Вступ до комунікацій в управлінні проектами

Перш ніж надіти комбінезон і почати розповідати про важливість спілкування в проекті, ми повинні мати чітке розуміння поняття "управління проектами". Управління проектами - це дисципліна використання процедур, політик та принципів для успішного ведення проекту від задуму до завершення. Крім того, алгоритм планування, організації та контролю ресурсів компанії спрямовує певні завдання / заходи на досягнення.

Визначення управління проектами

Вікіпедія визначає управління проектами як "дисципліну ініціювання, планування, виконання, контролю та закриття роботи команди для досягнення конкретної мети та задоволення конкретних критеріїв успіху".

Взагалі, ми пов'язуємо цей термін «управління проектами» з такими галузями, як будівництво, інформаційні технології, інженерія, охорона здоров'я, які мають складний набір компонентів, який необхідно певним чином організувати для досягнення мети за певний проміжок часу. Хоча кожна галузь розробляє методології проекту на основі її потреб, все ж відповідальність керівника проекту майже однакова, включаючи визначення завдання, завершення, а також перевірку якості готового продукту.

Фази комунікації в управлінні проектами

Від концептуалізації до завершення існує п'ять фаз, які використовуються для досягнення успішного сформульованого результату.

1. Ініціація : Цей етап визначає початок проекту. Як тільки керівник проекту отримує схвалення, він або вона починає документацію опису концепції, що включає мету, що ґрунтується на меті проекту та його бажаному результаті, з розрахунком ризиків.

2. Планування: На цьому етапі менеджер проекту вербалізує стратегію досягнення мети з чітким дотриманням часової шкали. Він чи вона можуть обирати членів команди та визначати завдання / заходи, розподіляючи їх між членами команди з заданими віхами та ключовими параметрами успіху. Встановлення графіку роботи та лінії зв'язку також розглядаються під час цього етапу.

3. Виконання: Менеджер проекту реалізує ресурси, щоб отримати бажаний результат, як зазначено в плані проекту.

4. Контроль: На цій фазі менеджер проекту контролює роботу в команді, щоб вирівняти заплановану ефективність, як визначено на етапі планування.

5. Закриття: На завершальному етапі керівник проекту надає остаточний результат своєму начальству та полегшує адміністративне завдання, якщо воно залишається.

Ефективна комунікація в управлінні проектами

Для успішного досягнення цілі ефективна комунікація є ключовим фактором, про який менеджер проекту повинен пам’ятати з початку формування стратегії. Ось чому ми можемо сказати, що ефективна та ефективна комунікація є життєвою ланкою будь-якого виду управління проектами. Багато проектів провалюються через неефективність або відсутність комунікації. Відповідно до звіту PMI (Інституту управління проектами), керівник проекту повинен витратити 90% свого часу на спілкування із зацікавленими сторонами та членами команди. Успішне керівництво залежить від чіткого спілкування щодо мети, результативності, відповідальності, досягнення, викликів, а також відгуків клієнтів із членами команди, які, як правило, належать до різноманітної групи людей. Регулярне звітування про хід проекту та стан його зацікавлених сторін є вирішальною частиною ефективного керівництва проектом. Отже, правильне управління комунікацією, яке складається з трьох процесів, певною мірою зменшує ризик відмови. Це деякі ефективні комунікації в управлінні проектами.

  • План спілкування
  • Керуйте спілкуванням
  • Монітор зв'язку

План комунікації

Першим кроком плану комунікації є з'ясування аналізу комунікаційних потреб. Є дуже багато інформації щодо проекту, але яку інформацію потрібно надіслати кому 'важливо вирішити. План комунікації повинен бути досить детальним, який охоплює всі фактори, включаючи аудиторію (члени команди, зацікавлені сторони, замовник), об'єктивність, канал (середовище спілкування, наприклад, словесна, письмова) тощо.

