"Комунікація - це ключ до міцних відносин, що підтримується взаємною корпорацією та розумінням. І план комунікації - це інструмент для цього".
розробити ефективний план комунікації - ми, як люди, керуємо спілкуванням, яке є джерелом нашого життя та діяльності, а також починання організацій та їх плодотворних творінь, стратегій чи ідеологій, які вони хочуть представити своїй аудиторії чи всередині власні корпоративні чи некомерційні кола.
Ця інтенсивність проекту приводить ці організації до прийняття комунікаційних планів, які б багато говорили про них та їх тематичні пропозиції та схеми.
Що таке комунікаційний план і чому він настільки необхідний?
План комунікації - це стратегічно орієнтований письмовий документ, який представляє цілі та цілі компанії, а також їхню діяльність чи проекти.
Можна також сказати, що це інформаційний фрагмент, який пояснює зацікавленим сторонам та зацікавленій команді, на що спрямована компанія та її подальші плани.
Наступні компоненти складають план комунікацій:
- Цілі та завдання
- Процес та план дій
- Список зацікавлених сторін або команда, яка бере участь у проектах
- Виявлення людей, до яких слід звернутись до плану спілкування?
- Як ви збираєтеся оцінювати прогнозований прибуток?
Комунікація може бути у будь-якій формі, як електронні ЗМІ, друковані публікації, матеріали конференції, опитування, маркетингові або інструменти продажів, виступи тощо, щоб керівники проектів або керівна команда могли розробити проект відповідно до очікувань компанії та реалізувати їх. їх цільові цілі.
Вони можуть налаштувати бажаний стандарт та тон спілкування, щоб встановити певний темп проекту та послідовний робочий процес. Це також допомагає планувальнику проектів визначити свої пріоритети та максимально використовувати ресурси.
Оскільки доречним є план комунікації, не менш важливим є спосіб його розробки, який простежується потребами корпоративних організацій.
Поради щодо розробки ефективного плану спілкування!
Вивчіть тенденцію комунікацій та проведіть аудит своїх досліджень:
Дізнайтеся про тенденцію спілкування у вашій організації. Деякі організації наймають фірми, щоб з’ясувати, що відбувається, але ці витрати можуть бути тягарем для бюджету вашої компанії.
Отже, ви можете трохи заощадити, вивчаючи, як спілкуються інші в організації, як вони взаємодіють та здійснюють свою щоденну операційну діяльність і чи отримують вони конкретні результати?
Щоб отримати відповіді, вам потрібно домовитись про зустріч і провести мозковий штурм зі своїми співробітниками та менеджером та знайти результати чи будь-які недоліки чи проблеми, які можуть перешкоджати їхньому спілкуванню.
Виберіть людину, яка буде вести роль
Перед початком власне процесу дуже важливо знайти речника, який би ініціював процес спілкування та формулював план комунікації. Він повинен відповідати наступним критеріям:
- Він повинен бути завжди готовим до співпраці, координувати з іншими членами команди та персоналу та встановлювати комунікативні плани та цілі.
- Він повинен бути здатним виділити час та персонал для задоволення комунікаційних потреб.
- Мати можливість вирішувати необхідну систему зв'язку та її ефективність та вплив, який вона може мати.
- Він повинен залучати оцінювача, а також інших, до створення та перегляду різних комунікативних стратегій та комунікаційних планів.
- Мати здатність генерувати багато творчих ідей для успішної реалізації комунікаційного плану,
Розвивайте спілкування та довіру серед однолітків та громади
Вам слід підтримувати міцне спілкування та довіру та керувати очікуванням зацікавлених людей, особливо тих, хто є партнерами у ваших зусиллях. Це створює безпечне середовище і знижує всі шанси на будь-який ризик або чутки.
Правильна та своєчасна інформація може допомогти громадам залучатись до активної участі у програмах, отримувати зворотній зв'язок, а також може мати значну участь та розуміти переваги, які вони можуть отримати від програми.
Визначте цілі та цілі
Отримавши всю інформацію від компанії, встановіть цілі та цілі плану комунікації та того, що ви хочете досягти. Ваші цілі відповідають цілям компанії, яка включає
- Ваші послуги щодо компанії,
- Наскільки добре ви можете створити вплив
- Як можна централізувати свою мережу зв'язку
- Побудувати командну роботу
- Поліпшити доставку товару
- На якому рівні ваш комунікаційний план створює вплив на зацікавлені сторони, засоби масової інформації та уряд.
