Управління проектами заполонило наше професійне життя таким чином, що це стало нормою у кожному бізнесі та офісі / організації. Цей етап систематичного ведення вашої роботи та організації фрагментів проекту для досягнення спільної мети або мети компанії був тим, що керувало успішними проектами та інноваційними, сучасними змінами та системами управління змінами. За допомогою методик управління проектами розвивалися підходи до управління проектами, і ці підходи постійно розвивалися та зростали до постійно змінюваних аспектів глобального бізнесу.
Коли індустріалізація зростала в експоненціальному масштабі, відбувся розрив у тому, як ми дивилися на підходи до управління проектами та як це вплине на бізнес. Робота, необхідна для швидшого та кращого та точнішого, ніж будь-коли. Саме це і з’явилося до нас як до нової сторони управління проектами. Старіші підходи або більш застарілі системи стали називатися традиційним управлінням проектами, а новий, яскравий та інтуїтивніший підхід став відомим під назвою Dynamic Project Management.
У цій статті ми розглянемо, як ми можемо диференціювати ці дві фази управління проектами, і як ми можемо допомогти вам вирішити, який із цих підходів потрібен вашому бізнесу, щоб функціонувати як добре змащена машина. Ми виведемо традиційне управління проектами та динамічне управління проектами на основі 6 окремих пунктів і побачимо, як вони діють на цих умовах.
Традиційне управління проектами
Коли ми говоримо про традиційне управління, ми розглядаємо дуже обмежену і жорстку форму підходу до управління проектами. Цей підхід став початком управління проектами на планеті Земля та передбачав, що обсяг та цілі проекту залишалися постійними протягом усього життєвого циклу проекту. Потім ініціювання та планування були розроблені відповідно до цього роздуму. Виділялися розподіли, і виріб передбачалося в двовимірній установці без будь-яких варіацій і навіть можливості розгляду варіації.
Оскільки абсолютно не залишилось запасу для розміщення розбіжностей та змін у планах та графіках проектів, межі успіху були похмурими і не дуже обнадійливими. Традиційне управління проектами визначить терміни та ресурси з припущенням, що під час проекту нічого не зміниться, і план буде дотримуватися постійно. Життєвий цикл проекту виглядав приблизно так:
- Ініціація проекту
- Планування проекту
- Виконання проекту
- Моніторинг та контроль проектів
- Закриття проекту
Життєвий цикл проекту буде дотримуватися в послідовному порядку, і один етап буде слідувати іншому, тобто лише після того, як планування проекту буде завершено, весь проект перейде до виконання проекту.
-
Зміни в плані
Як було сказано вище, традиційне управління проектами має дуже жорсткий кругозір у всьому просторі управління проектами, який ми створюємо, щоб провести зміни або рух до поставленої мети. З припущенням, що все залишиться так, як є, немає гнучкості в плані, який розробляється після ініціювання проекту.
Маючи менше можливостей для будь-яких змін, навіть незначних змін, з якими стикається проект на етапі виконання або на самій фазі проектування плану, необхідно, щоб керівник проекту переробив весь план з нуля, враховуючи зміни, що відбулися.
Зараз ми знаємо, що в рамках роботи над проектом існує можливість багатьох змін. Перепланування та перероблення всього плану не було б масштабним та коштувало б організації часу, ресурсів, інфляції бюджету та зусиль.
-
Ролі та обов'язки
У традиційному управлінні проектами ми розглядаємо центральну фігуру, яка піклується про все функціонування проекту. Ця особа є керівником проекту (ПМ). Прем'єр-міністр розглядає всі етапи, через які проект проходить, і відповідає за його безперебійне функціонування.
З огляду на динамічність, яку пропонує проект, відповідальність за оновлення плану також потрапляє до рук прем'єр-міністра, таким чином, перевантажуючи одну особу із завданням керувати та виштовхувати проект на шлях. Це може бути досить завданням для управління.
-
Продуктивність та продуктивність
Багато уваги приділяється дотриманню графіку та термінів, оскільки зараз передбачено суворе покарання для прем'єр-міністра, якщо є навіть незначна зміна плану проекту. Цей однобічний вплив на графіки проекту порушує робочий процес проекту і робота все одно відстає.
