Перевірка орфографії в Excel (Зміст)
- Перевірка орфографії в Excel
- Використання перевірки орфографії в Excel?
- Приклади перевірки орфографії в Excel
- Особливості перевірки орфографії у діалоговому вікні Excel
Перевірка орфографії в Excel
Перевірка орфографії - одна з важливих перевірок, яку слід зробити в Excel. Однак його часто ігнорують, оскільки більшість користувачів Excel має більшу кількість у порівнянні з текстами. Але це важливий інструмент, коли ми створюємо будь-який набір даних із текстовими значеннями, що зберігаються у клітинках робочої книги. Уявіть, у вас є набір даних, який ви повинні надіслати своєму клієнту / клієнту, і вони помітять у ньому велику кількість помилок друку, вся ваша наполеглива робота піде марно. Скільки б ви не працювали над їх аналізом даних і витрачали на це цілий тиждень. Отже, не ігноруйте це просто так. Я збираюся пояснити всі особливості перевірки орфографії, і це всі функції на невеликому прикладі.
Використання перевірки орфографії в Excel
Перевірка орфографії використовується для виявлення орфографічних помилок, помилок введення тексту чи будь-якого типу дублікатів слів (я поясню це на прикладі) в Excel. Це може бути корисним інструментом, коли ви неодноразово використовуєте деякі тексти в Excel. Хоча багато хто з нас грає з цифрами в програмі перевірки орфографії Excel відіграє вирішальну роль, коли ми створюємо деякі звіти та набори даних, які можуть містити тексти. Отже, ніхто не захоче бачити в ньому будь-яких помилок, або ви не хочете засмучувати своїх менеджерів / начальників такими помилками
Приклади перевірки орфографії в Excel
- На скріншоті нижче, у мене розмова між двома хлопцями збережена в Excel. Не йдіть зі змістом, це суто для того, щоб ви зрозуміли краще.
Знімок екрана 1
- У скріншоті 1 ви бачите, що існує багато помилок введення тексту та орфографічних помилок.
- Щоб запустити перевірку орфографії у цій конкретній робочій книжці, потрібно активувати комірки, у яких ви хочете перевірити орфографічні чи введені помилки, та перейти на вкладку «ОГЛЯД» на стрічці Excel і там ви знайдете опцію перевірки орфографії.
- Ярлик для запуску перевірки орфографії - це просто натискання кнопки «F7» з клавіатури після активації комірок / робочого аркуша.
Знімок екрана 2
- На наведеному вище скріншоті 2 ви можете помітити, що я вибрав клітинку A1 та параметр перевірки орфографії на вкладці огляду.
- Ключова точка: Якщо ви вибрали комірку А1, вона пройде через усі комірки по горизонталі, тобто всі стовпці першого ряду, потім переміститься до другого ряду і перевірить усі комірки стовпців у другому рядку (зліва направо), а потім переміститься до третього ряду тощо.
- Після переходу до останньої комірки, де зберігається будь-яке значення, і вона виявить будь-яку орфографічну помилку, з'явиться діалогове вікно написання орфографії.
- якщо ви хочете почати перевірку орфографії з іншого місця, давайте, наприклад, клітинку D5, вона просто пройде через усі клітинки рядка 5, а потім рядки під нею, і коли буде завершено всі рядки після D5, він запитає вас, "якщо Ви хочете продовжити перевірку на початку аркуша? ”. З'явиться деяке діалогове вікно, як нижче. Якщо ви вибрали так, він перевірить залишки комірок (у нашому випадку від A1 до D5) та покаже пропозицію. Щоб зрозуміти краще, я вибрав клітинку D5 і натиснув клавішу F7, зараз вона перевірить усі комірки після неї та дасть пропозиції щодо виправлення орфографії та після того, як він попросить перевірити залишки клітинок чи ні та працювати відповідно. Для кращого розуміння перегляньте нижче Скріншоти.
Знімок екрана 3
- Після натискання клавіші F7 після активації комірки B13 тепер з'явиться діалогове вікно перевірки орфографії з пропозиціями щодо виправлення.
Знімок екрана 4
- Результати виправлення комірки B13 за допомогою перевірки орфографії згадуються на скріншоті
Знімок екрана 5
- Після закінчення останньої комірки з виправленням (C13) вона попросила перевірити з початку аркуша. Як обговорювалося вище.
