Клієнт, який не є технічним: я прочитав проектну документацію, але не отримав різних аспектів специфікацій програмного забезпечення, яке буде використовуватися. Я хотів би отримати додаткові пояснення щодо них.
Керівник проекту: Звичайно. Ми можемо обговорити ці моменти, і тоді ми можемо рухатися вперед.
Нетехнічний клієнт: Тут зазначається, що в одній із статей, яку я переглядав в Інтернеті, про те, що програмний інструмент зможе взяти на себе завантаження для 10 учасників проекту, але ви виділили лише 5, і якщо ми мали 10 на борту, робота буде виконана швидше, я вважаю.
Керівник проекту: Так, саме так. 10 Гб можуть підтримувати 10 членів проекту, але ми зробили інвестицію в 5 ГБ пам’яті для 5 користувачів, і це скорочує точну вартість; ми не пропускаємо жодного разу. Ми вимагатимемо, щоб проект тримався на цій часовій шкалі, щоб ми могли маршрутизувати повну 360-градусну систему зворотного зв’язку на задньому плані, щоб бізнес утримував свою власну. Крім того, ми розробляємо функцію пошуку та узгодження, яка б у будь-якому разі затримувала проект довгий час. Ми збільшимо подвоєння інвестицій у такому випадку і все ще будемо поспішати. Немає якості.
Клієнт, який не є технічним: я не зовсім зрозумів цей останній шматочок, і це не згадується в документації, яку ви мені надіслали. Ви можете уточнити?
Керівник проекту: Пане, це, безумовно, чітко зазначено в додатку, який було передано разом із планом, який вам було надано. Вам вдалося пройти це?
Нетехнічний клієнт: О! Ні, я не пережив це. Сама перша сторінка змусила мене думати про мову як грецьку. У ньому занадто багато термінів, які я не можу зрозуміти. Чи можемо ми запланувати зустріч, щоб пройти всю документацію?
Керівник проекту: Безперечно! Дайте мені знати, коли ви можете зробити це на нашому сайті.
Міст відсутній між керівниками технічних проектів та нетехнічними клієнтами
Як чітко видно з розмови між нетехнічним клієнтом та менеджером проекту, завжди буде великий відсоток відключення між технічно обгрунтованими менеджерами проектів, які цілий день котяться на технічному діалекті, та їх нетехнічними клієнтами, які потребують своїх послуг, але не так добре розбираються з усією схемою технологічного світу.
Якщо клієнти активно беруть участь у проектах, в яких вони є зацікавленими сторонами, менеджер проектів може стати трохи більш виснажливим для підтримки мосту між людьми, які багато чого знають про роботу, яка проводиться з метою сприяння потребам людина, яка мало знає про фонову роботу.
Керівники проектів та технічні експерти, як правило, люди, які мають детальну інформацію про продукт та процес, що не може бути зрозумілою особі, яка не скуштувала цю сферу. Як керівники проектів, відповідальність за підтримку ефективного комунікаційного зв’язку між нами та нетехнічними клієнтами займає дуже важливу позицію у грандіозній схемі речей. Ми вимагатимемо від наших клієнтів весь вклад до завершення проекту.
Але ми не можемо тримати все перед собою і просити їх розшифрувати технічні терміни, згадані в проектній документації та керівництві проекту або навіть презентаціях, які ми викладаємо. Нам доведеться закручувати і перевертати і наводити їм світогляд на продукт чи послугу, яку ми створюємо або вдосконалюємо за допомогою проекту. Усунення цього технічного та нетехнічного розриву є надзвичайно важливим, і ми розглянемо 8 різних способів, якими ви можете представити свою роботу, щоб вони створили ментальну картину продукту.
8 способів ефективної комунікації з нетехнічними клієнтами
Нижче перераховані перелічені способи пройти через цю лінію зв'язку з вашими нетехнічними клієнтами. Ці поради та рекомендації дозволять вам отримати велику свободу для досягнення того, що, на вашу думку, є найскладнішим. Вставайте та спілкуйтесь із своїми нетехнічними клієнтами та змініть свій внесок у те, як вони переглядають проект та як вони сприяють цьому.
