PMO - Порядок чи хаос? Більшість з нас вважає за краще трохи обох, але замовлення в більшості разів може бути користю для будь-якого проекту. З багатьма організаціями, що збираються разом, є ймовірність виникнення суперечки, яка може бути не найкращим способом для ведення вашого бізнесу або керування проектами.
В організації існує багато проектів, які приносять користь способу життя. Ці проекти народжуються з необхідності, яка виникає, і керівники програм та керівники проектів повинні бути організовані таким чином, щоб вирішити проблеми, що виникають, легко та просто, для того, щоб кожен отримав користь.
Проекти - це підмножина програми, причому декілька проектів відбуваються в різний час поспіль, і все це з метою наближення програми до цілей компанії та завдань прогресу. Щоб розібратися з усіма цими речами, що відбуваються одночасно або в різний час, керівники проектів та керівники програм повинні бути обережними та організовувати PMO або Office Management Office. Цей ПМО буде організуючим органом, який допомагатиме у виконанні будь-якого проекту та кожної програми. У цій статті ми дізнаємось усе, що потрібно знати про ПМО.
Що таке ПМО?
PMO ( Управління управління проектами ) може бути ідеально описано як централізована організація в певній організації, яка відповідає за встановлення стандартів, підтримку дисципліни, забезпечення органу управління та чітке забезпечення правильного набору відповідальності перед управліннями та керуванням проектами чітко, стислий та послідовний спосіб.
Стандартизація та дисципліна є важливими ключовими ознаками, які потрібні організації, яка спрямована на виконання декількох проектів. Ці проекти здійснюються організацією з метою зміни або вдосконалення систем або процесів. За допомогою PMO ви можете натиснути на організуючий орган, який допоможе вам отримати перевагу провідейна
g організаційні стандарти для всіх проектів та програми, що здійснюються. Це включатиме послідовне навчання, яке надається командам проектів та багатьом керівникам проектів, які керують проектом відповідно до запропонованих вами стандартів управління проектами.
Зі збільшенням кількості проектів, PMO стане в нагоді, оскільки він реалізує послідовний підхід до управління проектами. Цей централізований орган стандартів та процедур відповідає за різні аспекти управління проектами та використовувані методики. Вони несуть відповідальність за кожен проект, підтримуючи певний рівень прихильності, що стосується якості, обслуговування клієнтів та кількості.
PMO може складатися з групи відданих осіб, які керують та встановлюють стандарти, або навіть однієї людини, залежно від програми та масштабів проектів. З часом, коли бізнес збільшувався в масштабах і можливостях, організації приходять до розуміння необхідності докладати цілеспрямовані та концентровані зусилля, щоб їх системи та процеси могли протистояти і стримувати зростаючі потреби та розширення.
Офіс управління проектами може бути різного типу та потребувати відповідності потребам, заявленим організацією, намагаючись дотримуватися проектів стандартів та норм. Якщо ПМО встановлюється з чіткою метою на увазі, з міцною основою та підтримкою спонсорів та з досконалим підходом до бізнес-моделі, це може стати потужною базою створення цінностей та досконалості проектів для компанії.
Виведення управління проектом на перший план - чудова ідея. Ви можете мати стандартизацію і навіть можете контролювати набір норм для своєї проектної команди та інших членів, пов'язаних з проектом. Отже, чому ПМО? Розглянемо основні переваги, відображені під час використання PMO:
- Виконання проекту ніколи не може бути простішим ; з передбачуваною послідовністю та ефективністю ви можете гарантувати успіх
- Створення фундаменту для ініціатив вашої компанії та керування організаційним портфелем одночасно
- Заохочення прозорості та ефективної фінансової звітності з метою заохочення лідерства
- Вирівнювання бізнес-стратегії з інвестиціями, щоб оцінити рівень успішності
- Поліпшення задоволеності клієнтів та продуктивності працівників для підвищення ефективності бізнесу
- Впровадження стандартних практик відповідно до найкращих практик, що застосовуються у всьому світі
- Забезпечення довгострокової економії та рентабельності інвестицій ( ROI ) для всього навчання та наставництва
Що складає PMO?
В основному ПМО складається з 3-х різних і різноманітних компонентів або граней, які сприяють ефективності роботи PMO в стінах організацій. Ці грані сильно взаємозалежні один від одного, і успіх PMO справді покладається на ці 3 опори сили. Ці грані такі:
- Функціональний
- Структурний
- Дисциплінарна
Кожен компонент сильно відрізняється один від одного і доповнює один одного таким чином, щоб досягти мети PMO прямо перед бізнесом та керівництвом. У цьому розділі ми розглянемо кожен із компонентів та розберемо їх. Як тільки ми це зробимо, ми готові розпочати та розпочати роботу із власним ПМО.
