План управління комунікаціями - Список планів з їх різними типами

• Огляд плану управління комунікаціями

Огляд плану управління комунікаціями

План управління комунікацією є невід'ємною частиною плану управління проектом, де процес збирання, генерації, запису та розповсюдження інформації, необхідної зацікавленим сторонам, планується та повідомляється структурно.

Більшість проблем / обмежень, які виникають і не вирішуються в проекті, обумовлені розривом у спілкуванні. Для керівника проекту необхідний структурований спосіб або метод спілкування. План управління комунікацією є ключовим аспектом при підготовці плану управління проектом / статуту проекту.

Під час початку проекту метод чіткого визначення комунікацій або плану управління комунікацією повинен бути чітко визначений, щоб уникнути будь-якої форми перешкод. План управління комунікацією допомагає встановити потік інформації в проекті. У проекті, зокрема, присутні різні зацікавлені сторони. Менеджмент, менеджер проектів, багатофункціональні члени команди, постачальники, зовнішні агенції тощо.

Щоб проект був успішним, ефективне спілкування дуже важливо, а отже, і необхідність плану управління комунікаціями. У випадку житлового проекту менеджер проекту може сформувати план комунікацій із зацікавленими сторонами для інформування різних зацікавлених сторін про проект та звернення до них там, де потрібно їх втручання.

Перелік плану управління комунікаціями

Деякі плани управління комунікаціями з їх різними типами наведені нижче.

1) Зустрічі проекту -

Існують різні типи плану управління комунікацією для різних зацікавлених сторін проекту, такі як:

1. Зустріч з розгляду проекту (для топ-менеджменту)
2. Координаційна нарада проекту (для міжфункціональних команд)
3. Зустріч з переглядом постачальників (для постачальників)

• Зустріч з перегляду проекту:

Для передачі та надання інформації керівництву "наради з огляду проектів" можуть слугувати планом комунікації для інформування їх про різні аспекти проектів, наприклад, про хід проекту, стадію проектування проекту, призначення підрядників, питання зв'язку, місцеві питання, будь-які зовнішні фактори тощо. Це послужить інформаційною системою, яка буде інформувати їх про проект та дасть змогу втрутитися за потреби.

• Координаційна нарада проекту:

Для спілкування та надання інформації міжфункціональній команді можуть проводитись «координаційні зустрічі проектів», а питання / обмеження проекту можуть бути представлені членам команди на основі їхніх функціональних знань. Наприклад, для досягнення цілі, встановленої керівництвом та на основі умов сайту, потрібна зміна дизайну, тоді ці зустрічі можуть слугувати платформою для передачі їм інформації, і в той же час їм може бути надано рішення. Після закінчення таких засідань протокол повинен бути підготовлений та розповсюджений, щоб усі зацікавлені сторони були проінформовані про зміни.

• Зустріч з оглядом постачальника:

Для спілкування та надання інформації постачальникам, «наради з перегляду постачальників», що проводяться щотижня або щотижня, залежно від вимог проекту. На цій зустрічі постачальник може надати діаграми прогресу, аналіз тенденцій, прогнозування / прогнозування для балансової діяльності, щоб повідомити керівника проекту про сферу своєї роботи.

Щоб уникнути переполоху та забезпечити належну комунікацію, усі зустрічі, як було зазначено вище, мають чітко визначений порядок денний. Частоту також слід попередньо визначити. Кількість учасників має бути точним і мати правильних членів. Порядок денний повинен бути виконаний заздалегідь, щоб учасники були готові до зустрічі. Будь-які відхилення від пунктів порядку денного не повинні сприйматися. Керівник проекту повинен бути рушієм зустрічі, щоб уникнути відхилень.

Крім перерахованих вище формальних методів, іноді неформальні методи спілкування віч-на-віч або телефонна комунікація також допомагають вирішувати питання проекту.

Крім вищесказаного, план управління комунікаціями слід оновлювати як і коли це потрібно, залежно від вимог проекту.

