Звичайні користувачі Microsoft Office не так знайомі з Microsoft Access, як з Microsoft Word, Excel або PowerPoint.

Оскільки Microsoft Access - це програма для реляційних баз даних, що входить до пакету Microsoft Office Suite, який дозволяє користувачам вводити, керувати та запускати звіти в більшому масштабі, він найбільш підходить для тих, кому потрібно швидко організувати велику кількість даних.

Він розташований десь між Excel, який ідеально підходить для людей з невеликим сховищем даних та SQL-серверів, які потрібні великим командам та корпораціям.

За допомогою Microsoft Access користувачі можуть ефективно керувати важливою інформацією, зберігаючи її зручно для подальшої довідки, звітності та аналізу. Як випливає з назви, користувачі матимуть доступ до організованої інформації у своїй базі даних з мінімальними зусиллями.

Особливості доступу до Microsoft;

  1. Ідеально підходить для окремих користувачів та менших команд
  2. Легше, ніж база даних клієнт-сервер, зрозуміти та використовувати
  3. Імпорт та експорт до інших програм Microsoft Office та інших програм
  4. Готові шаблони для постійних користувачів для створення та публікації даних
  5. Дозволяє без особливих зусиль створювати та публікувати веб-бази даних
  6. Зручна функція "Скажи мені" про допомогу
  7. Дозволяє розробникам створювати власні рішення за допомогою коду VBA
  8. Сховати / Показати параметр для стрічки
  9. Дозволяє користувачам переглядати звіт, усуває зайві звіти
  10. Дозволяє виводити звіти у форматі PDF

  1. Ідеально підходить для окремих користувачів та менших команд

Microsoft Access - це проста програма для настільних ПК, яка не потребує певного обладнання або ліцензії для роботи. Отже, він ідеально підходить для окремих користувачів та менших команд, які не потребують великих та складних баз даних за додаткову ціну.

Microsoft Access пропонує численні переваги перед рішеннями баз даних через SQL Server та Oracle, коли потреба в базі даних не дуже велика. Багато менших команд тепер можуть уникнути придбання масивного ресурсу для своїх основних та простих потреб за допомогою Microsoft Access.

Крім того, їм не потрібно нікого адмініструвати або контролювати доступ, що може знадобитися у звичайних базах даних клієнт-сервер.

Більше того, він пропонує можливість дозволити користувачам перетворити свою базу даних у додаток, яке було представлено після Microsoft Access 2007.

  1. Простіше зрозуміти та використовувати базу даних клієнт-сервер

Персональні комп’ютерні програми, такі як Microsoft Access, перейняли багато застосунків, які раніше передавались у базу даних клієнт-сервер. Користувачам Access не потрібно проходити спеціальну підготовку для набуття навичок, необхідних для використання програми.

Багато користувачів самостійно навчаються використовувати Microsoft Access для своїх індивідуальних потреб. Створити та адмініструвати базу даних досить просто та легко за допомогою легкодоступного, добре організованого набору шаблонів, про які мова піде далі у цій статті.

Користувачам Microsoft Excel буде легше освоїти Access, оскільки він схожий на Excel, хоча основні концепції баз даних значно відрізняються від Excel.

Навчання та управління цим потужним додатком з використанням найефективніших доступних методів та інструментів можливе навіть для нових користувачів, які мало знають або не знають управління базами даних.

Microsoft Access зберігає різні набори даних, відомі як Таблиці, які потенційно пов'язані, що в поєднанні разом збільшує гнучкість даних.

Поєднуючи та об’єднуючи таблиці разом, Access, Система управління реляційними базами даних (RDBMS) в цілому забезпечує більш гнучку звітність та функціональність у цій програмі для користувачів, що робить їх завдання простим та легким.

  1. Імпорт та експорт до інших програм Microsoft Office та інших програм

Однією з найкорисніших особливостей Microsoft Access є його здатність інтерфейсувати дані з багатьох інших програм.

Також простіше поєднувати дані, створені в інших програмах, передавати дані між двома іншими програмами або накопичувати та зберігати дані протягом тривалого періоду, періодично експортуючи дані до інших програм, таких як Excel для аналізу.

За допомогою Microsoft Access існує безліч способів копіювання такого об'єкта, як таблиця або форма, з однієї бази даних в іншу. Окрім копіювання та вставлення об'єкта, Microsoft Access також дозволяє експортувати об’єкт, який постачається з додатковими можливостями.

Завдяки Access зручно експортувати визначення таблиці та дані в таблиці, або експортувати лише визначення таблиці, яка є порожньою копією таблиці, як потрібно. Ви також можете зберегти деталі операції як специфікацію експорту для подальшого використання.

