Наш вік віртуального, і вам не потрібно, щоб я говорив вам, що ми всі живемо паралельно в Інтернеті.
Дослідження показують, що понад 90% людей у віці від 12 до 20 років, які мають доступ до підключення до Інтернету, підключаються цілодобово, і спілкуватися в Інтернеті простіше, ніж писати фактичні листи чи повідомлення.
Соціальні медіа покращили потік спілкування в Інтернеті, як ніколи. Миттєві повідомлення, спілкування в чаті, електронна пошта, публікація, твіт, багато активних дій відбувається в Інтернеті, про що ми або ініціюємо, або відповідаємо на них.
Електронні листи вже давно зайняли місце паперової пошти в нашій щоденній схемі речей. Робочий стіл / ноутбук, підключення до Wi-Fi або ключ, і ви добре їздите. А швидкість - це додатковий актив.
За останнє десятиліття електронна пошта стала вподобаним способом спілкування з людьми, встановленими на відстані один від одного. Чому відстані, деякі з нас навіть люди, що живуть по електронній пошті, які живуть у будинку поруч з нами! І до того, як програми для обміну повідомленнями для мобільних пристроїв перейшли до електронних листів, це був єдиний спосіб, коли ми могли планувати пікніки, зустрічі, вечірки або ділитися фотографіями чи інформацією з друзями чи родиною.
Більшість з нас знають, як знімати дружні електронні листи на краплі капелюха, і вважають за краще це швидший і зручніший варіант написання листів. І той факт, що ці неофіційні електронні листи дотримуються жодних встановлених граматичних правил чи складів, не додають їх популярності в невеликій мірі. Вам не доведеться витрачати час на роздуми над тим, як обрати пошту до колегії з коледжу чи сусідів; ти просто пишеш.
Але професійні електронні листи - це зовсім інша гра з м'ячем. Хоча вони менш формальні, ніж друкована замітка чи лист, вони не менш організовані за своїм тоном та текстурою, і дотримуються правил граматичної правильності.
Перш ніж розібратися в деталях написання ефективного професійного формату електронної пошти, дозвольте мені ознайомитись з деякими можливими цілями такого формального спілкування.
Ви можете написати професійні електронні листи для -
- Подача заявки на посаду, стипендію чи грант
- Попрошення дозволу чи послуги
- Надання або запит інформації
- Запит дії на щось
- Відповідь на або підтвердження офіційного спілкування
- Питання про якесь питання, яке ви сильно відчуваєте
- Скарги на послугу чи товар
Це просто показові; причини написання формальних електронних листів можуть бути вичерпними.
Оскільки всі ці ситуації пов'язані з владою та службовим становищем, само собою зрозуміло, що за тоном та мовою потрібно ретельно стежити. Коротше кажучи, час пам’ятати про свої ПС та питання.
Тож давайте перейдемо до латунних снастей. Як ви ставитеся до структуризації та створення електронного листа таким чином, який би був привабливим та ефективним? Тобто, як ви зрозумієте свою точку?
Давайте повторимо, що стосується семи С на спілкуванні:
- Повнота: Ваше спілкування повинно бути повноцінним із зазначенням необхідних деталей та визначення його мети
- Лаконічність: Це повинно бути суттєвим, а не хитатися без потреби
- Чіткість: Ваше призначення повинно пройти чітко
- Конкретність: Повідомлення має бути конкретним, із підтвердженням фактів та доказів
- Узгодженість: Має мати сенс
- Ввічливість: слід пам'ятати про ввічливість та взаємність
- Правильність: спілкування повинно бути без граматичних помилок
Отже, маючи на увазі наведені вище критерії, ваш електронний лист повинен бути чітким, повним, узгодженим документом, який в ідеалі не повинен вимагати подальшої пошти з поясненнями та інструкціями.
Простіше сказати, ніж зробити, чи не так? Скільки разів ви сідали скласти одну точну пошту, і пізніше виявили, що вона є або грубою, і зухвалою, або простою тьмяною, або безглуздою? Я впевнений, що всі ми стикалися з такою дилемою: чи бути чіткими та прямими, чи бути ввічливими та круглими.
7 підказок щодо вдосконалення вашої професійної електронної пошти
Тож почнемо з основ.
-
Подумки повторюйте мету своєї пошти
Для чого ви пишете електронний лист? Що ви хочете робити одержувачем? Якщо вам зрозуміло про очікуваний відгук, на який спрямований ваш електронний лист, ви можете скласти своє повідомлення, пам’ятаючи про це.