2) Звіти про ефективність -

Для кожного проекту є звіти про результати діяльності, де інформація / дані записуються для спілкування із зацікавленими сторонами.

Різні типи звітів про ефективність:

1. Звіт про стан
2. Доповідь про хід роботи
3. Звіт про тенденції
4. Прогнозування (або) звіт про прогнозування
5. Звіт про відхилення
6. Звіт про зароблену вартість
7. Навчальний документ проекту

а) Звіт про стан:

• Ці звіти представляють поточну ефективність проекту у порівнянні з попередньою базовою лінією.
• Терміни розповсюдження цих звітів мають бути щоденними / щотижневими.

b) Звіт про хід виконання:

• Цей звіт описує загальну виконану роботу в конкретні часові рамки.
• У цій категорії є різні типи звітів на основі інтервалу тиражу.

S.No.	Тип звіту про хід виконання	Опис	Терміни обігу	Представлено
1	ДНР	Щоденний звіт про хід виконання	Щодня	Клієнт та внутрішня команда
2	WPR	Щотижневий звіт про хід виконання	Щотижня	Клієнт, середній менеджмент
3	MPR	Щомісячний звіт про хід виконання	Щомісяця	Клієнт, топ-менеджмент

c) Звіт про тенденції:

• Звіт про тенденції повинен позначати тенденцію до зростання або зменшення проекту, виходячи з прогресу
• Це типовий звіт керівництва, який розповсюджується / обговорюється щомісяця.

г) Прогнозування (або) Звіт про прогноз:

• Про прогноз або передбачуваний майбутній прогрес / результативність проекту повідомляється на основі поточного сценарію проекту.
• Попередній прогноз переглядається відповідно до вимог та подається / розповсюджується коли це вимагає Клієнт / Керівництво.

e) Звіт про відхилення:

• У цьому звіті порівнюється фактичний прогрес із базовою лінією та подані відхилення у вартості та часі.
• Цей звіт, як правило, розповсюджується разом зі звітом про тренди, тобто щомісяця.

f) Звіт про зароблену вартість:

• Цей звіт складається з обсягу, вартості та графіку заходів для оцінки ефективності проекту. Що розповсюджується щомісяця.

g) Документ про навчальний проект:

• Посилаючись на всі звіти про ефективність, готується загальний навчальний документ, який буде корисним для доступу до проекту, а також допомагає опрацювати пропозиції щодо майбутніх проектів.

3) Ескалація -

Всякий раз, коли виникають проблеми або ускладнення в комунікації з проектами, тоді виникає необхідність передати питання управлінням, якщо вирішення не може бути досягнуто / виконано у внутрішній команді проекту.

Що стосується гостроти питання, орган і час прийняття рішення повинні змінюватися таким чином:

Пріоритет	Суворість	Орган прийняття рішень	Час прийняття (робочі дні)
1	Значний вплив на проект, тобто, який може мати значний вплив на час та витрати.	Найвищий рівень управління	Протягом півдня
2	Середній вплив, який може вплинути на вартість або графік	Вищий менеджмент та середній рівень управління	Протягом 1 дня
3	Незначний вплив, який може затягнути терміни	Середній рівень управління	Протягом 2 днів
4	Немає впливу на проект, але є краща альтернатива	Середній рівень управління та керівництво проектом	Робота триває, альтернативні рішення розробляються та надсилаються на затвердження правлінню змін.

Рекомендовані статті

Це було керівництвом щодо плану управління комунікаціями. Тут ми обговорюємо Перелік плану управління комунікаціями з їх різними типами. Ви також можете ознайомитися з іншими запропонованими нами статтями, щоб дізнатися більше -

1. План проекту Microsoft
2. Загальні концепції управління якістю
3. Менеджер проекту з м'яких навичок
4. Зацікавлені сторони проекту
5. Тематичне дослідження в галузі управління проектами