Не маючи уваги від фактичної роботи, яка відбувається, було також багато випадків, коли якість була порушена з огляду на те, щоб залишатися вчасно. Завжди був тихий поштовх, коли справа доходить до строків, а не хвилини, щоб дихати та думати про роботу членів групи проекту.
-
Управління ризиками
Незважаючи на те, що основна концентрація команди та керівника проекту знаходиться на строках, при недостатній увазі до управління ризиками та передбачення ризиків, команда буде реагувати на ризик, а не реагувати на них.
Коли виникає реакція на ризики, ви знаєте, що взагалі не звертаєте уваги на ризики, оскільки ви припускаєте, що зміни не відбудуться, і проект буде діяти відповідно до строків. Але, коли пожежа відбувається під час проекту, ви змушені піти поза колій, і тоді цикл перепланування плану відбувається ще раз.
-
Пріоритетність роботи
Пріоритетність роботи може стати серйозним ударом під час проектування проекту, і в рамках традиційного управління проектами, де повноваження централізовані, існує можливість, що члени команди не усвідомлюють правильний пріоритет роботи. Це може змусити їх працювати не на ті речі в неправильний час.
Зазвичай менеджер проекту занадто загрожує планами та змінами, які відбуваються, коли команда залишається без органу визначення пріоритетів, щоб допомогти їм вести роботу за потребою.
-
Терміни
Зі слабкими часовими рамками, традиційне управління проектами було в самому вразливому кінці, і тепер ми знаємо, чому ця рудиментарна налаштування процесів була лише попередником динамічної форми управління проектами.
Є багато зовнішнього впливу на терміни та терміни, коли мова йде про традиційне управління проектами. Коли клієнти та клієнти диктують терміни, не існує практичного огляду оцінки роботи та часу, необхідного для цієї роботи.
Динамічне управління проектами
На відміну від традиційного управління проектами, середовище, створене динамічним управлінням проектами, вирішує всі проблеми, викликані колишнім середовищем. Динамічний характер проектів прекрасно справляється з цим типом управління проектами, оскільки він забезпечує гнучку основу, яка охоплює постійно мінливі сезони планів та завдань проекту. Підхід, який використовується тут, у динамічному середовищі управління проектами - це поділ проекту на самостійкі підрозділи, які не мають багато залежних факторів, пов'язаних із ним.
Розглядаючи проект розробки програмного забезпечення, у вас є різноманітні вимоги, які є надзвичайно мінливими та можуть зазнавати великих чи незначних змін з кожним кроком. Переважно ці плани базуються на гіпотезі, яка може або не відповідає фактичним подіям у рамках проекту. Дуже недоцільно дотримуватися традиційного підходу до управління проектами в таких сценаріях, отже, фахівці з управління проектами постали перед необхідністю нового і гнучкого підходу.
Динамічний менеджмент проектів або Agile управління проектами виявився просто підходом, необхідним для розбиття сузір'я в невдалих проектах, які були викликані жорсткістю традиційного підходу до управління проектами. Будучи дуже ітеративним для підходу до управління проектами, динамічне управління проектами йшло поступовим шляхом. При всьому хороші речі є аспекти проекту, які потрібно ретельно вивчити, щоб м'яч прокотився. Вони є:
- Значення, надане проектом, повинно бути чітким
- Замовники повинні мати активну участь у перевірці діяльності проекту
- Візуальну та графічну документацію слід допускати та заохочувати
- Співпраця команди повинна бути авторитетною фігурою у виконанні проекту
Цикли розвитку - це будівельні блоки, які дозволяють проводити постійну оцінку проекту, а рамки дозволяють постійно підтримувати зворотний зв'язок та вдосконалення на місці. З постійним вдосконаленням, що є його основою, динамічне управління проектами, безумовно, шлях для подальшого розвитку. Планування стає більш гнучким і відбувається з великою увагою та очікуванням на борту.
