10 найкращих ефективних способів зустрічей один на один із працівниками

• Ознайомлення з зустрічами один на один із працівниками

Ознайомлення з зустрічами один на один із працівниками

Зустрічі один на один із працівниками можуть бути справді важливим для вас, коли ви дізнаєтесь більше про членів вашої команди та зрозуміли їхні стилі роботи, а також те, як вони вирішують свої повсякденні проблеми на роботі. Як керівники проектів, ми завжди прагнемо підтримувати ефективні ці зустрічі один на один із працівниками та давати їм результати, які ми передбачаємо для членів нашої команди та для наших команд, таких як кар’єрний розвиток та плани дій щодо напрямів розвитку. Але десь внизу ми завжди знаходимо або пропущені ці зустрічі, або ще гірше, ми не проводимо їх так, як вони повинні бути проведені.

Незалежно від того, чи ви досвідчений керівник проекту, чи новоспечений керівник проекту, ці зустрічі один на один з працівниками наразі не приносять вам користі, і ви відчуваєте, що вони є лише марною тратою часу для вас та членів вашої команди. Ви вважаєте, що годину можна використати краще, ніж витрачати її на прослуховування чи поради членів вашої команди.

Щоб очистити атмосферу навколо цього ефективного інструменту, який полягає у зустрічах один на один із працівниками, я придумав цю статтю, яка пояснить вам важливість цих зустрічей один на один із собою та як ви можете зробити їх ефективними, щоб отримувати користь у достатку.

Важливість зустрічей один на один із працівниками

Під час перебування на посаді менеджера проекту я зіткнувся з багатьма колегами з різкими розбіжностями у їхній думці щодо важливості та зручності проведення зустрічей один на один. Деякі просто не вкладалися у всю концепцію регулярних зустрічей з членами своєї команди, щоб обговорити результативність та проблеми, якщо такі є. Вони вважали, що ці зустрічі на роботі абсолютно марні та надзвичайно трудомісткі. У той час як інші хотіли, щоб завжди дізнатися більше про масштаби зустрічей один на один, і були впевнені, що їм потрібно знати, як досягти ефективності такого роду домовленостей про зустрічі, оскільки це допомагає їм справлятися зі своїми членами команди та знати їх результати на регулярній основі.

На мою думку, я розглядаю зустрічі один на один як платформу для чудового обміну інформацією та інноваційними ідеями. Це така зустріч, яка допомагає двом окремим людям зрозуміти та дізнатись більше один про одного, якою вони сприймають організацію та як вони розглядають серйозні проблеми чи інколи власні розчарування на своєму робочому місці. Я б не маніпулював зустрічі один на один лише з метою роботи членів команди, а й для того, щоб розвиватися та дізнаватися більше про бізнес, членів команди та про те, як вони можуть об'єднатись у великий внесок.

Зустрічі один на один призначені виключно для того, щоб члени команди висловлювали думки та душі, і це прекрасна можливість для керівників проектів завести чудову розмову, щоб допомогти перетворити членів своєї команди на зростаючих зірок у межах проектів, які вони здійснюють.

Рекомендовані курси

• Програма з аналізу точок функцій
• Курс онлайн інструментів зі зменшення відходів
• Навчання онлайн-сертифікації з управління розкладом проектів

Переваги зустрічей один на один із працівниками

У цьому розділі я перелічу переваги, які я особисто бачу, коли я зустрічаюся із зустрічей із персоналом один на один. Можливо, буде набагато більше переваг та контрастних побічних ефектів від цих зустрічей. Ці побічні ефекти здебільшого пов’язані не з тим, як призначені збори, а залежать від способу їх проведення. Перш ніж ми дізнаємося про ці 10 дивовижних способів проведення зустрічей один на один, ми розглянемо перелік переваг, які я склав для вас.

• Перевірка працездатності - це чудовий час для вас, щоб оцінити і запитати членів вашої команди, що вони думають про свою власну виступність і куди вона йде звідси.

• Самоперевірка співробітників - Коли розмови збільшуватимуться, ви зможете допомогти їм ввести свій власний стиль роботи та допомогти їм керувати щоденною роботою відповідно до їх зручності.

• Розкриття проблем та проблем - Ви зможете дати їм можливість у приміщенні для нарад поговорити про проблеми та проблеми, з якими вони стикаються, та проблеми, з якими стикається команда. Будьте їм довіреною особою.

• Моніторинг рівня мотивації - З урахуванням тривалості роботи член вашої команди неодмінно збирається вилити свої почуття щодо цієї рольової ролі вам. Потім ви можете перевірити їх рівень мотивації, коли вони говорять з вами про роботу, яку вони виконують.

• Прихильність до моніторингу роботи - ці зустрічі з працівниками - це чудовий шанс попросити майбутніх устремлінь, будь то залишатися та розвиватися в організації чи переходити до наступної роботи, яку вони знайдуть. За допомогою цього ви можете оцінити рівень їх зобов'язань і на основі цього прогнозувати штатні плани.