Управління комунікаційними проектами

Повна відповідальність керівника проекту за виконання плану комунікацій. Це включає -

  • Збір та аналіз даних.
  • Поширення та передача повідомлень.
  • Зберігання будь-яких звітів, файлів чи документів про зв’язок.
  • Пошук будь-якого збереженого зв'язку.
  • Утилізація будь-якого старого звіту про комунікацію чи завершення проекту або встановлення дати.

План моніторингу комунікацій

Керівник проекту повинен контролювати та контролювати план управління комунікаціями протягом свого життєвого циклу.

У контексті проектної комунікації це «обмін знаннями, вміннями та досвідом». Є три найважливіші сфери спілкування, які приділяють велику вагу віку успіху будь-якого проекту. Вони є -

  1. Внутрішній обмін інформацією.
  2. Обмін інформацією та звіт із зацікавленими сторонами проекту.
  3. Маркетинг проектів

Важливо, щоб керівник проекту розробляв комунікаційну стратегію за бажанням проекту. Які методи комунікації будуть дотримуватися - це найсерйозніше рішення керівника проекту. Хоча методології, чи активні, чи пасивні, можуть бути диференційовані на основі організаційної структури та галузевого стандарту. Це деякі методи ефективної комунікації, які менеджер проекту може адаптувати для ефективного та свідомого спілкування з членами команди та зацікавленими сторонами.

Методи ефективної комунікації

Ефективне спілкування допомагає розвинути позитивне середовище, знайдемо кілька методів ефективної комунікації.

1. Активна або синхронна комунікація

Якщо всі члени або сторони беруть участь в обміні інформацією одночасно, спілкування називається синхронним спілкуванням.

а. Жива зустріч - приєднання до всіх членів команди в одному місці.

б. Відеоконференція - відеоконференція в прямому ефірі.

c. Конференц-дзвінок - телефонний дзвінок, в якому беруть участь два або більше, ніж люди.

г. Звуковий дзвінок - як конференційний дзвінок, але він проводиться в Інтернеті за допомогою програмного забезпечення типу Skype.

е. Комп'ютерна допомога конференції - аудіоконференц-дзвінок із підключенням комп'ютерів, де відображається електронна таблиця або документ, і вони можуть редагуватися обома сторонами.

f. Чат (Миттєві повідомлення) - обмін голосовими повідомленнями або текстом за допомогою спливаючих вікон, таких як Google Hangout.

г. Текстові повідомлення - обмін повідомленнями через мобільні телефони чи персональний цифровий помічник.

2. Пасивне або асинхронне спілкування

Багато типів спілкування в проектному менеджменті не вимагають присутності всіх членів команди або учасників в одному місці. Цей тип зв'язку називається асинхронним зв’язком. Це включає:

а. Електронна пошта - Електронна пошта широко використовується для координації проекту та спілкування між членами команди.

б. Факс - Факс широко використовується у всьому світі як надійний процес передачі документів.

c. Блоги - Деякі керівники проектів пишуть блоги зі своїм досвідом різних викликів, з якими вони стикалися під час виконання проекту. Ці блоги можуть бути корисними для подальшого процесу прийняття рішень.

З розвитком сучасних технологій стає можливим зібрати всіх членів команди з будь-якої точки світу.

Керівник проекту може вибрати будь-який канал спілкування з членами команди або зацікавленими сторонами, але спілкування стає ефективним завдяки усвідомленню того, що передається, за допомогою ефективного зворотного зв'язку, отриманого від різних зацікавлених сторін. Активне прослуховування, сильна презентаційна майстерність, навички вирішення конфліктів тощо є рисами основних компетенцій успішного менеджера проекту.

Рекомендовані статті

Це було керівництвом для спілкування в управлінні проектами. Тут ми обговорили концепцію, фази та різні ефективні методи комунікації в управлінні проектами. Ви також можете ознайомитися з іншими запропонованими нами статтями, щоб дізнатися більше -

  1. Технічні навички для керівника проекту
  2. Документація проекту
  3. Вступ до управління проектами
  4. 10 міфів щодо управління проектами

Категорія:

Розвиток підприємництва