Ми не тільки покажемо вам покроковий процес для складання чіткого, конкретного та письмового плану стратегії комунікації для вашої організації, ми також допоможемо вам відсортувати наші причини щодо того, чому ви повинні робити те саме.
Духовний учитель Ошо зробив зауваження, коли його запитали, чому він дуже плодовитий, розмовляючи про власні таланти та здібності. Він сказав
- Якщо я не кричу про власні таланти, хто ще буде? Якщо я цього не роблю, як люди дізнаються, що я можу допомогти їм своїми ресурсами та можливостями?
Якщо вам цікаво, чому вам потрібен план стратегії комунікації, це через це - ніхто не дізнається про вас, поки ви не скажете їм так, щоб вони могли зрозуміти. Будьте випадкові у спілкуванні з внутрішніми та зовнішніми зацікавленими сторонами - це просто Але це не забезпечує максимальну цінність вашого бізнесу.
Якщо ви все ще замислюєтеся над тим, чому ви будуєте ефективний план стратегії комунікації для донесення своїх глибоких цінностей, послуг, продуктів, місії, бачення своїм людям та клієнтам, перегляньте причини нижче. Ви б дізналися, чому це надзвичайно важливо.
Причини побудови плану комунікаційної стратегії
- Порядок денний: План стратегії комунікації допомагає створити порядок денний організації - чому вона існує, кому вона служить, як її служити, її місія та бачення та як вона планує розширюватись. Це порядок денний, оскільки він показує людям в організації про те, як вони повинні виконувати плани та куди їм потрібно дістатися. Клієнти також отримають чітке уявлення про те, що вони можуть очікувати від організації найближчим часом.
- Стратегія: Стратегія - це мистецтво вирішувати переходити від А до Б там, де пов'язані значні ризики. Таким чином, планування заздалегідь щодо плану комунікаційної стратегії завжди є доцільним для організації, яка прагне розвиватися. Без планування та належного плану стратегії комунікації організація не може зайти далеко в каналізації інформації, яку вони хочуть перевезти.
- Одночасне нагадування: Побудова плану стратегії комунікації полегшує важливий атрибут нагадування внутрішнім та зовнішнім зацікавленим сторонам про те, що вони збираються робити чи наразі робити. Її програми та перепрограмують розум осіб, які беруть участь у процесі, та об'єднують їх для загальної мети.
- Розкриття інформації: жоден бізнес не може стояти у вакуумі. Вони відповідають за свої дії, і оскільки все впливає на все, кожен їх хід впливає на суспільство прямо чи опосередковано. Таким чином, мета створення чудової комунікативної стратегії для співробітників - дати повне розкриття інформації про те, чим займається бізнес, і як бізнес планує розвивати громаду та утримуватися від неетичних практик.
Це основні чотири причини, з яких вам потрібно побудувати ефективну комунікаційну стратегію. Ви також можете включати такі речі, як охоплення більшої аудиторії, намагання завоювати кращі ринки збуту вашої продукції та розширити свій горизонт бізнесу, але вони є другорядними причинами (ці причини можуть не бути для вас другорядними).
Незалежно від того, з якої причини чи навіть у вас немає причин створити ефективну комунікаційну стратегію для працівників, ми закликаємо вас звернути увагу на решту статті. Якщо це правильно виконано, ця стаття може змінити всю структуру комунікацій вашої організації.
Давайте почнемо.
-
Сформулюйте сформовану ситуацію
Не знаючи, де ти стоїш, як ти розраховуєш випереджатись і дійти до певної ситуації, коли все буде відповідати твоєму баченню. Це буде, поки ви не дізнаєтесь, де ви знаходитесь.
Найкращий спосіб дізнатися це - зробити SWOT-аналіз. Це дуже просто. Візьміть папір і розділіть його на чотири частини, а потім на першій частині напишіть Сильні сторони; під Силами напишіть Слабкість. У правому верхньому куті напишіть Можливості, а під Можливості напишіть Загрози.
Введіть певний час для введення входів. Якщо вам потрібно скористатися допомогою однолітків чи відгуків клієнтів, зробіть те саме. Чим точніше ви робите цей аналіз, тим вигіднішим буде ваш план стратегії комунікації. Знайте, що ви можете чітко спілкуватися лише тоді, коли ви маєте конкретну та надійну інформацію. Не пропускайте цей крок. Це для початку одна з найважливіших речей.
