Проектна пропозиція проти Хартії проекту - У цій статті я сподіваюсь скласти документаційну базу для проекту та наскільки важливо знати різницю між багатьма документами, що надходять у проект та виходять із нього, серед членів групи чи зацікавлених сторін.

Як зазначається в заголовку, ця стаття спрямована на відганяння темряви від окремих документів, Статуту проекту та проектної пропозиції. Ці два найважливіші документи, хоч і дуже схожі, займають дуже різні позиції в рамках проекту, а його роботи та їх цілі також різноманітні.

Давайте вирушимо у світ дивовижного управління проектами та створимо систематичні процедури для забезпечення безперебійного функціонування у напрямку досягнення цілей та завдань бізнесу бізнесу.

Проектна пропозиція проти Інфографіки Статуту проекту

Документи для проектів

Добре задокументований проект - це проект, який систематично спрямовувався та спрямовувався в той бік, куди він повинен був очолити, з метою досягнення цілей та завдань компанії.

Якщо є документації, спеціально розроблені для проекту, вищому керівництву стає дуже легко маневрувати проектом і точно перевіряти та порівнювати провадження.

Для управління цим завданням та для рівномірного відстеження проекту, як тільки зміни будуть впроваджені, документи стануть у нагоді, щоб можна було перетворити їх на вказівки чи тематичні дослідження. По суті є 9 важливих документів, які потрібно використовувати в проекті. Вони такі:

  1. Проектна пропозиція - Початок проекту - це проектна пропозиція, яка є всеосяжною та переконливою, деталі в цьому документі виправдовують інвестиції, необхідні для досягнення проекту.
  2. Статут проекту - це мандат, який перетворює ідею на реальну роботу керівника проекту.
  3. План управління проектами - Це охоплює всі необхідні подробиці про весь проект, що полегшує керівнику проекту перегляд етапів та планів.
  4. Журнал дій - це як список завдань для всіх членів команди за виконання різних завдань у визначені дні.
  5. Регістр ризиків - Подібно до журналу дій, це лічильник ризику, включаючи всі ризики, яким піддається проект.
  6. Звіти про стан - це збірка звітів, яка точно розповідає, де знаходиться проект у поточний момент та скільки його ще залишилось для досягнення мети проекту.
  7. Бюджет - Документ із цифрами, який містить усі рахунки плануваного бюджету для проекту. З фінансової сторони цей документ містить усі важливі цифри.
  8. Огляд засвоєних уроків - Уроки, засвоєні з часом проекту, можна включити сюди, щоб ці уроки можна було впровадити на подальших етапах проекту чи інших проектах в організації.

Призначення документа для проектів

Ми завжди ненавидимо документувати все, що робимо, тому що саме стільки тексту потрібно написати, і охопити та прочитати. Це робить нас громіздкими для того, щоб робити та керувати проектами, які приходять на наш шлях.

Завдяки такій кількості тексту та аналізу, графіків та графіків, які проводять кругообіг, зберігання документів вирішено цю проблему, а керівникам проектів так само легко підтримувати простежувальну здатність проекту.

Досвідчені керівники проектів гарантують, що для їхніх проектів є стандартні шаблони для зберігання документів. Успішні шаблони проектів можна періодично використовувати на основі проекту-проекту.

Завдяки шаблонам, менеджери можуть дуже добре зосередити свою основну відповідальність за управління всім проектом, а не покладатися на важку документацію та накопичення та сегрегацію даних.

На кожному з наступних етапів ви можете знайти документацію як основну частину проекту, яка йде рука об руку з комунікаційним елементом проекту:

  1. Ініціація - техніко-економічний аналіз, проектна пропозиція, статут проекту
  2. Планування - специфікація вимог, проектний документ, план управління проектом
  3. Виконання - журнал дій, журнал видань, звіти про стан
  4. Контроль - тестовий документ, управління змінами
  5. Закриття - технічний документ, функціональний документ, огляд засвоєного уроку, документ про передачу

З усіма основними поняттями та призначенням документації перед вами тепер ви можете ознайомитись із деталями, які розповідають, що саме є статутом проекту та пропозицією проекту та що їх відрізняє.

Що таке Статут проекту?

Характер проекту, відомий як документ про визначення проекту або посилання на документ про повноваження, - це заява, яка чітко визначає сферу, цілі, завдання та команди, що беруть участь у проекті.

Характеризуючи цілі проекту, статутний проект передбачає такі основні функції:

  • Попереднє розмежування ролей та обов'язків, які грає кожна особа під час розгляду проекту
  • Визначення основних зацікавлених сторін або власників проектів та спонсорів проектів
  • Визначення обов'язків та ролей, які виконує керівник проекту

Хартія проекту - це в більшості випадків короткий документ, який використовується для посилання на обов'язки, які необхідно позначити для різних ролей у межах проекту. Вони є витягами детальних документів, таких як проектна пропозиція. Це належним чином розглядається як стандартна найкраща практика в галузі.

Крім розмежування ролей та обов'язків окремого проекту, статутний проект є довідковим документом для наступних цілей:

  • Мета або причини здійснення проекту
  • Проблема, спрямована на вирішення
  • Цілі, на які спрямований проект
  • Обмеження проекту
  • Шляхи та засоби досягнення рішення
  • Ідентифікація команди та зацікавлених сторін проекту
  • Предмети, які є в межах сфери та поза сферою застосування
  • Оцінка ризику за проектом
  • Переваги, які проект принесе
  • Огляд бюджету на високому рівні

Ці цілі є детальними складовими статуту проекту та можуть містити всі або кілька цих елементів. Статут проекту залишається основним та основним документом протягом усього життєвого циклу проекту та вкладає певний рівень важелів та повноважень керівнику проекту, який є власником цього документа.