Група імпорту та експорту посилань відображає піктограми для всіх форматів даних, до яких Microsoft Access може імпортувати чи експортувати дані. Якщо натиснути більше, користувачі побачать більше форматів, з якими може працювати Microsoft Access.

Для подальшої зручності користувачів майстер імпорту / експорту допомагає користувачам із завданням та збереженням деталей цієї операції як специфікації.

  1. Готові шаблони для постійних користувачів для створення та публікації даних

Microsoft Access допомагає користувачам створювати та керувати базами даних, навіть якщо вони мають мінімальний досвід роботи в цій галузі. Це стає можливим за допомогою декількох шаблонів Microsoft Access, у яких все готове до використання.

Відкриваючи певний файл шаблону, користувач знаходить нову базу даних з таблицями, формами, макрокомандами, звітами та іншими необхідними полями, яка вже створена, економлячи час і сили.

Галерея шаблонів зручно містить як робочі, так і веб-шаблони, на які користувач може вибрати. Для створення бази даних Access для особистого користування найкращим варіантом буде використання шаблону робочого столу.

Для створення баз даних для публікації на сервері SharePoint користувач рекомендує вибирати веб-шаблони.

Наприклад, шаблон робочого столу клієнтів від Microsoft Access 2013 допомагає користувачам створювати базу даних обслуговування клієнтів, щоб з легкістю керувати кількома проблемами відстеження завдань, пріоритету, стану та вирішення.

Шаблони доступу Microsoft для службовців та маркетингових проектів постачальників допомагають користувачам створювати розгалужену базу даних маркетингових проектів для відстеження залежних від часу результатів, ролей співробітників та їхніх цінових постачальників.

Рекомендовані курси

  • Онлайн-курс на Mac Excel 2011
  • Навчання з професійного прогнозу 2010 року
  • Навчання з сертифікації Mac Outlook 2011

  1. Дозволяє без особливих зусиль створювати та публікувати веб-бази даних

Користувачі Microsoft Access можуть або створити власну базу даних, або створити базу даних, використовуючи легкодоступний шаблон відповідно до своїх вимог.

Ті, хто дотепний і знайомий з веб-базами даних, в ідеалі спроектують власну базу даних, створивши порожню базу даних, на якій вони б створили таблиці, необхідні їхній базі даних під час доступу.

Для тих, хто потребує допомоги або не знає, які таблиці потребували б їхній проект, можуть використовувати доступні для них шаблони. Шаблони Microsoft Access мають величезну компіляцію для деяких часто використовуваних баз даних, які потребуватимуть користувачів.

Навіть нові користувачі можуть створити базу даних за допомогою шаблону, виконавши наступні кроки

  1. Відкрийте доступ та відкрийте подання за лаштунками, натиснувши кнопку FILE.
  2. Знайдіть потрібний шаблон серед шаблонів, які ви побачили б там.

Якщо потрібний шаблон не знайдений, користувачі можуть шукати Microsoft Office в Інтернеті, щоб знайти додаткові шаблони.

  1. Торкніться або клацніть відповідний для цього шаблон і переконайтеся, що вибраний шаблон є специфічним як для бази даних на робочому столі, так і для веб-публікацій.
  2. Введіть ім'я файлу та виберіть місце для зберігання створеної бази даних.
  3. Торкніться або натисніть кнопку Створити, щоб створити базу даних.

Це так просто, як це.

  1. Зручна функція "Скажи мені"

Нова функція "Скажіть мені", представлена ​​в Microsoft Access 2016, працює як помічник, що допомагає користувачам швидко виконувати завдання.

Ця функція доступна у вигляді текстового поля на стрічці в Microsoft Access 2016, де написано Скажи мені, що ти хочеш робити з лампочкою поруч .

Користувачі можуть вводити слова та фрази в текстове поле, пов’язане з тим, що вони хочуть зробити далі, і швидко дістатись до функцій, які вони хочуть використовувати, або дій, які хочуть виконати. Він також надає допомогу, пов’язану з тим, що шукають.

Наприклад, коли вводиться слово "filter", усі параметри, пов’язані з фільтрами в додатку, з'являться. Користувачам не потрібно відшукувати будь-яку функцію через лабіринт меню, якщо доступний бар "Скажіть мені".

Більше того, на відміну від допоміжних помічників минулого, ця функція не говорить користувачеві, як виконувати певну функцію; він просто пропонує простий крок, щоб насправді це зробити.

  1. Дозволяє розробникам створювати власні рішення за допомогою коду VBA

Visual Basic для додатків (VBA) - мова програмування, яку можна використовувати з Microsoft Access. Розробники, що використовують Access, можуть створювати власні рішення для своєї бази даних, використовуючи код VBA, який є ефективною мовою програмування, що складається з коду / команди для конкретних програм.