-
Організуйте зустріч з ключовими зацікавленими сторонами
Після того, як ви зробите свій SWOT-аналіз, настав час внести деякі виправлення курсу. Ви знаєте свої сильні, слабкі сторони, можливості та загрози. Тепер залучайте всіх зацікавлених сторін до обговорення того, які висновки, які ви дійшли, абсолютно правильні або вони хотіли б додати будь-які дані. Якщо вони додають дані, прослуховуйте та записуйте їх.
Потім представляйте остаточні висновки після мозкового штурму. Якщо всі ключові зацікавлені сторони погоджуються на те саме, плануйте знову зайнятися розробкою стратегічного бачення. Зустріч важлива, оскільки один член не може створити організацію.
Нам потрібно, щоб усі відповідали організаційному розвитку та розширенню. І якщо ви в організації, яка працює, ви знаєте, що існує термін під назвою Johari Window, який говорить про те, що у нас є темна сторона, яка може бути краще зображена іншими людьми.
Тож, використовуючи той самий принцип, в організації обов’язково не покладатися тільки на власні думки та думки та просити інших ключових людей поділитися своїми.
-
Накресліть ідеальне майбутнє для організації
Як тільки ключові люди дадуть свою думку та висновки, настав час скласти ідеальне майбутнє для організації. Щоб розпочати процес, запишіть усе, за що ви хочете відстояти організацію. Уявіть, що у вас є всі ресурси, люди, гроші та таланти, щоб створити бездоганне майбутнє. Потім запишіть майбутнє так, як бачите.
Не думайте про неможливість, як зараз. Це крок, на якому вам потрібно задуматися над поточним сценарієм, якщо ви хочете розширити свій бізнес і зробити свій слід. Не дозволяйте ідеальному баченню блукати у вашій думці. Надайте йому форму та структуру. Запишіть це так само, як ви бачите. Філософ бізнесу Джим Рон запитував -
"Чи можливо побачити майбутнє ще до того, як воно існує?" Він відповів собі: "Можна побачити майбутнє ще до того, як воно існує. Тому що ви можете побачити це в своїй свідомості ще до того, як воно існує.
-
Виріжте бачення відповідно до пріоритету
На цьому етапі пора надати їй форму. Вам потрібно бути реалістичним зараз. Вам потрібно вийти і зробити належну ретельність. Якщо ви перебуваєте у виробничій галузі та хотіли б зробити зворотну інтеграцію, подумайте про ресурси, гроші та людей, необхідних для виконання цієї роботи.
Запитайте себе - чи потрібно? Наскільки цінним воно може стати в перспективі? Сядьте зі своїм SWOT. Чи показує ваш SWOT, що у вас є сильні сторони для цього кроку? Якщо так, то вперед, а якщо ні, зупиніться.
Найідеальніший спосіб визначити пріоритет із баченням - розділити його на чотири частини - критичну, некритичну, вирішальну, видалення. Поставте все своє бачення в ці чотири частини. Думайте довго і наполегливо.
Подивіться на відгуки клієнтів, аналіз ринку, оцініть тенденції на ринку, а потім прийміть думку ключових зацікавлених сторін, а потім вирішіть, які речі обов'язково перейдуть у критичну фазу, яка повинна перейти у вирішальну та некритичну, а яку ви можете фактично усунути бачення.
-
Перетворіть бачення на цілі
Настав час посидіти з ключовими людьми вашої організації. У цій зустрічі ви представляєте розділ, який ви зробили зі свого бачення. Візьміть їхні дані і подивіться, чи все, що ви думаєте, в унісон.
Якщо ні, то чому? Дізнайтеся, що вони думають. Додайте назад певні речі, якщо вони заслуговують, і відкиньте певні речі, якщо ви відчуваєте, що їх можна уникнути повністю. Після того, як ви переконаєтесь у своєму баченні та пріоритеті цього бачення, настав час встановити цілі.
Постановка цілей означає, що вам потрібно викласти своє бачення на шматки, яких можна досягти за 3-5 років вниз або менше. Важливо скинути. Якщо ви не скидаєтеся, страта не відбудеться, і ви не зможете найближчим часом перетворити своє бачення в реальність.
-
Запишіть кроки дії, необхідні для досягнення B від точки A
Після того, як ви поставите перед собою цілі, прийшов час виконати деякі наземні роботи. Всі ми знаємо, що уява без виконання - це марення. Отже, важливо взяти кожну ціль і вирішити точку А та В. A - це точка, де ми зараз стоїмо. І B - це те, куди ми хочемо досягти. Ми не можемо досягти B, поки не зробимо певних дій.
Настав час детально записати кожен крок дій, щоб ми могли зрозуміти, де робити що і як підійти до всієї справи простим чином. Дотримуйтесь послідовності та структури. Візьміть одну сторінку для кожної мети.