-
Функціональний
Встановлення функціонального аспекту PMO є важливою ініціативою, яка може покращити, як виявляється ваш PMO. Роль чи сферу діяльності ПМО необхідно виміряти та визначити в організації, щоб розпочати процес. Порядок підтримується для всього функціонального набору ПМО, і він повинен дотримуватися функціональних рівнів, що підтримуються. Наступне зображення дасть вам ознайомлення з тим, що саме є функціональними рівнями ПМО та як підтримується порядок та необхідний його функціональний аспект.
За визначенням, PMO - це організація, що встановлює стандарти, яка є органом управління для підтримки підрозділу управління постачанням, а також є стратегічною системою підтримки керівництва та членів проектної групи в організації.
Існує прогресивний порядок, який підтримує ПМО. Кожен рівень залежить від рівня поза ним. Все це під мікроскопом стратегії, розгорнутої організацією.
-
Структурний
Це формує якісну основу ПМО та як вона впливає на елементи проекту чи організації - людей, процесів та системи / інструменти.
- Люди - люди, що знаходяться в системі PMO, є її керівництвом та персоналом, який працює над створенням прекрасного проекту для досягнення бізнес-мети компанії.
- Процес - процес - це СОП, заснований на дисциплінах, якими керує ВМО. Процеси повинні бути практичними і пов'язаними з робочим процесом всієї організації. Адаптація та масштабованість та оплата від людей в рамках організації - це також аспекти, яким потрібно відповідати під час створення цього аспекту офісу.
- Система / Інструменти - Інструменти повинні бути розроблені відповідно до доступності ресурсів та набору знань користувачів. Системи повинні бути розроблені таким чином, щоб охоплювати наступні елементи:
- Вся необхідна інформація у точних та в режимі реального часу форматах
- Дисципліни ПМО, які мають бути встановлені
- Потрібно мати механізми звітності для забезпечення ефективного прийняття рішень у будь-який час
-
Дисциплінарна
Офіс управління проектами повинен бути створений для вирішення наступних квадрантів управління бізнесом, коли мова йде про запущені проекти чи програми в організації:
- Управління комунікаціями - 360 ° комунікація для всіх партнерів
- Управління зацікавленими сторонами
- Звітність та показники
- Управління ресурсами - важливо для виконання проекту
- Управління персоналом
- Управління постачальниками
- Закупівля активів та управління ними
- Управління змінами - вирішення проблем та вирішення сценаріїв ризиків із змінами
- Сфера застосування
- Управління ризиками та проблемами
- Управління навчанням та розвитком
- Управління виконанням - час і витрати є важливими аспектами для будь-якого бізнесу
- Управління критичним шляхом
- Фінансовий менеджмент
Налаштування та запуск PMO
Налаштування ПМО полягає не лише в тому, щоб доопрацювати купу критеріїв і почати роботу з впровадження. Як і реалізація проекту, PMO потребує такого ж рівня оцінки, аналізу, документації та планування, щоб розпочати роботу. Я записав найкращі 6 кроків, які вам знадобляться для того, щоб налаштувати і запустити ПМО, який буде відповідати всім вашим потребам на сцені управління проектами, з вашою організацією та вашими проектами. Давайте стрибнемо прямо!
-
Крок 1 - Запис на оцінку
Розуміння внутрішньої та зовнішньої частини ваших вимог та вашої мети створення PMO є ключовим фактором у створенні та врешті-решт запуску PMO. Оцінка є необхідністю, коли йдеться про створення ПМО. Вам потрібно буде пройти і виміряти поточний стан організації управління проектом та перевірити бажаний цільовий сценарій, в якому хотіла б компанія.
Для проведення цієї оцінки пропоную вам використати оцінку OPM3 (Модель зрілості управління організаційними проектами) Офісу управління PMI, яка допоможе вам оцінити рівень організації в порівнянні з поточним станом PMO, що проживає в ній.
На цьому кроці буде розглянуто функціональні сфери, якими керуватиметься та регулюватиметься ПМО, та прогалини між вашим бізнесом та вимогою PMO. Перегляньте розділ дисципліни цієї статті, щоб знати різні квадрати парадигми управління бізнесом. Завдяки ретельному обстеженню цих районів ПМО може бути розміщений у межах відповідного рівня зрілості.