-
Зміни в плані
Завдяки останнім технологіям, що переймають динамічний підхід до управління проектами, прем'єр-міністри покладаються на програмні засоби управління проектами, які допоможуть їм пройти з різними змінами в планах та різними ознайомленнями на етапах проектування та виконання проектів. Ці інструменти відповідають підходу динамічного управління проектами таким чином, щоб піддавати дуже мало навантаження на керівника управління, коли мова йде про зміни в плані.
Ці інструменти дозволяють керівникам управління автоматично включати зміни в план, оскільки вже існують різні ситуації, що розглядаються, та плани дій на випадок надзвичайних ситуацій, узгоджені для будь-яких можливих змін. Інструмент негайно приймає зміни та переробляє план таким чином, щоб не зрушити весь план, а врахувати вражену аномалію.
-
Ролі та обов'язки
При автоматичному розміщенні змін у проектному плані членам команди не потрібно покладатися на єдиний централізований орган, щоб отримати свої замовлення та працювати протягом дня. Члени команди можуть самі допомогти у плануванні та визначенні пріоритетності дня, коли робота протікає.
Динамічне управління проектами буде можливим лише в тому випадку, якщо руки, які сприяли проекту, є надзвичайно кваліфікованими та можуть блискуче працювати в команді. Співпраця в команді надзвичайно важлива в динамічному просторі управління проектами, і вона є ключовою складовою, яка приводить цю динамічну основу до більш високих можливостей успіху.
-
Продуктивність та продуктивність
План і терміни плану тепер автоматично обробляються інструментом управління проектами і не повинні мати спеціальних очей за ними. З цим команда та прем'єр-міністр можуть зосередитись лише на роботі, яку слід завершити, та на ітераціях, які слід доглядати. Більше часу дозволяє досягти більшої творчості та інновацій, а також допомагає членам команди завжди продумувати будь-які перешкоди на шляху.
-
Управління ризиками
На відміну від традиційного управління проектами, де було більше реакції на ризики, що виникають, у динамічному управлінні проектами ви шукаєте способи реагування на ризики, які виникли на вашому шляху. На етапі планування проекту ведеться управління ризиками та передбачаються та передбачаються ризики. При проведенні прогнозування плану дій було також визначено для кожного ризику, який передбачався. Ці плани дій включені в план проекту, і якщо виникнуть ризики, проактивний метод вже буде застосовуватися.
Якщо ризики відвернені, проект та його члени команди можуть використати решту часу як можливість вивести графік проекту вперед.
-
Пріоритетність роботи
Тут усі в команді проекту знають, що потрібно зробити, і пріоритети вже впорядковані. Завдяки прозорості в системі та чіткості в процесі визначення пріоритетності, динамічне управління проектами піклується про зміни в планах або пріоритеті завдання. Вони негайно відображаються у планах проекту.
-
Терміни
Завдяки надійному плануванню та гнучкому підходу, часовий шкала та дата закінчення проекту або основні дати не встановлюються в камені на початку проекту, а є досить розвиваються, оскільки проект розвивається з часом. Якщо динамічне управління проектами ведеться ефективно, є великий шанс на успіх та економію, коли справа стосується бюджету, часу та зусиль.
Це означатиме, що у плані, що розвивається, ваші строки завжди будуть точними, а дата закінчення проекту буде ґрунтуватися на фактичних, а не прогнозах, зроблених на ранніх термінах.
Висновок
Традиційне управління проектами було самим початком управління проектами, і його внесок у те, як ми керуємо проектами, завжди буде аплодуватися. Не те, що ця стаття робить традиційне управління проектами застарілим підходом до управління проектами, а скоріше просто відповідає традиційній динаміці нового віку. Традиційне управління проектами все ще використовується в деяких галузях, які мають фіксовані часові рамки для всього та для лінійної обробки робіт.
Це порівняння напевно і очевидно ставить динамічний менеджмент проектів на лідируючі позиції у цій гонці, і з часом, що постійно змінюються та реформуються в промисловому секторі, ми, безумовно, покращимось тим, що робимо, і прогресуємо людством ще далі.
Рекомендовані статті
- Методи управління проектами - 20 корисних
- 7 найкращих корисних ефективних кроків для вибору правильного набору членів команди проекту
- CRM vs PM Software
- Інтерв'ю з управління проектами