Управління часом - Ми всі хочемо, щоб ми мали більше часу за день. Як тільки це закінчилося, і ми озираємося на те, що ми досягли, ми часто задаємося питанням, як пройшло ці 24 години А дефіцит часу - головна проблема, з якою стикається більшість із нас. Якщо ви одна з них, то управління часом може бути проблемою. Більшість із нас стикаються з часом сутичок у своєму житті. Ми часто говоримо такі речі, як: "Я не знаю, де знайти час" або "Не вистачає часу в день" або "У мене немає часу на себе".

Управління часом - це вміння

Ми часто схиляємось до думки, що ми ніколи не встигаємо закінчити свою роботу, оскільки ми надто зайняті реагуванням на життєві криві кулі. Коли ми нарешті встигаємо встигнути трохи часу для себе, ми потрапили в раптовий розвиток, який вимагає негайної уваги. Насправді, навіть коли ми не стикаємося з жодною проблемою, ми, здається, не знаходимо часу для управління своїми щоденними завданнями.

Тож як ми знаходимо керувати часом на все, що ми робимо?

Все починається з організації

Управління часом - це невловима Чорна магія, яку розуміють лише небагатьох людей. Насправді, ви всі зможете ефективно керувати своїм часом, поки ми організуємось. Що стосується організації, важко буде уявити, що ми маємо досягти протягом дня та наскільки важливі всі ці речі для досягнення наших довгострокових цілей.

Після того, як ви організовуєте свій час, ви не тільки набуваєте здатності ефективніше керувати своїми щоденними завданнями, але й збільшуєте можливість виділення часу там, де це насправді потрібно, тобто для довгострокових цілей, які ви пам’ятаєте. Якщо ви ніколи не ставили жодних подібних цілей у минулому, зараз саме час почати. Це дуже важлива передумова ефективного управління часом.

Чому для керування часом важливо ставити цілі?

Постановка цілей очолює діаграму серед усіх стратегій управління часом. Це допомагає в налаштуванні ігрових полів. Якщо ви не знаєте, на що ви цілите, ви можете в кінцевому підсумку крутити колеса цілий день і не раз зриватися. Якщо ви хочете ефективно керувати часом і одночасно реалізовувати всі свої мрії та сподівання, ви повинні забезпечити чіткість того, чого ви хочете від свого життя.

  1. Управління часом - Поставте чіткі цілі

Мало хто з нас має час, щоб усе виконати. Отже, важливо орієнтуватися на наші пріоритети. Поставте свої цілі та витрачайте максимум свого часу на діяльність, яка допоможе вам досягти цих цілей.

Приділіть першочерговий пріоритет діяльності, яка є нагальною та важливою. Поміркуйте, чи доведеться витрачати час на речі, які можуть бути не важливими, але терміновими. Чи можна делегувати ці речі іншій особі? Чи варто взагалі витрачати якийсь час на речі, які не є ні терміновими, ні важливими?

Розробка планів:

Позначте свої плани за пріоритетами. Фактор у вашій роботі. Це може бути корисним під час планування першого тижня. Потім робіть наступне протягом дня.

  • Визначте завдання, які допоможуть вам у досягненні поставлених цілей. Виділіть час відповідно.
  • Спершу закінчіть невеликі та невідкладні завдання.
  • Розподіліть роботу, якщо є інші люди, які можуть це зробити, можливо, більш дешево, ефективно та оперативно.
  • Переконайтесь, що інші знають, чого вони мають досягти щодня.
  • Розділіть усі основні завдання дня на блоки досяжної роботи.
  • Займайтесь ними одна за одною.

Встановлення строків:

Встановити досяжні терміни для всіх видів діяльності. Встановіть кінцевий термін, що включає проміжні строки для довгострокових проектів. Включіть час на випадок надзвичайних ситуацій. Більш тривалі проекти потребують більше часу на випадок надзвичайних ситуацій.

Визначте, чи гнучкі терміни або встановлені строки. Ніколи не дозволяйте менш важливій роботі займати більше часу, ніж слід. Якщо варто лише 10 хвилин, переконайтеся, що це зроблено протягом цього часу.

Сплануйте свою роботу так, щоб вона відповідала вашому темпераменту в різний час тижня чи дня. Наприклад, якщо ви найживіший та найвибагливіший пізно вранці, заплануйте дзвінки клієнтів на той час.

  1. Управління часом - організуйтеся

Організація - це другий крок до ефективного управління часом. Ви повинні організуватися, якщо хочете правильно керувати часом.