• Платформа для вдячності - Якщо вони зробили щось, що варто згадати, за минулий тиждень або після того, як ви востаннє зустрічалися з ними на зустрічі один на один, переконайтесь, що ви вітаєте їх та заохочуйте їх продовжувати піднімати планку вище.

• Планування районів їх розвитку - кожен з нас має сфери розвитку, над якими потрібно опрацювати, щоб наблизитися до оптимальної якості роботи. Складіть схеми SMART з членом вашої команди та домовтеся про ці роботи.

• План дій - Виходячи із своїх планів розвитку, переконайтеся, що ви попросите їх скласти протоколи засідання, всі разом із пунктами дій, які потрібно перевірити та оцінити на наступній нараді.

• Нові ідеї та інновації. Ці зустрічі з працівниками можуть стати найкращим місцем для збору нових ідей та інноваційних думок, які проходять через розум членів вашої команди. У більшості випадків саме завдяки цим членам команди ми отримуємо приголомшливі та креативні рішення наших остаточних проблем та проблем.

• Зв'язок з ними - Ця одна година може бути найкращим часом для особистої зв'язку з членами вашої команди. Ви навіть можете встановити час, щоб поговорити про випадкові симпатії та неприязні, щоб створити зв'язок і знайти зв'язок, коли справа стосується спільної роботи.

• Відгуки про ваше керівництво - Ці зустрічі з працівниками - це чудові можливості попросити членів вашої команди надати вам зворотній зв'язок. Кожному потрібно покращити багато аспектів своєї роботи, а ознайомлення з ними зі своїх звітів може бути чудовою справою. Попросіть їх бути такими ж відкритими та прозорими, як вони хотіли б, щоб ви були з ними.

Поради щодо великої зустрічі один на один

Оскільки ми накопичили багато переваг, які випливають із проведення зустрічей із персоналом один на один, наступним нашим кроком є ​​розуміння того, як ми можемо ефективно проводити одну, а потім дві, а потім і багато інших. Нижче наведено 10 дивовижних порад щодо проведення чудової зустрічі один на один із членами вашої команди.

1. Розклад! Розклад!

Найпоширеніша помилка, яку роблять менеджери - це дотримуватися розкладу з членами своєї команди та не дотримуватися цього. Планування дійсно є дуже важливим аспектом у світі зустрічей один на один із працівниками. І менеджери, і члени їх команди повинні спільно співпрацювати та робити успішну зустріч, вчасно та дотримуючись цих графіків.

Зустрічі на роботі один на один можна планувати з різною частотою: щотижня, щомісяця або щокварталу. Хоча щоквартал є найменш переважним і може збігатися з проектом організації щоквартальних оглядових зустрічей на роботі для спілкування, тижневі виставки є найбільш перспективним і найбільш бажаним часом проведення цих зустрічей на роботі один на один.

2. Чіткий та точний порядок денний

Визначення порядку денного проведення зустрічі один на один в перші кілька хвилин зустрічі є надзвичайно важливим. Важливо, щоб порядок денний був чітким, точним та, бажано, тим, який створив сам працівник. Це дасть їм змогу контролювати те, що вони мають сказати, таким чином, приводячи до чудової розмови та належного використання часу. Після того, як працівник підготує порядок денний, вам потрібно буде ознайомитись з цим, і обидві сторони повинні ретельно погодити його, перш ніж продовжувати. Це дає змогу ще більш ефективно вести зустріч.

Часто менеджери створюють фіксовані шаблони для членів своєї команди, які слід виконувати, визначаючи порядок денний. Цей шаблон повинен містити широку категоризацію часу, і кожен розділ може містити думки та ідеї члена команди.

3. Виберіть нейтральну настройку

В основному сьогодні організації мають дуже відкрите місце для сидіння, де вони уникають кабін та кабін серед своїх співробітників, щоб сприяти цінності відкритості та прозорості. Це дозволяє проводити багато обміну інформацією між членами команди. Застосовуйте цю відкритість та прозорість навіть при роботі на зустрічах один на один на роботі та вибирайте або офіс вашого працівника для зустрічі, або загальний зал / засідання для обговорення.

Уникайте зустрічей у вашому кабінеті, якщо у вас немає відкритої системи у вашому офісі, тоді як ви все ще підтримуєте ієрархію та декор в організації.

4. Застосовуйте Правило 60-40

На мою думку, я назвав це правило як правило 60-40, щоб вказати, хто може говорити скільки, коли триває нарада. Тут, як орієнтовне, 60 відсотків від зазначеного часу повинен використовуватись членом команди під час зустрічі один на один. Це дасть їм достатній контроль над тим, що вони мають сказати, і вони можуть це зробити вільно, не поспішаючи, що відбувається поза зал засідань.