Цілі - це необхідні ресурси, будь-які людські чи механічні, процес, який приймається за проект, вид продуктів чи послуг, які компанія має намір виробляти чи просувати, та види вдосконалень, необхідних у поточних процесах чи функціонуванні.
Дізнайтеся про потенційну аудиторію / читачів свого плану спілкування
Вам потрібно з’ясувати потенційну аудиторію, з якою ваші асоціації можуть контактувати чи намагатися впливати на вас. Ці аудиторії - ваші споживачі, члени, зацікавлені асоціації, освітяни, промисловці, засоби масової інформації тощо.
Сюди слід віднести ваше дослідження та дослідження людей, які можуть безпосередньо впливати на поточні проекти чи діяльність, а також з’ясувати групи, які є частиною організації чи сторонніми особами, але пов'язані з проектом.
Це дасть змогу визначити пріоритетну цільову аудиторію та прийняти краще рішення.
Діяльність, яку потрібно здійснити до або після реалізації плану спілкування
Вам потрібно зробити судження про вид інформації та види діяльності, які вам потрібні для обміну інформацією. Формуйте різні групи чи спільноти, проводите різні огляди та оцінюйте процеси.
Приймайте участь у засіданнях громади кожного місяця та створюйте форум, де зацікавлені люди можуть поспілкуватися або поділитися своєю проблемою. Також дуже важливо поділитися своїми дослідженнями або висновками з оцінювачами та провести опитування.
Сформулюйте свої ключові моменти
Знайдіть і спроектуйте важливі пункти чи повідомлення, які ви хочете доставити. Це допоможе вам відфільтрувати непотрібні факти та інформацію та забезпечити найкраще, точне та ефективне.
Це також допоможе вам зрозуміти потреби та сподівання людей та тип питань, які вони можуть задати. І допоможіть зрозуміти, як програма та проект можуть впливати на громаду чи державу.
Приймаючи рішення щодо повідомлення, розумійте та оцінюйте ситуацію, в якій мається на увазі процес спілкування та настрій аудиторії, мову, якою потрібно передавати повідомлення, тип повідомлення для передачі та загальний дизайн.
Повідомлення має бути розроблено, маючи на увазі тип аудиторії. Також важливо, якщо аудиторія є молодими, старими чи дітьми, а потім відповідно повідомляти кадр.
За словами Джеймса Турбе, «Точність спілкування важлива, як ніколи важлива, в нашу епоху врівноваження волосся, коли помилкове або неправильно зрозуміле слово може створити стільки лиха, скільки раптового бездумного вчинку.
Оцініть чутливість аудиторії
З’ясуйте настрій людей та визначте, як люди повинні реагувати на настрій та чуйність ситуації. У жодному повідомленні не повинно бути жодного слова чи твердження, яке б демонструвало неповагу до будь-якої мови, культури, релігії чи віри людей.
Дізнайтеся, що таке загальний настрій аудиторії, і щоб зберегти правильний баланс для спілкування, збереження позитивного тонусу допоможе охопити більше людей, а не поширювати негатив, який може запалити страх чи гнів.
Мову
Дізнайтеся про мову, якою розмовляє ваша аудиторія, і про те, чи є мова, якою ви користуєтесь, формальна чи неофіційна, проста чи витончена. Просто, якщо ви звертаєтесь до людей, ви повинні писати і використовувати народну мову ще для сановників або корпоративного світу, потрібна витончена мова.
Ситуація може спричинити рішення щодо вибору неофіційної мови чи формальної мови. Іноді занадто формальна мова може змусити слухачів відчути, що ви не розмовляєте з ними.
Використовувана мова повинна бути планом спілкування та зрозумілою, що показує, що ви хотіли сказати та відчути.
Знайдіть режим спілкування
Придумайте найкращий спосіб спілкування, який може бути електронним чи друкованим, або словесним. Ці носії можуть варіюватися від памфлетів, флаєрів, обкладинок, веб-сайтів, карток, телебачення тощо.
Обговоріть ідеї з управлінською командою та іншим персоналом та виходьте з ідеєю, яка справді отримала б вам успіх. Засоби, необхідні для спілкування, також залежать від орієнтованої на аудиторію під час комунікаційного процесу.