Статут проекту рідко змінюється і його потрібно періодично переглядати керівник проекту, щоб відстежувати, чи дотримується ціль і чи є якісь поточні відхилення від плану.

Статут проекту розробляється після затвердження проектної пропозиції та безпосередньо до визначення обсягу проекту. Це дотримується природного порядку затвердження та ієрархії затвердження бюджету.

Ефективний статут проекту - це той, який розміщується на одній сторінці розміром A3, для доцільності та легкого розуміння та простеження. Інші статутні проекти можуть бути складені і на текстові текстові документи.

Отже, якщо вам потрібно знати, як виглядатиме проект з високого рівня або з пташиного польоту, ви можете ознайомитись із статутом проекту.

Що таке проектна пропозиція?

Технічна пропозиція або проектна пропозиція - це дуже переконливий документ, який має на меті переконати групу зацікавлених сторін, вищий керівний персонал та інвесторів у вірогідності того, що проект вирішить дане питання.

Це знову-таки простий, але детальний документ, який має в собі такі цілі:

  • Визначає роботу, яку потрібно виконати
  • Пояснює причину проекту та те, що він спрямований на вирішення
  • Переконує та переконує читачів, що команда готова до проекту та здатна підбити її до її успішного завершення
  • Пояснює план управління та наскільки він складний
  • Забезпечує панель наявності доступних ресурсів для завершення проекту в межах заданого бюджету та відведеного часу

Порада №1 : Для того, щоб зробити все це та мати можливість викласти свою точку зору перед панеллю, необхідно переконатися, що пропозиція набирає балів 10 на 10 щодо її зовнішності.

Професіонали на панелі повинні бути впевнені у необхідності проекту та потребують достатньо вагомих причин для того, щоб залучити свої гроші на нього. Професійний тон потрібно підтримувати весь час, а документ повинен бути легкодоступним.

Порада №2 : Окрім зовнішності, другим найважливішим елементом проектної пропозиції є її ідея. Важлива пропозиція детально систематизована і має чіткий план дій, який проект буде контролювати.

Чим технічніше ваша пропозиція, тим краще для організації. Резервне копіювання даних та вмісту фактами та цифрами може допомогти підвищити пропозицію.

Проект потрібно узгодити з цілями, поставленими організацією, щоб повністю відповідати його потребам. Вирішити проблему, що перебуває поза бортом, у напрямку, яким керує компанія, може бути абсолютно безглуздим.

Що потрібно включити до проектної пропозиції

На відміну від статутного проекту, який є витягом переважно проектної пропозиції чи заяви про роботу, проектна пропозиція є досить детальним документом, не випускаючи багатослівності. Формат зазвичай складається з макета та типографії, що тягне за собою.

Макет з одного погляду повинен включати використання графічних ілюстрацій. Це можуть бути будь-які з наступних елементів:

  • Графіки
  • Діаграми
  • Фотографії
  • Креслення
  • Діаграми

Ці ілюстрації насправді є фактами та цифрами, зібраними у набагато більш складеному та зрозумілому для цього вигляді. Опис кожної ілюстрації має лежати в основі та має містити важливі нюанси, які зображує графіка. Це полегшить читання і повинно спонукати колегію повірити, що проект, зрештою, дуже добре продуманий.

Використання таблиць також може підвищити читабельність та чіткість тексту та вкаже читача на швидке прийняття обґрунтованого та чіткого рішення.

Типографія повинна містити впорядковані заголовки і повинна підтримувати хороший потік до змісту. Невмілий вміст не відповідає цілі проекту та може призвести до відхилення чи перероблення проектної пропозиції.

Різниця між Хартією проекту та Проектною пропозицією (300)

Після того, як проектна пропозиція буде санкціонована і затверджена, проект вважається офіційним і може бути розпочатий негайно, або як це передбачено пропозицією. Це коли офіційний керівник проекту офіційно оформляється та розробляється статут проекту.

Наступна таблиця містить ролі статуту проекту проти ролі проектної пропозиції. Зауважте, що цей список не є вичерпним і може містити ще багато властивостей, занесених до пояснень, наведених вище:

Бали, які слід пам’ятати

  • Документація є ключовим аспектом будь-якого проекту, будь-якого технічного чи будь-якої іншої галузі, і його слід дотримуватися з метою адміністрування та статусу проекту.
  • Кожна фаза або етап проекту має щонайменше один документ, який виконується.
  • Ефективні та досвідчені менеджери зберігають шаблони, щоб їх використовувати у різних проектах. Шаблони успішного проекту можуть бути використані в поточному проекті для підвищення ефективності та довіри до процесів.
  • Насправді існує 9 основних проектних документів, які повинні бути частиною проекту для його безперебійного функціонування та відстеження.
  • Докладність має бути обмежена в проектних документах, оскільки їх слід спрямовувати і в основному використовувати для оновлення або запису подій та результатів.
  • Характер проекту та проектна пропозиція - це відмітні документи, які використовуються в життєвому циклі проекту та повинні бути частиною проекту. Вони підпадають під категорію основних документів.
  • Статут проекту не може бути санкціонований до отримання затвердження для проектної пропозиції.
  • Бюджетування має бути частиною обох документів, оскільки це головний рушійний фактор ідеї бізнесу до проекту.

Сподіваюсь, що зараз ви все готові зі своїми знаннями щодо документів і, особливо, з використанням статуту проекту та проектної пропозиції. Слідкуйте за цим простором, щоб отримати додаткові поради щодо управління проектами та їх продуктивності.

Рекомендовані статті

  1. Дізнайтеся про захоплюючі безкоштовні функції Excel - графіки та графіки
  2. Питання інтерв'ю з управління проектами
  3. Методи управління проектами