-
Крок 2 - Перелік рекомендацій
Тепер ви оцінили, де стоїть ваша організація управління проектами та де потрібно втручатися ОМП, ваш наступний крок - ретельно перелічити рекомендації щодо заповнення прогалин процесом, людьми або системами та комбінаціями та перестановками цих . Ці рекомендації можуть включати:
- Проведіть огляд воріт для кращого прийняття рішень
- Слідкуйте за ходом своїх проектів і відповідно повідомляйте про ризики цим керівникам проектів
- Забезпечити якість проектів, щоб перевірити дотримання методологій управління проектами, які були створені
- Навчайте, наставника та коучуйте нових менеджерів проектів у різних процесах управління системами та системами, створеними для стандартизації
- Співпрацюйте та переконайтесь, що всі необхідні кроки та методи добре задокументовані для повторного використання
Будьте в постійному зв’язку з працівниками, що працюють в організації, і вимагайте від них частого зворотного зв’язку, і ви зможете з’ясувати слабкі сторони, а також сильні сторони процесів і систем, що виникають під час виконання кожного проекту.
-
Крок 3 - Побудова плану виконання
У вас є області, які потребують постійних наповнювачів, у вас є рекомендація та рівень, на якому вони перебувають. Тепер приходить частина, в яку ви вступаєте та розробляєте план реалізації, щоб уникнути речей. У вас є рекомендації, які мають тактичний характер, хоча деякі потребують більш поглибленої організації; їх називають стратегічними рекомендаціями. Почніть з тактичних та, як і проектів, підтримуйте вимоги часу, витрат та ресурсів для розробки плану реалізації.
Отримайте викуп від своєї управлінської команди, коли ви запропонуєте план виконання, який ви планували досягти, враховуючи все, що потребує пріоритетності. Майте на увазі також стратегічний погляд компанії та те, як вона розміщена. Топ-менеджмент любить бачити відданого і впливового менеджера, готового пройти милю.
-
Крок 4 - Впровадження плану виконання
Двигуни на… нозі на прискоренні… карта в руці… Все, що залишилося зробити, це звільнити зчеплення! Збільшити масштаб на велику PMO перед вами! Хоча це звучить як прогулянка по торту, коли ви посилаєтесь на гоночні автомобілі, але виконання ПМО вимагає ретельності та надзвичайної наполегливості, з відтінком унікальної перспективи, яку потрібно досягти та досягти. Отримайте тактичні плани, викладені та збирайте ті «перемоги» під своїми крилами. З цим поштовхом ви готові підкорити наступну милю.
Проявіть цінність, яку PMO утримує для вас з кожною перемогою, яка проходить, і завжди пам’ятайте про поставлену ціль, зберігаючи при цьому суворий погляд на те, щоб зовсім не відхилятися від плану. PMO потрібно допомагати людям у їхніх проектах таким чином, щоб вони відповідали стандартам компанії. За допомогою цих коротких виграшів ви зможете встановити впевненість у багатьох речах, до яких ПМО може перетворитись.
-
Крок 5 - Повідомлення оновлення в періодичні інтервали
Комунікація є надзвичайним фактором у нашому житті, що робить передачу знань та інформації настільки зручною, якщо її ефективно використовувати. У разі створення та підтвердження кроків ПМО спілкування є важливою складовою його успіху та його змістовної реалізації. Щоб ПМО тривав, система комунікацій повинна бути міцною і повинна стосуватися всіх зацікавлених сторін.
Оскільки ми спрямовуємося до тактичних планів та їх завершень наскрізь до стратегічних змін, нам потрібно мати можливість повністю повідомляти кожне оновлення систематично. Це забезпечить та покращить комунікацію протягом усього часу та оновить необхідних зацікавлених сторін прогрес, який досягає ОУН, та наскільки вдала реалізація ПМО для організації.
-
Крок 6 - Зупинка. Дивіться. Виправити. Повторіть
Безперервне вдосконалення - найкращий спосіб, щоб проект чи будь-яке починання зростали та дозрівали в тих системах та процесах, якими ми хотіли б їх бути. Вашій керівництву буде надано короткострокові та довгострокові рекомендації. Їх слід переглядати часто, переважно щорічно, щоб скласти плани та використати з них можливості. З кожним оглядом, плануванням та реалізацією, ваш PMO зростає, як і організація управління проектами в процесі реалізації проектів і програм.
Ваш PMO не є застійним об'єктом. Він розвивається, і спосіб його розвитку - це ітераційний процес. Перегляньте кожну можливу ситуацію чи ризик та перегляньте, як процес отримує цінність. Після цього ви зможете знайти прогалини, які потребують заповнення, поки не досягнете досконалості.