Вам потрібно переконатися, що той спосіб спілкування, який ви обираєте, вчасно отримує повідомлення у відповідних відділах чи людей, наприклад, для деяких може знадобитися презентація PowerPoint, тоді як пресі може знадобитися інтерв'ю керівника команди проекту.
Правильне рішення щодо вибору засобів масової інформації тягне за собою ваш успіх у комунікаційній схемі та обраній вами рамці. Вам потрібно переконатися, що члени групи з оцінювання комфортні для різних типів спілкування.
Враховуючи різні типи, дуже важливо, щоб члени вашої оціночної групи були комфортні з типом спілкування, який ви використовуєте або маєте на увазі.
Тип Інструментів або середовища в плані комунікацій включає:
- Підсумки зустрічей
- Звіти про стан
- Новини
- Опитування
- Веб-сторінка Інтернет / Інтранет
- Зустрічі малих груп тощо
Знайдіть фактори, які можуть впливати на метод спілкування
Робота над різними факторами чи причинами, які можуть вплинути на обрані вами методи комунікації, ознайомтесь із місцевою ситуацією та конкретним випадком та з’ясуйте тип каналів комунікації, наявних у громаді, та тип діяльності, який можна включити.
Вам також потрібно з’ясувати тип аудиторії - їх релігію, культуру, вікову групу, статеве співвідношення, будь вони грамотні чи неграмотні та більше молодих чи одружених людей. Найголовніше з усіх, як можна досягти цих людей.
Дуже важливим фактором, який люди зазвичай ігнорують, є ступінь ризику, пов’язаного з поширенням комунікаційного повідомлення на людей. Ще один аспект до цього, чи може процес комунікації бути двостороннім або одностороннім, наприклад, потрібна програма зворотного зв'язку чи ні?
Встановіть матрицю
Найкраща ідея - мати матрицю з планом комунікацій, пов'язаним з конкретним проектом, наприклад, перегляд зустрічей, встановлення повідомлення про стан.
Поясніть тему проекту, які ключові моменти обговорення, як проект буде реалізований, як визначені цільові аудиторії та обов'язки, які вони поділяють. Це може допомогти встановити очікування та встановити межі плану комунікацій.
Цей процес призведе до перетворення матриці в інформативну частину, графіку, яка може бути спільною та використана будь-ким, хто працює над проектом.
Встановіть графік
Виявивши цілі та завдання, впорядкуйте всі дані у форматі календаря та згадайте короткий опис проектів, які будуть охоплені, або завдання, які необхідно виконати за пріоритетом, і розділіть кожну задачу логічно відповідно до тиждень, місяць.
Проаналізуйте результат
Створіть метод досягнення результату, процес оцінювання повинен бути або вашим щомісячним звітом, презентацією або засіданням персоналу, звітом відділу, інструктажами керівника персоналу.
Ваш аналіз або оцінка залежить від того, скільки разів вам потрібно представити результати. Може виникнути ситуація, коли ви повинні представити результати перед зацікавленою командою ще до того, як закінчиться процес оцінювання.
Ви також повинні з’ясувати, коли різні складові можуть захотіти переглянути результат результатів.
Необхідні ресурси
Обов'язково слід з’ясувати прогнозований бюджет та очікувані результати від витрат. Розрахуйте пов’язану вартість та те, як ви збираєтеся отримати прибуток від інвестицій.
Дізнайтеся про очікувані перешкоди чи надзвичайні ситуації
Як було сказано вище, процес комунікації включає багато парадигм і безліч маршрутів, де перешкоди або надзвичайні ситуації можуть зруйнувати функціональні можливості.
Найгірший випадок може статися, коли прес-реліз або флаєр надруковано, а електронна адреса та адреса зв’язку неправильно надруковані або стерті, або критичне та важливе слово неправильно написано, репортер може отримати неправильну інформацію.
Можливо, може трапитися катастрофа, коли організація, для якої ви віддаєте свої навички, відмовить, щоб дати вам кредит. Ці типи питань потрібно було передбачити до плану комунікацій та альтернативних рішень для подолання та усунення цих питань.
Висновок
План комунікації є рупором мрій організації, який необхідно стратегічно складати з огляду на дрібні деталі. Найкраще підготувати план спілкування за три-чотири дні до розкладу та ретельно оцінити той самий.
Добре задокументований план комунікацій згладить весь процес та наведе порядок у різноманітних заходах, які ви могли б виконувати.
Перше джерело зображення: pixabay.com
Схожі курси: -
як розробити план спілкування