Правила етикету електронної пошти
Навіть у цей вік інформаційних технологій та швидкого електронного спілкування від кожної людини очікується дотримуватися певних кодексів та етики під час взаємодії з комп’ютером чи будь-яким іншим гаджетом. Те саме правило етикету електронної пошти поширюється на всіх незалежно від того, чи є ви працюючим професіоналом, правила етикету електронної пошти для бізнес-підприємця чи студента. Власне кажучи, існують різні джерела електронного спілкування, такі як електронна пошта, Facebook, Twitter, Skype та багато іншого. Без сумніву, правила етикету електронної пошти на робочому місці вважаються одним із найпоширеніших та ефективних засобів спілкування. Сьогодні правила етикету електронної пошти на робочому місці не обмежуються лише надсиланням важливого фрагмента повідомлення, але його окружність поширилася на значно ширший кордон. Насправді, згідно з опитуванням, кількість користувачів ідентифікаторів електронної пошти постійно зростає зі зростанням кількості користувачів Інтернету.
Але пізно, на жаль, правила етикету електронної пошти для бізнесу потрапляють у зону загрози із застосуванням брудної мови. Крім того, було досить багато випадків, коли вони повністю неправильно трактували через величезний розрив у спілкуванні. Більше того, справедливо пропонується, що не слід надсилати електронне повідомлення, коли ви дратуєтесь або розвиваєте погані почуття до когось. Це може ще більше ускладнити проблеми, якщо їх не впорядкувати вчасно або якщо електронний лист не надсилається належним чином. Це в кінцевому підсумку створює негативний вплив і показує, що ви непрофесійні.
Важливі основні правила етикету електронної пошти
Ось деякі правила етикету електронної пошти, яких люди часто не помічають або зазвичай не дотримуються,
Правила етикету електронної пошти №1. Усі шапки
Щоразу, коли ви пишете будь-який електронний лист, будь то формальний чи неофіційний, ви повинні знати, що ваш замок Caps не увімкнено. Взагалі кажучи, не дуже добре складати тіло електронної пошти, що складається з усіх друкованих листів. Професійно кажучи, ця помилка зазвичай називається «кричали». Крім того, написання стає майже нерозбірливим. Однак якщо ви дійсно хочете спробувати щось нове і піти на новий стиль шрифту, тоді ви можете використовувати всі слова в малі літери. Насправді цей стиль стає популярним у наші дні. Але правильний підхід до написання пошти вводить інформацію зазвичай, не використовуючи занадто багато стилів шрифту. Ви можете виділити / виділити жирним шрифтом або підкреслити важливу частину свого повідомлення.
Правила етикету електронної пошти №2. Надсилання електронного листа без коректури
Ще одна помилка, яку люди зазвичай роблять - це надсилання електронного листа, не читаючи того, що вони насправді складали. Можливо, ви дуже ретельно набрали важливу електронну пошту, але вам слід звикнути читати вміст, перш ніж натиснути кнопку «надіслати». У вашій пошті можуть бути написані орфографічні помилки або граматичні помилки, що призведе до поганого враження. Не пишіть, навіть якщо це не офіційне повідомлення. Коректування чи редагування стає все більш важливим, якщо у вашій пошті є опція автоматичного виправлення. Перечитання забезпечить, що ви згадали всі важливі моменти у своїй пошті та не забули долучити будь-який необхідний документ, якщо такий є.
Правила етикету електронної пошти №3. Помилка щодо переадресації
Ви будете трохи здивовані, дізнавшись, але факт залишається фактом, що люди не дотримуються звичаїв, навіть коли пересилають електронний лист комусь. Насправді "Вперед" зазвичай класифікуються на три категорії:
-
Підроблені листи, що містять помилкові обіцянки
Як такий, можливо, ви натрапили на багато підроблених листів, які містять помилкові обіцянки. Наприклад, він може попросити вас надіслати інформацію багатьом людям, які стверджують, що вона запропонує вам грошову винагороду у певній сумі за виконання цього завдання. Будь ласка, остерігайтеся таких листів!
-
Електронні листи, що містять фотографії та цікаві факти
Є багато електронних листів, які містять милі зображення тварин, немовлят чи будь-якого іншого цікавого об’єкта, і відправник просить вас переслати більше людей. Крім того, він також може містити цікаві факти та інформацію з будь-якого питання. Однак будьте дуже обережні, перш ніж надіслати правила електронного етикету на робочому місці, для яких пересилання їх комусь.