Вказівки призведуть до того, що дії виконуватимуться автоматично при виконанні програми. Ця потужна функція дозволяє розробникам розширити основні спеціальні рішення для кінцевих користувачів до професійного рішення, використовуючи розширену автоматизацію, перевірку даних, відловлювання помилок та підтримку багато користувачів у своїх базах даних.

  1. Сховати / Показати параметр для стрічки

Вікно Microsoft Access складається з різноманітних компонентів, які допомагають користувачам працювати ефективніше. Важливими компонентами є панель навігації, робоча область доступу, стрічка, меню швидкого доступу та панель інструментів швидкого доступу. Деякі з цих компонентів є спільними для інших програм Office, тоді як інші унікальні для Microsoft Access.

Стрічка містить п'ять вкладок, які використовуються для виконання різних завдань на комп’ютері, пов’язаних з організацією та керуванням вмістом відкритого вікна в Microsoft Access.

Він розташований у верхній частині вікна під заголовком і забезпечує легкий центральний доступ до завдань, що виконуються під час створення бази даних.

Стрічка, доступна в Microsoft Access, складається з вкладок, груп та команд. Кожна вкладка містить набір груп, а кожна група містить пов'язані функції. Його можна додатково налаштувати відповідно до вимог користувача.

Часом стрічка, на якій спочатку відображаються кілька основних вкладок, може бути дещо дратівливою. Тепер у користувачів є можливість приховати стрічку, коли це не потрібно, мати вільний безлад екран.

Параметр мінімізації стрічки можна встановити для стрічки в доступі, двічі клацнувши для майбутніх сеансів. Тепер користувачі не повинні турбуватися про те, що стрічка порушує їх робочу зону.

  1. Перегляд звіту усуває зайві звіти

Користувачі Microsoft Access можуть вибрати чотири різні способи перегляду звітів:

  • Перегляд звіту
  • Попередній перегляд
  • Перегляд макета
  • Дизайн подання.

Перегляд звіту показує звіт на екрані, як користувачі вважають за краще бачити його. Дуже корисна функція Microsoft Access, новий перегляд звітів дозволяє користувачам виконувати спеціальні фільтри у звіті, подібні до того, як вони можуть фільтрувати форми.

Користувачі можуть вибрати, які поля вони бажають мати у своїх звітах, вибравши їхню перевагу з декількох таблиць або запитів.

Фільтруючи конкретне значення стовпця або слова, що починаються з або містять подібний діапазон літер або даних, звіти можна змінювати, щоб відповідати вимогам користувача.

Отримані звіти показують саме те, що глядач хоче бачити із підсумками, які автоматично перераховуються. Більше того, це не вимагає спеціальних навичок програмування від імені користувача.

Крім того, розробники можуть додавати рівні групування, встановлювати порядок для своїх записів і сортувати запис у порядку зростання чи зменшення. Нарешті, користувач побачить звіт так, як саме він хоче, з усіма зайвими непотрібними полями.

З невеликими зусиллями читабельність звітів буде покращена, і вони стануть більш приємними для глядачів.

За допомогою приховати властивість дублювання дублікатів на Так, глядачі можуть позбутися небажаних дублікатів звітів, коли це потрібно.

  1. Вихідні звіти у форматі PDF

Сьогодні все більше користувачів обмінюються базою даних за допомогою електронних форматів зображень або в народі відомих як фіксовані формати, такі як PDF від Adobe Systems та XPS від Microsoft.

Доступ дозволяє користувачам створювати звіти в електронних файлах зображень через вкладку ЗОВНІШНІ ДАНІ на стрічці. Ці звіти можуть переглядати навіть користувачі, які не мають встановленого доступу до своєї системи, оскільки файл PDF можна відкрити
Adobe Reader.

З використанням звітів та баз даних у форматі PDF, додатки Access значно покращені. Користувачі люблять цей тип виводу, який вітається як корисне доповнення, що дозволяє зручно та просто розповсюджувати звіти електронною поштою, що економить папір та сприяє зеленим обчисленням.

З урахуванням усіх перерахованих вище функцій та багатьох інших, не дивно, що Microsoft Access сьогодні є провідною системою баз даних у світі, від якої отримують користь мільйони користувачів та сотні тисяч розробників.

Рекомендовані статті

Ось кілька статей, які допоможуть вам отримати більш детальну інформацію про особливості Microsoft Access, тому просто перейдіть за посиланням.

  1. 9 дивовижних кроків щодо використання навичок Microsoft Excel
  2. Топ 6 Застосування Microsoft Office для робочого столу | Програми
  3. Як покращити майстерність Microsoft Excel?
  4. Топ 20 швидких клавіш для Microsoft Excel (заздалегідь)

Категорія:

Поради Excel