Особливості перевірки орфографії у діалоговому вікні Excel
- Можливо, ви помітили на наведених вище скріншотах, що при перевірці правопису доступно багато варіантів. Давайте обговоримо їх по черзі.
- Ігнорувати один раз: Якщо виникла помилка відповідно до Excel, але ви хочете зберегти цей текст лише таким, ви повинні натиснути цей елемент, а excel буде ігнорувати цю помилку один раз.
- Ігнорувати все: Якщо ви хочете ігнорувати всі екземпляри цього конкретного слова в даній робочій книжці, ви можете натиснути цю опцію.
- Додати до словника: Якщо в будь-якому тексті є помилка, але це слово також часто використовується в майбутньому (можливо, будь-яке ім’я, абревіатура тощо), то ви можете додати його до словника. Будь-яке слово, додане до словника Excel, в майбутньому не буде виявлено як помилка в будь-якій робочій книжці. Це стане частиною словника та списку прийнятних слів.
- Змінити: ви можете використовувати його, коли хочете змінити слово відповідно до пропозицій, і воно буде змінюватись відповідно до обраного запропонованого слова. (Ви можете побачити на екрані екрана 3 слова, запропоновані для тексту у комірці C5.)
- Змінити все: воно замінить усі екземпляри цього слова на робочому аркуші відповідно до вибраної пропозиції.
- Автокоригування: Якщо ви перейдете з цим параметром, воно автоматично виправить слово з вибраною пропозицією, і воно буде додане до списку автовиправлення, кожного разу, коли ви введете це слово, воно буде автоматично виправлене відповідно до вибраної пропозиції.
- Мова словника: ми можемо змінити словник, що використовується в Excel.
- Параметри: використовується для зміни налаштувань Excel за замовчуванням (обговорено далі в цьому посібнику), і він відкриє вікно параметрів, де ви зможете внести зміни відповідно.
- Тепер я вирішив продовжити перевірку орфографії з початку аркуша. І відповідно вибрали варіанти. Всі перевірки орфографії виконані.
Знімок екрана 6
- На наведеному вище екрані 6 ви могли помітити, що в робочому аркуші все ж є деякі орфографічні помилки, але все ж Excel не виявляє помилок. Ви помітили? Якщо так, чудово !! Це дозволило нам помітити параметри перевірки орфографії за замовчуванням, і це:
- Він ігнорує всі помилки у верхньому регістрі. Наприклад, слова "AAM" та "FIINE" у клітинах C4 та D4 відповідно не позначаються як помилка.
- Усі слова з цифрами в ньому теж будуть ігноровані. (комірка B12 "newww123")
- Він також ігнорує всі інтернет-адреси та адреси файлів. (D7 та B12)
- Якщо ви хочете змінити налаштування за замовчуванням, у діалоговому вікні "Правопис" потрібно перейти до файлу, а потім натиснути на опцію, щоб отримати меню параметрів Excel, як показано нижче
Натиснувши на опцію, ви отримаєте таке меню Excel, як показано нижче
Потім потрібно натиснути на перевірку, щоб змінити налаштування за замовчуванням у діалоговому вікні "Правопис".
Знімок екрана 7
- Ще одна важлива особливість, яку слід зазначити тут - перевірка орфографії не ігнорує повторення слів. Ви можете визначити це, обережно порівнявши Скріншот 1 і Скріншот 6.
У комірці F4 "як ти?", І перевірка орфографії виявила це. Я видалив його з опцією видалення, яка з’являється лише тоді, коли у нас є якісь повтори в Excel.
Що потрібно пам’ятати
- Перевірка правопису використовується для виявлення орфографічних помилок у Excel.
- Ви можете ігнорувати, змінювати, автоматично виправляти або додавати до словника всі виявлені помилки відповідно до вашої вимоги.
- Він не виявляє помилок у словах, написаних великими літерами, або в них цифри.
- Він ігнорує всі адреси файлів та Інтернет.
- Він виявляє повторення слів.
Ви можете завантажити шаблон для перевірки орфографії тут -
Рекомендовані статті
Це посібник з перевірки орфографії в Excel. Тут ми обговорюємо перевірку орфографії в Excel та як користуватися перевіркою орфографії в Excel разом з практичними прикладами та шаблоном Excel, який можна завантажити. Ви також можете ознайомитися з іншими запропонованими нами статтями -
- Функція Excel T.Test
- Функція RANK в MS Excel
- Функція PERCENTILE Excel
- Використання Excel ROUNDUP Функція