-
Дізнайтеся про світ свого клієнта і поставте ноги в їх взуття
Дослідіть передумови свого нетехнічного клієнта та галузь, з якої він походить. Переконайтесь, що ви знаєте достатньо їх професійного статусу, щоб зрозуміти рівень спілкування, який ви можете їм надати. Крім того, розумійте рівень технічної інформації, про який вони знають, і наступайте на ті самі лінії, коли ви спілкуєтесь з ними.
Ці особи не завжди будуть повністю втрачені, коли вони є частиною проекту, але, попри те, що ви працюєте над проектом, ви зобов'язані пам’ятати про всі рівні комфорту кожного зацікавленого учасника та члена команди, коли вони керують і працюють над проектом. .
Подумайте з їхньої точки зору і пройдіть милю у взутті, тоді ви зрозумієте, як вони бачать технічні терміни, і зможете відповідно змінити рівень презентації та свій технологічний мотив на основі цього дослідження та дослідження. Присвятіть себе хорошій роботі, спілкуючись із цими людьми. І один важливий аспект - залишайтеся покірними.
-
Пам'ятайте, що мова йде про людей та їхні дії, а не про коди та технології
Якщо ви є досвідченою людиною, це не означає, що всі вас помітять, коли виставляєте на себе красу технічного лангу, який ви носите. Як менеджер проекту, розмовляючи з нетехнічним клієнтом, переконайтеся, що ви зосереджуєтесь на людях (вашій команді та замовниках) та завданнях, які вони виконують для проекту. Повідомте своїх клієнтів про їх прогрес і про те, як вони сприяли досягненню цієї віхи в проекті.
Якщо говорити про кодові рядки та проблеми з циклом коду, які виникли, то вам не принесуть користі, і вони приведуть ваших нетехнічних клієнтів у шалений настрій.
Спробуйте використовувати терміни, які вони можуть стосуватися, наприклад "користувач повинен буде натиснути цю кнопку, щоб дійти до цих сторінок для завершення транзакції …" замість "система ініціює дію надсилання та відображатиме завершене повідомлення про трансакцію під час дії завершується… ”Таким чином, ви можете чітко вразити серце, що вони хочуть досягти цим проектом, і дати їм зрозуміти, що ви та ваша команда це правильно зробили.
-
Нехай це буде просто, нерозумно
KISS і кажіть, мовляв. Як менеджер проектів, що займається зовнішніми, нетехнічними клієнтами, ви маєте забезпечити, щоб спілкування з вашими клієнтами було повним, стислим та як ніколи простим. Використовуйте звичайну англійську мову, щоб передати їм своє повідомлення. Ви вивчили їхній досвід і знаєте, на що вони гаряче відповідають. Отже, ваш наступний крок - підтримувати все спілкування з ними настільки просто, наскільки це можливо, і вирівнювати його лише на основі того, що ви придбали завдяки професійній перевірці.
Не перевантажуйте їх жаргоном, який ви могли б використати зі своїми членами команди або внутрішніми зацікавленими сторонами, і будьте чесні з ними щодо кожного процесу, який відбувається.
Ефективне спілкування - це шлях. Уявіть собі ситуацію, коли ви відвідуєте лікаря, і він пояснює вам свою недугу таким чином, що залишає вас розгубленим і не на місці. Безпорадність, яку ви відчуваєте, - це саме те, що переживає ваш клієнт. Отже, правило, KISS (нехай це буде просто, нерозумно).
-
Обговоріть результати, які вони отримають
Спілкуючись зі своїми нетехнічними клієнтами, не забудьте пояснити їм "чому" та "чим" ви займаєтесь аспектами проекту, а не "як" ви робите саме це. Коли нетехнічні клієнти дивляться на переваги та функціональність, яку вони збираються отримати від проекту, вони реагують краще, ніж коли ви пояснюєте складні деталі того, як ваша команда збирає все це разом.
Покажіть їм переваги, які отримають результати для них. Покажіть їм, що з кожною віхою, досягнутою проектом та командою проекту, вони будуть наближатися до досягнення мети, яку поставили за мету. Переконайтесь, що вони усвідомлюють, що ці завдання призведуть до поставленої мети, і ці завдання, коли вони будуть виконані в ефективності, виявлять більше переваг, ніж передбачалося.