Угорі, якщо вона є, запишіть ціль, а потім випишіть кроки один за одним, а потім послідовно виконайте їх за важливістю. Ця проста структура допомогла б вжити заходів та зробила виконання бездоганним.
-
Знайдіть лазівки
Якщо ви читали твір Едварда де Боно «Шість капелюхів», саме час надіти чорну шапку. Записати дії дій дуже просто. Але нам потрібно мати деякі плани на випадок надзвичайних ситуацій.
Чому надзвичайний випадок? Тому що в будь-який час справи можуть піти не так. На шляху ви можете зіткнутися з пеклами перешкодами, які зроблять ваше життя нещасним. І якщо заздалегідь у вас немає плану, єдине, що ви зможете зробити - це застрягнути і залишитися бездіяльним.
Таким чином, плануйте кризи. Плануйте ситуації, коли все може піти погано. План надзвичайних ситуацій. План перешкод. А потім рухайтеся вперед з наступним кроком.
-
Встановити терміни
Як тільки ви чітко бачите чорні плями в перетворенні свого бачення на реальність, саме час надати йому більше значення. Організація не може розширюватися без термінів. Хтось сказав так красиво - Немає нереальних цілей, скоріше нереальних термінів.
Отже, настав час встановити терміни для кожного кроку дії, який ви протравили раніше. Будьте конкретні, будьте реалістичні та додайте буфер до кожного терміну (принаймні 20% початкового часу, який ви думали, потребує виконання завдання).
-
Присвоюйте ресурси та обов'язки та діліться
Тепер у вас в руці весь список речей. Ви вже встановили цілі, склали їх на конкретні кроки дій, знайшли перешкоди, які можуть зіткнутися з вами довгими, і встановити терміни виконання кожного завдання.
Тепер прийшов час віднести ресурси та знайти людей, які можуть виконати завдання. Це найважливіша частина побудови ефективної комунікаційної стратегії для працівників. Те, як ви поділите відповідальність, багато розповість про те, як ви хотіли б, щоб плани були втілені у життя.
Більшість людей вважають, що комунікаційні стратегії - це окрема річ, але вона глибоко узгоджується з місією, баченням, цілями, завданнями та реалізацією організації. На кожному кроці потрібно знати, як спілкуватися зі своїми підлеглими. Тож, привласнюючи обов'язки, переконайтеся, що вони мають усі ресурси, які їм доступні для реалізації.
Після того, як все буде зроблено, попросіть своїх людей приступити до роботи відповідно до встановленого терміну. Створіть невеликі петлі зворотного зв’язку, які допоможуть отримати зворотній зв'язок щодо кожного завдання та способу його виконання.
Якщо комунікаційну стратегію працівникам важко реалізувати, з’ясуйте причини. Це питання щодо ресурсів / здібностей / ясності / спілкування? А потім зробіть необхідні кроки, щоб змінити це. Впровадження дуже важливе, тому що без цього весь план комунікації пішов би даремно.
-
Підказка про бонус - Вживайте коригувальні заходи
Цей крок більше стосується отримання відгуків та створення політики відкритих дверей, за якою люди можуть у будь-який час прийти та зустрітися зі своїми керівниками та обговорити свої проблеми під час впровадження. Якщо працівники не є мотивованими і не знають більшої мети невеликого завдання, відповідальний керівник повинен навчити працівників та мотивувати їх діяти.
Ці наглядові органи також повинні звітувати перед своїми керівниками, а потім керівники звітуватимуть старших керівників тощо і так далі. Це створить ефективну систему зворотного зв’язку, що дуже важливо для вжиття коригуючих заходів, оскільки працівники продовжують виконувати покладені на них завдання.
План стратегії комунікації - це не окрема річ. Мета стратегічних комунікацій притаманна суті встановлення цілей організації та досягнення їх з максимальним успіхом.
Таким чином, якщо організація може реалізувати вищезазначене, тоді не буде проблемою побудувати ефективну комунікаційну стратегію для співробітників у всій організації, і тоді така ж прозорість зачепить і зовнішні зацікавлені сторони.
Перше джерело зображення: pixabay.com
Рекомендовані статті
Ось кілька статей, які допоможуть вам отримати більш детальну інформацію про план стратегії комунікації, тому просто перейдіть за посиланням.
- 8 дивовижних кроків для створення дивовижної стратегії продажів
- Безкоштовні корисні поради та рекомендації Microsoft Excel (електронна таблиця)
- 6 Інтранет-можливостей для успішного спілкування з працівниками
- Топ-8 корисних та найкращих порад щодо стратегії управління змінами