Дозвольте навести приклад.
Скажімо, Дороті хоче, щоб її декан коледжу дав їй рекомендацію щодо стипендії. Її мета в написанні електронного листа - нагадати декану про її авторитет як студент, про її виступ у коледжі та загальну щирість. Тепер їй доведеться констатувати все це в пошті, не наштовхуючись на себе, як вихваляючись над собою або не здаючись занадто напористим. Вона також повинна просити свого декана написати лист рекомендації протягом певного часу. Тому метою її електронної пошти було б:
- а) Подання її повноважень студентом
- б) Інформування її декана про стипендію, на яку вона подала заявку
- c) Отримання рекомендації протягом такої та такої дати
Як тільки їй в голові стане зрозуміло, чого вона хоче, вона може зайнятися відповідним складанням пошти.
Також проаналізуйте свого читача. Хто він / вона? Яка реакція читача, ймовірно, буде на читання вашої пошти. Кадр вашої пошти на основі цього аналізу.
-
Вирішення теми
Скажімо, ви надсилаєте заявку на роботу.
"Відкриття вакансії" або "Маркетинг-стажер" у темі надто розпливчасто під час надсилання електронної заяви. Ви повинні вказати посаду, на яку ви подаєте заявку, разом із Відділом чи Департаментом чи місцем відправлення, якщо вони вказані в рекламі щодо підбору персоналу, у рядку теми.
Подумайте про це як однолінійний конспект вашої електронної пошти. Суб'єкт повідомляє одержувачу, яка мета надіслати пошту. Він також вимагає конкретних дій, таких як:
« Участь у семінарі ___________ (тема) в _________________ (місце проведення) в __________ (дата та час) »
Або
« Ремонт та обслуговування настільних комп’ютерів - Запит пропозицій »
Такі заголовки в рядку теми інформують одержувача про необхідні реквізити та дотримуються правил ясності та лаконічності, обговорених раніше.
-
Вітання та привітання
Пам’ятаєте уроки ввічливості та ввічливості, які навчали нас у молодших класах? Так, це актуально навіть зараз. Професійна адреса електронної пошти завжди повинна починатися з привітання.
" Шановний пане або пані (залежно від випадку ") або " Привіт місіс Merchant (якщо ви випадково знаєте ім'я одержувача)",
Коли ми пишемо електронну пошту (неофіційну пошту), ми дістаємось до пункту безпосередньо, не відмовляючись від необхідності використовувати Ps та Qs з друзями. Але професійні електронні листи не є повними без належного привітання з подальшим привітанням або ввічливим відкриттям, наприклад:
" Дякую за запрошення "
Або
" Теплі привітання "
Або
" Ми визнаємо вашу скаргу і глибоко шкодуємо про свої незручності "
Окрім розбиття льоду, так би мовити, таке відкриття визнає читача пошти також важливою людиною.
-
Складання пошти
Це технічно найскладніша частина роботи, оскільки це суть справи. Ваш електронний лист повинен відповідати правилам граматики, мати відкриття, основу та підсумковий розділ. Вступний розділ стосується попередньої кореспонденції або дії, якщо вона є. Тут також зазначено мету написання пошти.
Пам’ятайте, керівники отримують пошту вантажівкою ці дні, і прочитати все це неможливо. Більшість професіоналів сканують тему та відкриття розділу електронної пошти, заслуговуючи на подальший погляд, лише якщо вони вважають ці інформативними та релевантними.
Тому не чекайте останнього абзацу, щоб вказати своє призначення. Цілком ймовірно, що читач відмовиться, перш ніж дійти до цього розділу. Це також саме тому, стислість і стислість настільки важливі. Довідкова інформація важлива, але будь ласка, будь ласка, короткою. Підійдіть до справи, як тільки зможете.
Використовуйте точки кулі, якщо ваш електронний лист містить багато фактичних даних чи інформації. Це легше пройти.
Виділіть відповідні області . Читаючи ці розділи, ви повинні сказати читачеві, що ви хочете.
Не будьте розпливчасті. Чітко заявіть, що потрібно зробити. Хоча чітко неможливо прописати терміни в заявах на роботу або в запитах на отримання грантів, нагадайте читачеві, про що ви пишете.
Ваш електронний лист повинен бути коротким і заповненим одночасно. Здається, високе замовлення? Зовсім ні.
- Просто складіть список пунктів, які потрібно включити до пошти.
- Зверніться до списку, щоб перевірити, чи включаєте ви всі пункти.