Зважаючи на це, я впевнений, що навіть ви як керівник проекту будете шукати додаткові переваги, які можуть бути отримані від цього єдиного проекту.
-
Використовуйте приклади
Аналогія та використання прикладів можуть стати вашими найкращими друзями в такі часи. Ці вправи навіть допоможуть вам залучити творчу сторону до роботи. Скрутіть і перетворіть свій шлях на використання прикладів із повсякденного життя, щоб зробити свою думку Таким чином, ви зможете краще співвідносити інформацію зі своїм рівнем знань. Завдяки більшій відносності та усвідомленим зусиллям з вашого боку, ви зможете перемогти їх і з товариством. Завдяки відносності приходить надійність, а з цим і довіра до роботи, яку ви виконуєте, та спілкування, яке ви надаєте своїм нетехнічним клієнтам.
Використання прикладів може навіть допомогти вам спростити проект для себе та членів своєї команди та дасть змогу подивитися на проект з точки зору неспеціаліста. Це збільшить ваші шанси на всебічний проект, який по-справжньому обслуговує клієнтів та широку громадськість.
-
Не варто недооцінювати і не завищувати рівень їх знань, коли мова йде про проекти
Незважаючи на те, що ці нетехнічні клієнти часто не дуже добре розбираються з технічністю предмета, особливо під час створення програмних засобів та додатків, вони здебільшого мають гарну та добре всебічну базу знань, що стосується проектів та процесів. Вони розуміють процеси і те, як ці процеси можуть в кінцевому рахунку забезпечити процес розробки програмного забезпечення легко.
Ви, безумовно, можете мати їх на борту, щоб активно допомагати команді, коли справа доходить до запуску проекту. Є багато різних типів клієнтів, з якими ми маємо мати справу, менеджери проектів. Не вважайте їх усіма єдиними, а краще розумійте кожного клієнта, його сильні та слабкі сторони та те, як ви можете використовувати свої сильні сторони та мінімізувати його слабкі сторони. Проаналізуйте все це і ніколи не помиляйтеся недооцінювати або завищувати цих людей.
-
Дайте їм 101 клас
Візьміть до уваги всі умови, які ви будете використовувати у своїх презентаціях та діалогах з нетехнічними клієнтами. Складіть у списку форум із визначеннями та запишіть його на простій англійській мові, щоб ви могли їх передати своїм нетехнічним клієнтам, і вони зможуть зрозуміти, що ви маєте на увазі під час їх використання. Ви можете уникнути порожніх виразів, які вони матимуть на обличчі, коли ви поясните ці умови на своїх зустрічах, а також уникнете втрати часу через пояснення щодо цих конкретних умов.
Завдяки цій вправі я впевнений, що ваші нетехнічні клієнти також матимуть можливість дізнатися щось нове і дадуть їм змогу захоплюватися зустріччю та презентаціями. Ця діяльність може підготувати їх до багатьох інших зустрічей та дискусій, які ви плануєте організувати, і дозволить їм також зробити свій плідний внесок. Хіба це не те, що ти хочеш?
-
Завжди запитайте їх, чи розуміють вони те, що ви їм пояснюєте
Призупиніть свою презентацію на деякий час і задайте своїм нетехнічним клієнтам кілька питань:
- Ви зі мною?
- Вам щось незрозуміле?
- Вам потрібно, щоб я щось повторював?
- Чи є у вас думки чи сумніви щодо цієї концепції?
- Вам потрібна допомога з чим-небудь?
- Чи задоволені ви швидкістю презентації?
Такі питання можуть бути переконливими, і це може показати їм, що вам потрібна їхня присутність та активна участь, і вам потрібно, щоб вони зрозуміли все, що відбувається. Це також дає їм можливість задати тривіальні запитання, які при їх відповіді можуть змінити їх розуміння.
Це також підкаже, що ви раді відповісти на будь-яке запитання, яке вони кидають на вас, і це допоможе їм створити впевненість у визнанні того, що вони не зрозуміли конкретний термін чи поняття. З цим поштовхом вони виступлять, щоб прояснити свої сумніви. Тоді ваш проект приносить користь, оскільки вони можуть потім подумати про це з точки зору і запропонувати вам зовсім нову точку зору.
Рекомендована стаття
- Борг та власний капітал
- Посібник з обов'язків керівника проекту