дозволяє нам ставити цілі, короткострокові або довгострокові, надаючи напрямок та бачення під час виконання проекту. Це також дає змогу всім в команді усвідомити вказівки та методи досягнення цих цілей. Без графіку проект був би нечітко визначений. Таким чином, роблячи громіздким управління та впорядкування завдань, щоб успішно виконувати їх.
  • Поточні оновлення та сповіщення про хід: Розклад проекту - це ескіз, який поступається місцем проекту. Проект може зазнати певних викликів, однак, якщо немає маршрутної карти, як проект рухатиметься в правильному напрямку? У такому випадку графік проекту допомагає оцінити, наскільки проект був поза треком та можливі шляхи його наведення в правильному напрямку.

Висновок

Очевидно, що "планування та планування проектів" йде рука об руку та є основою управління проектами. Коротше кажучи, «Планування проекту» - це детальний процес, який включає всі деталі проекту, від його початку до завершення. І «Графік проекту» - це трекер, який відстежує послідовність та виконання завдань, пов'язаних з проектом.

Графік проекту повідомляє / повідомляє команду проекту про будь-які затримки або якщо проект має неправильне спрямування. Це живий документ, потребує періодичного оновлення та запису. Інструменти та методи, розроблені для планування проектів, - це "Структура розбиття завдань", "Обсяг роботи" та "Метод критичного шляху", скорочено відповідно "TBS", "SOP" та "CPM". Тоді як у графіку проекту використовуються програмні засоби та методи, такі як "PERT" (Техніка огляду програми оцінки), діаграми Ганта, діаграми Парето та інші ілюстративні мережі.

Проект є незавершеним і не може бути успішним без чітко розробленого плану проекту та точного планування проекту. Досягти важливих етапів проекту, спланувати та скласти його!

Рекомендовані статті

Це посібник із планування та планування проектів. Тут ми обговорюємо планування та планування проекту, а також етапи та переваги. Ви також можете переглянути наступні статті, щоб дізнатися більше -

  1. Приклад планування проекту
  2. Обов'язки керівника проекту
  3. Навички для керівника проекту
  4. Робота з управління проектами