- Перевірте, чи не сформовано. Видаліть зайву інформацію.
- Переконайтеся, що електронна пошта не переходить на сторінки. Якщо потрібно, надайте допоміжну інформацію у вкладеннях (детальніше про це пізніше у цій публікації)
- Переконайтесь, що у вашій електронній пошті не потрібно супроводжуватись бітами та фрагментами інформації у подальшій пошті. Спробуйте зробити пошту повною перепискою сама по собі.
Завжди уважно відкривайте та закривайте пошту. Після завершення закрийте пошту " Теплі привітання ", або " Дякую та з повагою ", або звичайним " З повагою ", а потім ваше ім'я. Якщо можливо, додайте свій підпис до свого імені.
Як тільки композиція закінчиться, погладьте себе по спині! J
Ви закінчилися з жорсткою частиною. Що залишається зараз - це перегляд та редагування та надання супровідної інформації.
-
Використовуйте ввічливу мову і будьте до речі
Пам'ятаєте "Cs" лаконічності та ввічливості? Офіційне спілкування має бути ввічливим та безособовим.
" Ми хотіли б повідомити вас, що остання дата подання заявок - 20 жовтня 2015 року. Будь ласка, надсилайте свої записи протягом цієї дати. "Це не звучить ввічливо і ясно? Він також визначає дії, необхідні для здійснення протягом зазначеного часу.
Складіть приблизний проект електронної пошти та прочитайте його, поставивши себе в позицію одержувача. Ви звучаєте ввічливо і ввічливо? Ви надаєте всі необхідні деталі? Ваше повідомлення до речі? Ти звучиш щиро? (Червоне сповіщення! Випадковість у порядку з друзями, не в професійному сценарії, особливо коли ви пишете електронною поштою тому, кого ви не знаєте як людину). Тому краще скористайтеся порадами щодо написання електронної пошти, перш ніж починати писати будь-яку пошту.
Прочитайте та перегляньте свою пошту на предмет можливих граматичних та орфографічних помилок та пропусків інформації. Якщо є можливість, попросіть третю особу прочитати та дати відгук. Об'єктивне око часто може вказувати на те, що ви, як учасник, не могли бачити.
-
Надання копій
У випадку, якщо ваш електронний лист потребує узгодження з іншими відомствами чи посадовими особами або їх затвердження, не забудьте позначити копію (копію). Також надішліть собі порожню копію (bcc) для подальшого використання.
Але будьте обережні, не знімайте копії для непов'язаних людей. Це, швидше за все, станеться, коли ми відповідаємо на групові листи; ми часто натискаємо кнопку «відповісти всім», а не відповіді виключно на відправника.
У цей вік перевантаження інформацією, останнє, що професіонал хоче мати, - це переповнений папку "Вхідні" з великою кількістю непов'язаних копій пошти, позначених для нього. J
-
Додавання вкладень
Якщо ви надсилаєте заявку на роботу або інформаційну пошту, вам потрібно долучити відповідний документ (и) до своєї пошти. Пошта без відповідного вкладення - це як конверт без листа!
Багато часу витрачається даремно, коли листи надходять без вкладень. Одержувач або знімається з проміжком часу, або повинен написати назад, вимагаючи надсилання необхідної інформації. Потім відправник надсилає іншу пошту з тим же.
Отже, тепер ви всі налаштовані і сідайте писати. Давайте переглянемо формат для вашої готової довідки :
- Кому: ідентифікатор пошти одержувача
- Від: Ідентифікатор пошти відправника
- Копія: (Копіювати)
- Тема пошти
- Привітання
- Тіло пам’ятки
- Закриття
- Підпис відправника та / або ім'я
Це приблизний формат; ви можете імпровізувати, ознайомившись із процесом.
Перш ніж завершити роботу, дозвольте ще раз ознайомитись із специфікаціями:
- Використовуйте короткий описовий рядок теми
- Привітайте одержувача зі словом "Шановний пане / пані …" або "Привіт, ……"
- Будьте точні та суттєві
- Не використовуйте випадкові мови, будьте формальними
- Закрийте належним чином свої ініціали / ім’я / підпис
- Копія зацікавленим особам
- Підтримка необхідними кріпленнями
Тож тепер, коли у вас є достатня кількість входів, пишіть (а точніше натискаючи), хлопці! ?
Бажаю всім удачі!
Суміжні курси: -
Навчання маркетингу електронною поштою
Створіть потужну цільову базу даних електронної пошти