Ви можете порадити їх протягом решти 40 відсотків часу та допомогти їм орієнтуватись, коли вони вирішують проблеми, з якими стикаються, або мають рекомендації щодо ідей, якими вони поділяються. Завдяки такому балансу, який проводиться в рамках робочих зустрічей один на один, він може забезпечити розширення можливостей співробітників у вашій команді, і ви, безумовно, отримаєте високу оцінку як відмінного менеджера.

5. Тримайте цифри готовими

Аркуші результативності та щотижневі або щомісячні цифри повинні бути готовими і повинні бути ретельно вивчені перед тим, як зробити тире на зустріч один на один із членом вашої команди. Таким чином у вас буде міцна основа для того, про що ви повинні говорити, і за що відповідає ваш член команди. Не ускладнюйте речі графіками або діаграмами, а ввімкніть себе основними числами різних факторів, на яких ґрунтується результативність роботи команди.

Переконайтеся, що у вас є шаблон або ви поділитесь звітом з членами своєї команди перед їхніми зустрічами один на один на роботі та попросіть їх також пройти їх. Переконайтеся, що вони розуміють свої власні номери виступу, і дозвольте запитати вас, чи є щось незрозуміле чи помилкове.

6. Поділ і правило

Розділіть свою зустріч на секції та збережіть час для кожного з цих розділів. Переконайтесь, що ви повідомляєте членів вашої команди цих розділів і просите їх дотримуватися їх розкладу в рамках зустрічей один на один. Ідеальні зустрічі один на один мають такі розділи:

• 15 хвилин - крейда і узгодження порядку денного
• 15 хвилин - Дозвольте члену вашої команди поговорити про їхню ефективність, проблеми та проблеми та речі, що стосуються їх безпосередньої роботи
• 15 хвилин - Дозвольте консультувати та деталізувати результати та проблеми, що виникають навколо члена команди, і допоможіть їм вказувати та підтримувати, використовуючи плани та плани дій SMART
• 10 хвилин - Дозвольте члену вашої команди говорити про ідеї та нововведення та будь-які відгуки, які вони мали б для вас

7. Шаблон зустрічі

Зберігайте фіксований шаблон наради та залишайте в ньому місце для спеціальних питань та відповідей чи проблем, крім звичайних завдань, які виконує член команди. Дозвольте шаблону зустрічей один на один бути досить гнучким, щоб відповідати потребам багатьох членів вашої команди. Всі вони різні люди і не повинні обмежуватися жорстким шаблоном.

8. Натисніть підзвітності

Наприкінці зустрічі "один на один" важливо, щоб ви закріпили відповідальність на столі разом із планом розвитку. Маючи підзвітність, вам доведеться отримати щось дійсне з наради. Відповідно до відгуків та сходинки успіху, про які йшлося, чи ідеї та нововведення, які були підкреслені, переконайтесь, що члени вашої команди діють на них та перетворіть ці розмови та ідеї на корисні дії.

Складіть цю частину протоколу наради та дозвольте члену вашої команди надсилати офіційну електронну пошту із зазначенням протоколу наради разом із узгодженою відповідальністю.

9. Що відбувається в залі засідань, залишається в залі засідань

Переконайтесь, що ви не оприлюднюєте публічні дискусії, які відбуваються між вами та членом вашої команди. Якщо вони є діловими питаннями та ідеями, дозвольте члену вашої команди зробити достатню кількість дій щодо них і не покладайтеся на те, щоб розповсюдити слово самостійно, якщо це не стосується і не потрібно.

Усі особисті дискусії та цілі та напрямки розвитку повинні суворо бути між вами та членом вашої команди та використовуватись лише як ви вважаєте за потрібне. Уникайте використання інформації, яку ви отримуєте під час зустрічей один на один, під час роботи на громадському форумі та для власної вигоди. Член вашої команди довіряв вам; поважай це.

10. План дій для себе

Необхідно не лише члену вашої команди розробити план дій, але оскільки ви є лідером між двома, є кілька кроків, які навіть вам потрібно буде зробити для того, щоб розвиток вашої команди переважало.

Складіть план дій, щодо якого ви будете діяти на користь члена вашої команди та бізнесу, який повернеться як користь для вас. Будьте зосереджені на тому, щоб допомогти членам вашої команди досягти успіху. Це буде і ваш успіх.

Рекомендовані статті

Це керівництво для зустрічей із працівниками один на один справді може стати для вас важливим часом, щоб дізнатися більше про членів вашої команди та зрозуміти їхні стилі роботи. Це наступне зовнішнє посилання, пов’язане з зустрічами з працівниками.

1. 12 підказів з мови тіла для ділових зустрічей
2. 3 видатні поради! Як провести ефективні зустрічі?
3. 6 Інтранет-можливостей для успішного спілкування з працівниками