-
Небажані електронні листи або спам
Зазвичай хакери їх надсилають, щоб націлити жертв. Вони відправляють електронні листи оптом великій кількості людей на ім’я богів та богинь. Наприклад, ви можете отримати лист від невідомого джерела, який просить вас переслати його від імені будь-якого індуїстського Бога чи Ісуса Христа.
Потрібно бути дуже уважними та обізнаними, торкаючись подібних фальшивих листів. Ви повинні дотримуватися простих інструкцій, наведених нижче-
- Будь ласка, не пересилайте жодну небажану пошту чи спам навіть помилково
- Якщо ви зачаровані малюнком, відео чи вмістом повідомлення електронної пошти і дійсно хочете переслати його, будь ласка, не забудьте надіслати його лише на особисту ноту.
- Ви можете перевірити місцезнаходження електронного листа на веб-сайтах, таких як Snopes.com.
- Не продовжуйте пересилати електронні листи кожній особі, доступній у вашій адресної книзі.
Правила етикету електронної пошти №4. Перебільшення вмісту або скорочення його довжини
Деякі люди мають звичку перебільшувати або зайво розробляти точку, коли вони складають правила етикету електронної пошти на робочому місці. Будь ласка, відволіктися від такої практики, оскільки це не все приємно для очей. Уникайте використання довгих речень; натомість пишіть до пункту та у коротких абзацах. Використання точок та цифр кулі завжди заохочує, оскільки їх можна легко зрозуміти. Можна виділити жирним шрифтом або використовувати курсив, щоб виділити важливі аспекти.
З іншого боку, це не означає, що ви можете вибрати найкоротший шлях для передачі свого повідомлення. Це більш застосовно та важливо, особливо коли ви відповідаєте на будь-який етикет етикету. Не відповідайте лише одним словом. Насправді ці правила етикету електронної пошти для бізнесу часто порушуються, якщо особа має відповісти ствердно чи негативно. Електронна пошта стає досить різкою і виглядає незручно. Тепер, чому важливо слідувати цій схемі? Відповідь полягає в тому, що кожен електронний лист має певний тон, і його потрібно суворо дотримуватися під час написання. Тому відповідь назад, написавши повне речення.
Правила етикету електронної пошти №5. Приймайте складний підхід під час складання
Ну, це правда у багатьох контекстах. Часто люди не звертають уваги на тон або мову під час створення електронної пошти. Результат; вони закінчують писати дуже складною мовою, яку досить важко зрозуміти. Вживання важкомовних слів, безумовно, слід уникати. Швидше ваш підхід повинен бути простим. Мова повинна бути зрозумілою, яку легко зрозуміти кожен. Однак при цьому ви повинні пам’ятати, до кого звертаєтесь у пошті. Складіть свої факти організовано. Будьте уважні до використання правильних розділових знаків.
Правила етикету електронної пошти №6. Прийняття загального неформального підходу
Зараз це щось знайдено в кількох правилах етикету електронної пошти на робочому місці. Часом люди стають занадто неофіційними у своєму підході, що потім починає відображатись у їхньому тоні повідомлення. Ну, це багато в чому залежить від типу відносин між відправником та одержувачем. Однак, як би там не було, вам потрібно стежити за рівнем неформальності, якщо ви не звертаєтесь до когось особливого. Вам потрібно бути обережними щодо використання фантазійних шрифтів, кольорових текстів та скорочень мов SMS, таких як 'u' для вас або 'ur' або ваш тощо.
Правила етикету електронної пошти №7. Надсилання або відповідь на групові електронні листи
Багато разів вам потрібно надсилати групові електронні листи. І тут ви повинні бути обережними у своєму підході, щоб ви не опинилися в зоні труднощів. Завжди переконайтеся, що ви використовуєте параметр поля BCC, коли відправляєте повідомлення масово багатьом особам. Перевага від цього полягає в тому, що ви можете приховувати адреси електронної пошти інших осіб, яким ви надсилаєте. Будь-яка людина не зможе зрозуміти, скільки людей отримали одну і ту ж пошту. Така практика зазвичай застосовується компаніями, коли вони викликають декількох кандидатів на співбесіду.
Таким же чином, якщо ви відповідаєте на груповий електронний лист, ви можете заощадити від розголошення електронних адрес інших осіб. У цьому випадку ви можете використовувати поле CC. Однак перед використанням цього інструменту будьте дуже впевнені та обережні.
