Шаблон управління проектами Excel (Зміст)

  • Визначення шаблону управління проектами
  • Як створити шаблон управління проектами в Excel?

Визначення шаблону управління проектами

Шаблон управління проектами використовується для обробки робочих навантажень та діяльності, якщо відбуваються будь-які зміни. Шаблон управління проектами корисний для візуалізації, планування, організації, відстеження та управління виділеними завданнями або проектами клієнтом. Якщо хтось запитує у вас, як триває проект та його прогрес?

Потім ви можете представити шаблон управління проектом. Працюючи над будь-яким проектом, ви натрапите на іншу фазу проекту, тобто

  • Фаза ініціації.
  • Фаза розвитку.
  • Етап виконання.
  • Фаза моніторингу та контролю.
  • Фаза визволення.

Як створити шаблон управління проектами в Excel?

Давайте перевіримо, як створити шаблон управління проектом та як його використовувати в Excel.

Ви можете завантажити цей шаблон управління Excel Project тут - Шаблон Excel управління проектами

Ілюстрація №1 - Деталі завдання проекту та його орієнтовна тривалість

Введіть детальну інформацію про завдання та передбачувану тривалість, його дату початку та дату закінчення. Для кращого вигляду дату слід ввести у вказаному нижче форматі та застосувати до діапазону стовпців дати початку та кінця дати.

Застосуйте формулу MIN у комірці “C4”, щоб отримати мінімальне значення в діапазоні дат початку проекту.

Після використання формули вихідний показник показаний нижче.

Застосуйте формулу MAX у комірці “D4”, щоб отримати максимальне значення в діапазоні дат кінця проекту та введіть загальну тривалість проекту.

Після використання формули вихідний показник показаний нижче.

Ілюстрація №2 - Створення часової шкали проекту

Перейдіть на головну >> Формат >>, виберіть опцію Форматування комірок.

Після вибору опції Формат ячеек з'явиться вікно Формат ячеек. Тепер введіть вирівнювання до орієнтації на 90 градусів та відформатуйте його аналогічним чином, перетягнувши дату початку 1 завдання до останньої дати завершення завдання або до 30 січня 2019 року.

Встановіть ширину стовпця як 4, а висота рядка регулюється для кращого вигляду текстового вмісту.

Ілюстрація №3 - Пояснення формули (дві умови)

= АБО (І (1 січня 2019 року> = 1 січня 2019 року, 1 січня 2019 року <= 2 січня 2019 року), якщо так або якщо критерії відповідають, дайте значення статусу посилання на клітинку або залиште її порожнім).

Якщо я хочу застосувати цю формулу до цілої дати чи діапазону проекту, тоді мені потрібно змінити формулу зі змішаним посиланням, тобто модифікацією посилання на рядок і стовпець.

Я застосовую цю формулу до інших стовпців праворуч (Інший діапазон дат), щоб отримати вихід, мені потрібно заблокувати стовпчик C & D (тобто $ C7 & $ D7) та стовпчик посилань статусу, а також стовпець E ("$ E7").

Так само я буду перетягувати цю формулу вниз, мені потрібно також заблокувати посилання на рядки, тобто 6- й рядок (G $ 6 & G $ 6).

Тепер застосуйте цю формулу до цілого діапазону дат, тобто вибравши весь діапазон дат, потрібно натиснути клавіші CTRL + R & CTRL + D. Таким чином, він дає еталонні значення стану, якщо відповідні критерії логічної умови IF.

Зробіть вирівнювання тексту діапазону дат по центру, а також видаліть сітки та лінії та межі таблиці. Тепер виберіть весь діапазон дат і застосуйте умовне форматування до діапазону дат, застосувавши нове правило.

У розділі Нове правило форматування виберіть «Форматувати лише клітини, які містять», під значеннями комірок виберіть рівне для введення ключового слова «Завершено» , натисніть на параметр формату для вибору кольору.

У комірці формату натисніть на Заповнити, під цим пунктом Виберіть Зелений колір, натисніть кнопку ОК. Тепер клітини, які містять завершені, з’являться зеленим кольором.

Після вибору кольору вихідний показник відображається нижче.

Аналогічно у новому правилі форматування виберіть "Форматувати лише клітини, які містять", під значеннями комірок виберіть "рівне" та введіть ключове слово "очікує", натисніть на опцію формату для вибору кольору.

У комірці Формат натисніть на Заповнити, під цим виділеним червоним кольором натисніть кнопку ОК.

Тепер комірки, які містять завершені, з’являться червоним кольором.

Тепер мені потрібно видалити текстовий вміст у кольорових смугах, це можна зробити, вибравши весь діапазон дат кольорових смуг і клацніть правою кнопкою миші, виберіть опцію "Форматувати клітинки", під цим виберіть "Користувацький" у категорії формату цифр, введіть крапку з комою тричі під «Тип» та натисніть «ОК».

Тепер ви можете спостерігати лише за кольоровими смужками даних.

Тепер кольорові смуги дат потрібно пов’язати з датою закінчення кожного завдання. Це потрібно зробити, тому що, як тільки ви виконаєте завдання, що очікує на розгляд, у списку активності потрібно ввести тривалість завдання. Якщо ви вводите або оновите дату закінчення та тривалість завдання, автоматично ширина кольорової смуги змінюється залежно від введеної вами дати завершення.

Після застосування формули вихідний показник показаний нижче.

Одночасно ви можете створити та застосувати список перевірки даних до діапазону стану, вибравши повний діапазон статусу, натисніть ALT + D + L, щоб з'явилося спливаюче вікно "Валідація даних" у розділі "Критерії перевірки" у спадному меню "Дозволити", виберіть "Список" і в джерелі введіть два параметри стану, тобто "Завершено і очікує на розгляд", розділених комою.

Тепер, якщо натиснути будь-який з параметрів статусу, ви можете спостерігати випадаючий список. Якщо ви переходите від очікування до завершеного, кольорові зміни спостерігаються в кольорових смугах.

Ви можете відформатувати таблицю завдань для кращого вигляду з подвійним кольоровим тоном та застосувати рамку до плану проекту.

Ви можете застосувати умовне форматування до діапазону параметрів статусу із зеленим кольором для комірки, що містить ключове слово "Завершено" та червоним кольором для комірки, що містить "Очікує на розгляд", щоб ви дізналися про стан кожної задачі.

Що потрібно пам’ятати про шаблон управління проектами в Excel

  • У ньому окреслюються цілі та завдання кожного завдання з фактичною запланованою датою початку, фактичною виконаною датою початку та передбачуваною кінцевою датою або терміном її виконання.
  • Це також допомагає у кількісному визначенні потреб у ресурсах для виділеного завдання та визначенні бюджетів та термінів виконання кожного завдання та його виконання.
  • Діаграма Ганта також використовується для підготовки та відстеження плану проекту.
  • Якщо логічне тестування та умовне форматування найчастіше використовується для підготовки всебічного плану проекту.

Рекомендовані статті

Це посібник з шаблону управління проектами в Excel. Тут ми обговорюємо, як створити шаблон управління проектами в Excel разом з практичними прикладами та шаблоном Excel, який можна завантажити. Ви також можете ознайомитися з іншими запропонованими нами статтями -

  1. 3D графік розсіювання в Excel
  2. Ліва формула в Excel
  3. Як створити Slicer в Excel?
  4. Як показати формулу в Excel?

Категорія:

Поради Excel