Але як це можна зробити?

Спочатку все спочатку, ви повинні встановити свої цілі. Якщо ви цього не зробили, то перестаньте читати далі і поверніться, щоб встановити свої цілі.

Як тільки цілі будуть встановлені, ви повинні їх організувати. Які ваші короткострокові та довгострокові цілі? Розбийте довгострокові цілі на віхи. Таким чином у вас буде ціль на кожен день, тиждень і місяць. Коли ви дізнаєтесь, що ви повинні досягти за рік, ви зможете легко розбити цілі.

Ви знаєте свої цілі, як тільки у вас є список цілей, розбитих до важливих етапів. Ви зрозумієте мету, як тільки прокинетесь вранці. Це допоможе у забезпеченні того, щоб ви щодня трохи працювали над досягненням цих цілей, незалежно від того, наскільки мала сума.

Коли цілі впорядковані в основні етапи, і ви маєте список перед собою, ви не можете не помітити того, що необхідно зробити. Якщо ви не хочете організуватися, ваш розум має простіший спосіб допомогти уникати найважливіших щоденних завдань щодня.

  1. Управління часом - Пріоритетування часу

Письменник наукової фантастики Стівен Д Кові випустив книгу під назвою "7 звичок високоефективних людей" у 1994 році. У цій книзі він обговорив систему управління часом, яку вперше запровадив колишній президент США Дуайт Д Айзенхауер. Система розбиває діяльність на чотири квадранти, які ґрунтуються на парі факторів: важливість та терміновість.

За день завдання можна класифікувати за цими чотирма квадрантами наступним чином.

  • Квадрант 1: Кризи та надзвичайні ситуації, важливі та невідкладні
  • Квадрант 2: Довгострокові цілі, важливі, але не термінові
  • Квадрант 3: Перебої, не важливі, але термінові
  • Квадрант 4: Відволікання, ні важливі, ні термінові

Під час сканування списку щоденних завдань та важливих етапів ви можете класифікувати райони, під які потрапляє кожне з них. Проведіть тиждень, щоб спочатку відстежити всі речі, які ви хочете зробити. Це найкращий спосіб запровадити цей метод. Визначте сфери, де ви проводите час. Запишіть їх. Якщо ви витратите 20 хвилин, щоб зателефонувати своїм інкасаторам рахунків, запишіть це. Якщо ви проводите годину за продуктами, запишіть це.

В кінці кожного дня протягом першого тижня запишіть квадрант, поруч із яким випало кожне із завдань. Скільки часу ви витратили на перегляд телевізора (квадрант 4), чи вирішення криз та надзвичайних ситуацій (квадрант1), або працюючи над довгостроковими цілями (квадрант 2)? Обов’язково записуйте всі свої завдання.

Наприкінці першого тижня подивіться час, який ви провели в кожному з квадрантів. Ваша мета в житті повинна полягати в тому, щоб провести більшу частину часу в другому квадранті, а найменше - в четвертому. Отже, скільки часу ви фактично провели у другому квадранті? Коли ви закінчите вправу, візьміть свій щоденний список завдань і запишіть квадрант, кожне ваше завдання підпадає під.

Тепер, якщо ви дивилися телевізор протягом трьох годин, значить, у цей день ви були в похмурому четвертому квадранті. Ви повинні витратити якомога менше часу в цьому квадранті, якщо ви хочете ефективно керувати своїм часом. Іноді ми не розуміємо, скільки часу ми витрачаємо, якщо тільки ретельно не розглядаємо справу.

Рекомендовані курси

  • Курс з офлайн-маркетингу
  • Сертифікаційний тренінг з масової комунікації
  • Масове спілкування для бізнес-тренінгів онлайн

  1. Управління часом - знищити зволікання

Це одна з найскладніших частин управління часом. Прокрастинація часто піднімає свою потворну голову. Але як ми можемо цього уникнути? Ми можемо дуже добре поставити свої цілі, організуватися та розподілити час відповідно до наших пріоритетів. Але якщо ми не будемо дотримуватися списку речей, які ми повинні робити щодня, то ми витрачаємо весь свій час.

Як цього уникнути?

Прокрастинація, яку позначають як мовчазну вбивцю, є чи не найбільшим стримуючим фактором для наших цілей. Усі ми говоримо, що хочемо чогось досягти. Але коли мова йде про управління власним часом, з певною мірою ефективності, ми, здається, не в цьому плані. Прокрастинація з'являється з кожного кута.

