Документація проекту
Проектна документація - це не просто проста робота, але вона може вважатися важливою навичкою, встановленою в сучасну епоху. Від коледжу до працюючих професіоналів, які працюють над проектами в найважливішій частині щоденного робочого дня, тому набуває важливого значення, щоб людина розуміла, як документувати, захищати та зберігати проект для підтвердження перевірки та подальшого використання. Якщо ще зі шкільного рівня, якщо люди вважають цю просту, але ефективну майстерність проектної документації та управління, це може додати багато ефективності та продуктивності в їхній професійній роботі.
З точки зору макроса проектна документація є невід'ємною частиною управління проектами. Можуть бути різні типи проектів у різних потоках, над якими працюють люди, документація може мати величезну користь та користь для менеджера проекту, оскільки:
- Він може бачити, чи були виконані всі вимоги проекту, якщо ні, то що робити.
- У разі виникнення питань він може простежити це до джерела питання та працювати над наданням конкретних рішень.
- Він може притягнути до відповідальності особи за виконану ним роботу, керівник проекту може простежити його до аналітика, який працював над проектом, з точки зору роботи, яку проводив аналітик, і коли вона була виконана.
- Це забезпечує і слугує доказом того, що зазначений проект справді був розроблений.
- У разі виникнення конфліктів та суперечок документи, що стосуються проекту, можна переглянути знову, а також можна використовувати для присвоєння права власності на проект його законному власнику.
- Просто пройшовши через менеджер документів, можна дізнатися про стан проекту та передбачуваний час його завершення.
- І нарешті, важливо, щоб проект був організований належним чином, легким для читання та адекватності.
В ідеалі керівники проектів дотримуються стандартизованих шаблонів, які раніше використовувались для документації; ці шаблони є успішними проектами, які здійснювалась фірма в минулому. Плани проектів, бізнес-кейси, статус проекту та вимоги часто використовуються для минулих проектів, які були успішними, оскільки це допомагає керівнику проектів зосередитись на їх компетентності, ефективності та продуктивності, а також скоротити зайві документи, які важко відстежувати та керувати ними .
Нижче наведено короткий опис основних етапів життєвого циклу проекту, а також про те, як кожен етап формує основні документи проекту, які можуть бути використані для перевірки, подальших посилань та перевірки. 
- Звіт про техніко-економічну обґрунтованість - перед реалізацією проекту він проходить безліч випробувань з точки зору того, чи можливо виконати цей проект та перенести його на етап реалізації. Здійснюється вивчення сучасних тенденцій та культури ринку, а також витрат та вигод, пов'язаних з проектом.
- Характер проекту - Він містить огляд проекту, згадує ключові компоненти та цілі проекту та слугує орієнтиром. Це допомагає менеджеру не раз повторювати ключові цілі.
- Специфікація вимог - в ній згадуються всі вимоги, необхідні для виконання проекту, робочої сили, фінансових ресурсів, технологічних ресурсів, сировини, конкретних наборів навичок, дозволів, правил та правил, затверджень на різних етапах проекту.
- Проектний документ - в ньому закладено структуру проекту, він зроблений таким чином, що сторонній людина легко зрозуміє, коли він переглядає проект. Він викладає архітектуру проекту.
- Робочий план / кошторис - у ньому викладаються часові рамки для різних компонентів проекту, зазначені компоненти потрібно закінчити у визначені терміни. Фактичний прогрес завжди порівнюється з цими термінами.
- Матриця простежуваності - допомагає простежити підзвітність аналітику, який працює над конкретними компонентами проекту, та до кого звертатися у разі виникнення проблеми.
- Програма для відстеження випусків - Він підтримує перелік усіх проблем, він також зберігає випуски та їхні рішення, які мали місце в минулому, так що у випадку появи проблеми знову рішення буде легко доступним
- Документ управління змінами - він фіксує фактичний прогрес і всі зміни, внесені в проект
- Тестовий документ - Він зберігає всі проведені тести та їх відповіді.
- Технічний документ - Він містить усі технічні вимоги з точки зору технології, конструкції та технічних умов.
- Функціональний документ - фокусується на тому, як виконувати різні функції та вказівки, яких слід виконувати під час їх виконання.
- Посібник користувача - Огляд усіх процесів, правил та правил. Як і стандартна операційна процедура.
- План переходу / розгортання - в ньому згадується, як проект буде перенесений від креслярської до виконання до виконання. Він охоплює всі кроки щодо того, як реалізувати проект.
- Закінчення передачі / завершення проекту - Проект завершено, а документи зберігаються для подальшого ознайомлення.
Вищезазначені моменти були ключовими сферами та джерелами проектної документації на різних етапах життєвого циклу проекту. Окрім вищезазначеного переліку, є деякі загальні проектні документи, які виникають у щоденних проектах, що проводяться на індивідуальному рівні або на рівні компанії.
- Графік проекту - згадує часові рамки, ресурси та витрати на проект.
- Управління ризиками - в ньому згадуються всі ризики, які можуть виникнути в проекті, ви можете ранжувати їх і відповідно розподіляти ресурси.
- Журнали випусків - згадуються всі операційні проблеми, що виникають, та їх рішення.
- Бюджет проекту - Найважливіший документ, вказується загальна вартість та очікувана віддача від бюджету.
- Звіт про стан - згадується стан завершення та основні етапи та наступні етапи.
- Звіти щодо забезпечення якості - Звіти щодо забезпечення якості важливі, оскільки ви переходите всі основні критерії перед впровадженням.
Таким чином, зрозуміло, що проектні документи мають величезне значення для успішного завершення проекту. Документи проекту повинні бути чіткими, простими, релевантними та відповідати рівню. Кожен проект - це різниця за розміром, обсягом, результатами та життєвим циклом. Цей проектний документ повинен відповідати проекту.
Проектні документи повинні полегшити життя керівнику проекту та всім, хто бере участь. У ньому повинні бути чітко вказані всі вимоги, ризик, ресурси, щоб усі зацікавлені сторони знаходилися на одній сторінці.
Рекомендовані статті
Це було керівництвом щодо проектної документації. Тут ми обговорили документи проекту, що виникають у щоденних проектах. Ви також можете ознайомитися з іншими запропонованими нами статтями, щоб дізнатися більше -
- Інструменти управління проектами Google
- Що таке Agile Project Management?
- Інструмент управління проектами Джира
- Питання інтерв'ю з управління проектами
- Тематичне дослідження в галузі управління проектами