Правила етикету електронної пошти №8. Об'єднання професійного та особистого
Більшість правил діючого етикету правил для бізнес-професіоналів мають два окремі електронні листи, один - особистий, тоді як один - це електронний лист компанії, який містить лише офіційні повідомлення. Однак деякі користувачі використовують службовий ідентифікатор пошти для надсилання особистого повідомлення своїм друзям чи родичам. Це жодним чином не прийнятно і є повним порушенням правил етикету електронної пошти на робочому місці та кодексу поведінки. Навіть якщо ви хочете поділитися цікавим відео, жартом або будь-якою іншою інформацією в особистій записці з колегами по офісу, завжди використовуйте вашу особисту адресу електронної пошти. Багато правил етикету електронної пошти для бізнесу є дуже суворими щодо цієї нотатки, і будь-яке порушення на цьому фронті може призвести до штрафування особи. Крім того, переконайтеся, що ви не надсилаєте електронні листи NSW (Not Safe for Work) з ідентифікатора компанії. Надсилання неприємних відео чи контенту може призвести до висилки працівника.
Правила етикету електронної пошти №9. Надсилання «Ніжних нагадувань»
Якщо ви уважно помітили, у світі електронної пошти, яка відома як «Ніжне нагадування», дуже популярна фраза. Цей термін зазвичай використовується, особливо в темі електронного листа. Як випливає з назви, відправник фактично нагадує одержувачеві щось таке, як сплатити інші платежі тощо. Але часом повідомлення насправді неправильно трактується. Багато правил етикету електронної пошти для бізнесу сприймають це як правопорушення, оскільки їм щось нагадують. Тож навіть якщо вам доведеться надіслати комусь нагадування, будьте обережні щодо мови та тону.
Правила етикету електронної пошти №10. Надсилання мега-файлів
Цікаво зазначити, що люди не лише порушують правила етикету електронної пошти на робочому місці, складаючи вміст свого повідомлення, але навіть коли вони додають документ на підтримку свого написання. Так, це може здатися абсурдним, але приєднання будь-якого документа чи файлу розміром 10 Мб або більше вважається порушенням поведінки. Таким чином, сервери не можуть витримати такий великий документ. Такі вкладення в будь-якій формі важко надіслати і можуть створити безлад у вхідній скриньці квитанції. Однак, якщо вам доведеться надіслати файл великого розміру, то краще вибирайте онлайн-сервіси, такі як Dropbox, Hightail або DropSend.
Правила етикету електронної пошти №11. Написання неповного рядка теми
Вірите ви чи ні, але тема теми вважається однією з найважливіших частин будь-якої електронної пошти. Одержувач пошти спочатку помітить тему рядка пошти, оскільки саме так це видно у його вхідних. Саме з цього приводу ваш приймач розбере, про що йдеться у повідомленні. Тому важливо написати повний і змістовний предмет, а потім підійти до решти частини тіла. Невідповідна лінія теми показує вашу зацікавленість у передачі повідомлення одержувачу.
Правила етикету електронної пошти №12. Початок та підпис електронної пошти
Початок електронного листа відображає багато тону та мови решти частини тіла. Тільки написання привіт або простий привіт звучить трохи абсурдно. Якщо ви знаєте ім'я людини, можете звернутися до нього по імені, а якщо не просто, напишіть шановний пане або пані. Якщо ви звертаєтесь до свого старшого, ви не можете почати з Hello Sir. Якщо ви з будь-якою особою просите його з’явитися на співбесіду, ви можете або подзвонити йому на ім’я або просто написати «Шановний заявник».
Так само, коли ви закриваєте пошту, не пишіть подяку без потреби, якщо ви не попросите особу зробити послугу за вас. Насправді, «З повагою» є більш підходящим і підходящим словом, підводячи підсумок, все обговорення пошти.
Правила етикету електронної пошти №13. Вибір власного солодкого часу для відповіді
Це погана звичка розвиватися конкретно, якщо ви пов’язані з професійним світом. Є люди, які люблять відповідати на електронні листи з проханням отримати інформацію, навіть коли вони знають відповідь. Вони просто відповідають у той момент, коли вони отримують нагадування. Звичайно, ви повинні ставитись до електронних листів виходячи з їхньої заслуги, але принаймні відповісти у відповідь на тему чи питання.
Висновок правил етикету електронної пошти:
Важливо уникати практики, коли ви порушуєте правила етикету електронної пошти для бізнесу. Ви повинні правильно дотримуватися кодексу поведінки, складаючи етикет етикету на робочому місці, що відображає вашу справжність та щирість.
Супутні курси
У цій публікації ми обговоримо деякі правила етикету електронної пошти, яких люди часто не помічають або зазвичай не дотримуються. Тут ми обговорили важливі основні правила етикету електронної пошти на робочому місці.
- Основи навчання етикету з етикету
- Навчання маркетингу електронною поштою
- CRT: 05 - Етикет електронної пошти