Але єдиний спосіб уникнути зволікання - усвідомлювати, що саме потрібно зробити. Після того, як ви встановите чіткі цілі, організували себе і визначили пріоритет свого часу, ви будете на шляху уникнути всіх можливостей зволікання. Якщо жодна з ваших стратегій не працює, спробуйте 15-хвилинне правило.

Встановіть таймер на своєму смартфоні чи годиннику. Тепер почніть робити щось, що ви відклали лише на 15 хвилин. Ну, це приблизно час, який вам потрібен. Ви незабаром зрозумієте другий закон руху Ньютона: предмет в русі залишається в русі. Ви, швидше за все, продовжуєте продовжувати роботу, якщо щось або хтось не змусить вас зупинитись. Найскладніша частина - почати щось в першу чергу.

  1. Управління часом - багатозадачність

Усі ми володіємо навичками багатозадачності. Ви здатні це зробити чи ні, не важливо. Якщо ви можете багатозадачність, це чудово. Але якщо ви цього не зробите, не втрачайте сон. Багато людей стають менш ефективними, намагаючись зробити багатозадачність. Результатом є започаткування декількох проектів одночасно, і жоден з них не закінчується через неохайну роботу. Це викликає сильне розчарування у людей.

Знайте, коли робити багатозадачність:

Це також не означає, що кожен, хто вміє робити багатозадачні завдання, повинен робити це протягом дня. Постійне залучення до декількох проектів одночасно - це не завжди велика річ. Ви повинні знати, коли не робити багатозадачність. Наприклад, щодня на роботі може бути виконано декілька типових видів контрольного списку, які необхідно виконати. У більшості випадків вони буденні і нудні? Отже, що ти можеш зробити? Спробуйте закінчити якомога більше їх протягом найменшого можливого часу. Але коли вам виділено спеціальний проект, який повинен бути завершений протягом визначеного часу та найвищої якості, тоді приділіть йому максимум часу та сконцентруйтесь на жодному іншому проекті. Таким чином, ви можете повністю сконцентруватися на роботі. Важливо знати, коли робити багатозадачність.

  1. Управління часом - зменшення перерв

Скоротіть кількість перебоїв у вашому житті. Чесно кажучи, ви не можете зменшити кількість речей, які можуть перервати вашу роботу. Але ви можете змінити спосіб, яким ви зазвичай займаєтесь ними. Що ви робите, коли працюєте над чимось важливим, і хтось до вас приходить з роботою, яку можна зробити пізніше? Скажіть щось на кшталт: «Звичайно, ми можемо це зробити. Але дозвольте мені закінчити те, що я роблю зараз, і тоді ми подбаємо про це ». Важливо відкласти менш важливу роботу з повагою заради роботи, яка вимагає вашої негайної уваги.

У той же час, якщо ваш начальник дзвонить вам, коли ви знаходитесь в середині чогось, то це перешкода, яка стоїть на черзі.

Як вирішити типові підводні камені?

Найпоширеніша помилка управління часом намагається зробити все власноруч. Делегуйте звичайні завдання своїм підлеглим. Якщо хтось прагне виконати одну з ваших менш важливих робіт, також делегуйте це. Це може бути гарною можливістю навчального модуля з управління часом.

Ось деякі інші моменти, які слід пам’ятати, щоб вирішити типові підводні камені.

  • Сортуйте всі свої проекти регулярно, щоб переконатися, що всі вони в порядку.
  • Усі великі проекти вирішуйте в розділах. Вам не потрібно робити всі справи одразу. Це велика помилка більшості людей. Делегуйте деякі розділи, якщо це можливо.
  • Концентруйтеся, щоб залишатись зосередженою. Ви можете залишити це повідомлення вклеєним на дошці: "Що найкраще використовувати мій час зараз?"

Заключні слова

Незалежно від того, ви керівник, керівник чи молодший працівник, більше часу в руці допоможе вам зосередитись на важливіших завданнях. Будучи організованою, підготовленою та дисциплінованою, ви дасте більше продуктивного часу, щоб зайнятися більшою кількістю проектів.

Рекомендовані статті

Ось кілька статей, які допоможуть вам отримати більш детальну інформацію про способи управління часом, тому просто перейдіть за посиланням.

  1. Топ-16 найкращих та корисних, які можна підштовхнути до минулого зволікання
  2. 10 найкращих корисних заходів з управління часом, щоб підвищити продуктивність
  3. Топ-7 найкращих програм для відстеження часу для підвищення продуктивності
  4. 4 способи використання сили аналітики в реальному часі

Категорія:

Розвиток підприємництва