Життєвий цикл управління проектами

Проекти - це невід'ємна частина нашого професійного життя. У світі постійно мінливих технологій та тенденцій бізнесу управління проектами користується великим попитом. У цій темі ми дізнаємось про життєвий цикл управління проектами

Згідно з PMI, проект визначається як тимчасовий з певним початком і закінченням у часі. Крім того, проект унікальний без рутинних операцій і призначений для досягнення єдиної мети з конкретним набором операцій. PMI далі визначає управління проектами як застосування знань, умінь, інструментів та прийомів у проектній діяльності для задоволення проектних вимог.

Будь проект розробка програмного забезпечення або запуск нового продукту чи навіть фільм, його управління буде прогресувати через п’ять етапів життєвого циклу.

Фази життєвого циклу управління проектами

Ось п’ять етапів життєвого циклу управління проектами:

  1. Посвячення
  2. Планування
  3. Виконання
  4. Моніторинг та контроль
  5. Закриття

Етап ініціації:

Це вихідний пункт проекту. Проект ідеалізується на цій фазі. На цьому етапі реалізуються наступні кроки:

  • Ідея проекту або створюється, або клієнт підходить до цієї ідеї. Ідея може бути вирішенням існуючої проблеми або новою можливістю в бізнесі (наприклад: запуск нової моделі смартфона)
  • Документ ділового випадку створений, що пропонує рішення для реалізації ідеї після сеансів мозкового штурму, що складаються з команди, клієнта та керівників проектів.
  • Керівники проекту та зацікавлені команди перевіряють доцільність реалізації проекту з точки зору прибутку, вартості, строку, ресурсів тощо.
  • Після того, як проект пройде цей тест техніко-економічного обґрунтування, він пропонується затвердити керівній команді компанії / бізнес-підрозділу.
  • Під час затвердження підписується SOW для проекту та виділяється бюджет.

Після успішного завершення вищезазначених етапів проект переходить до фази планування.

Фаза планування:

Це другий етап управління проектами. Під час цього етапу створюється детальний план проекту. Цей план включає завдання, необхідні ресурси, терміни, витрати тощо. Подальше планування вимог щодо визначення пріоритетності проводиться. Графік Ганта, який вказує терміни виконання різних завдань, є одним із важливих документів, створених для планування. Плани, які створюються залежно від типу проекту, є:

  • План комунікацій: Хороший комунікаційний план забезпечує успіх проекту. Він визначає, як передавати інформацію між різними задіяними групами (налаштування пошти, скайпу, створення списку розповсюдження тощо). Матриця ескалації є частиною цього плану, яка використовується для нарощування груп для вирішення питань.
  • План ресурсів: Він визначає ресурси, необхідні для проекту та споживання, та графік придбання ресурсів. У цьому плані окреслено картографування людських ресурсів.
  • План якості: План складається з детального опису прийнятих стандартів якості, тестування якості та гарантії, що використовуються для підтримки стандартів.
  • План розгортання: Він включає конфігурацію розгортання результатів проекту. Підхід до розгортання, відповідальність членів команди під час та після розгортання, відстеження та підтримка після завершення проекту.

Після завершення різних планів управління ризиками здійснюється залежно від критичності проекту. Визначення потенційних загроз та аналіз їх впливу, якщо такі загрози є частиною цієї підфази. Звіт про управління ризиками готується з планом пом'якшення майбутніх загроз.

Етап виконання:

Здійснено доопрацювання та планування ідеї проекту. Тепер саме час приступити до роботи. На цій фазі вводиться в дію попереднє планування. Ця фаза сильно залежить від планування. Краще план краще буде виконанням. Керівники проектів виконують наступні кроки в цьому процесі:

  • Розподіл ресурсів та забезпечення його своєчасної доставки.
  • Призначення завдань членам команди щодня
  • Щоденні зустрічі
  • Створення звіту про стан на основі щоденних зустрічей та прогресу проекту.

Тут вся команда уявляє, як це починається з фактичної роботи (наприклад, розробка програмного забезпечення, виготовлення). Щоденні цілі встановлюються; команда повинна забезпечити їх виконання; у разі затримки вони повинні звітувати перед керівниками проектів.

Фаза моніторингу та контролю:

Ця фаза об'єднується з фазою виконання, оскільки обидві відбуваються одночасно. Основна мета тут - забезпечити виконання відповідно до плану. Терміни та витрати дотримуються. Нижче пункти реалізуються під час моніторингу:

  • Встановіть основні показники ефективності (KPI).
  • Порівняйте план прогресу або звіт про стан з планом проекту для вимірювання показників KPI.
  • Для будь-якого відхилення від проекту зменшіть відхилення та перегляньте показники KPI.
  • Оновіть план для будь-яких змін, щоб відповідати терміну.
  • Контролюйте використання бюджету.
  • Контролюйте якість проекту.

Фаза закриття:

Тепер цей проект завершено, і настав час розгорнути проект до клієнта або запустити на ринок. Ось де спільні зусилля закінчуються плідно !! План розгортання, створений на етапі планування, набуває чинності. Фаза закриття має:

  • Випуск результатів (товару / послуги) для зацікавлених сторін.
  • Повідомлення про закриття зацікавленим сторонам та діловим партнерам.
  • Підписання ділових документів.
  • Звільнення членів команди та закриття контрактів.
  • Оплата та оформлення документації.
  • Документування отриманих уроків та найкращих практик, прийнятих під час проекту, щоб його можна було використати для подальшого використання для інших проектів.
  • Налаштування структури підтримки та обслуговування відповідно до вимог.

Отже вище наведені етапи життєвого циклу проекту. Хоча ініціювати новий проект може здатися велетенською задачею, але, розбившись на етапах, можна досягти досягнутої мети. Але ці фази не є взаємовиключними, вони можуть накладатися на практиці. Фази виконання та контролю, які ми бачили вище, відбуваються одночасно. Так само може відбуватися і в інших фазах.

Злиття планування-виконання:

Можливості питань та зміни вимог від клієнта на етапі виконання можуть призвести до зміни плану проекту. Планування знову проводиться на етапі виконання. Швидка методологія, яка широко використовується для програмних проектів, забезпечує гнучкість для включення таких змін в останні хвилини.

Великі проекти поділяються на невеликі модулі, такі як виробництво і якість можуть бути різними модулями для продукту. Завершення одного модуля може відповідати ініціації для інших проектів.

Можна зробити висновок, що ці етапи мають динамічний характер, але за допомогою різних інструментів для управління проектами ми можемо забезпечити успішне завершення проекту.

Рекомендовані статті

Це було керівництвом щодо життєвого циклу управління проектами. Тут ми обговорили п'ять фаз життєвого циклу управління проектами. Ви також можете ознайомитися з іншими запропонованими нами статтями, щоб дізнатися більше -

  1. Кар'єра в галузі управління проектами
  2. Фази управління проектами
  3. Документація проекту
  4. Вступ до управління проектами
  5. Тематичне дослідження в галузі управління проектами