Управління зацікавленими сторонами проекту -
Частина визначення себе соціальними тваринами походить від того, що прогрес нашої цивілізації та суспільства залежить від наших взаємодій між собою. Ми спілкуємось один з одним за допомогою мовного середовища, що називається мовою, і це утворює міст між розумінням та реагуванням на різні ситуації та сценарії.
Навіть коли мова заходить про наше робоче місце, від нас очікується, а наша трудова етика диктує, що ми залишаємось сердечними та позитивними стосунками з людьми, з якими спілкуємось, щоб досягти позитивних результатів у досягненні спільної мети та мети компанії.
У світі управління проектами керівник проекту є єдиною особою, яка керує проектом та керує ним, та людьми, які беруть участь у цьому проекті. Отже, це стає важливим фактором для того, щоб ця людина змогла налагодити міцну зв’язок із кожним зацікавленим стороною шляхом спілкування. У цій статті буде розглянуто це питання, яке щойно вискочило вам у голову, як саме будувати позитивні стосунки з усіма ключовими зацікавленими сторонами проекту.
Що таке управління зацікавленими сторонами проекту?
Зацікавлені сторони - це ті особи, які беруть участь у проекті та безпосередньо чи опосередковано беруть участь у розгляді проекту. Ці керівники зацікавлених сторін проекту можна розділити на дві основні категорії:
- Управління зовнішніми зацікавленими сторонами проекту: Ці зовнішні зацікавлені сторони можуть впливати або впливати на те, як відбувається проект, але вони безпосередньо не займаються бізнесом в організації. До них належать громади, засоби масової інформації, широка громадськість, інші громадські групи тощо.
- Внутрішнє управління зацікавленими сторонами проекту : Ці зацікавлені сторони безпосередньо беруть участь в операціях, здійснених бізнесом, а в той чи інший час володіють або пов'язані з товаром або послугою (або частиною товару чи послуги), що надаються організацією. Ці керівники зацікавлених сторін проекту включають працівників, замовників, постачальників, постачальників, акціонерів тощо.
Управління зацікавлених сторін проекту, яким ви оточені, може бути охарактеризовано як дві групи: одна безпосередньо бере участь у проекті та присутня в керівному комітеті проекту, а інша не є ключовою особою, яка приймає рішення, але потребує попередження про хід проект та те, як це відбувається відповідно до викладеного початкового плану бізнес-проекту. Давайте докладніше розглянемо управління цими зацікавленими сторонами та як їхня участь формує потік проекту.
Для безперебійного функціонування проекту протягом багатьох років стало важливим, щоб керівник проекту встановив спеціальну комунікаційну лінію з внутрішніми та зовнішніми зацікавленими сторонами. Цей напрямок комунікації призвів до багатьох успіхів, і неспроможність своєчасно та точно повідомити цих ключових зацікавлених сторін проекту призвела до збою самого проекту.
Усі зацікавлені сторони є ключовими учасниками цієї гри, і їм слід надавати однаковий рівень пріоритету.
Типи управління зацікавленими сторонами проекту
Оскільки ми зараз класифікували менеджмент зацікавлених сторін проекту на внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін організації, ми можемо додатково розглянути типи управління проектами, які існують там, виходячи з рівня їх прямої чи опосередкованої участі в проекті.
- Люди, які позитивно впливають на весь проект, але не беруть безпосередньої участі у розробці проекту та плану проекту. До таких типів управління зацікавленими сторонами проекту належать старші та топ-менеджери, постачальники та відділ фінансів в організації
- Люди, на які постраждали будь-які дії, вжиті в приміщенні організації. Вони безпосередньо зачіпаються, а також мають важливе значення у здійсненні прийнятих змін. Вони включають працівників та замовників.
- Люди, які зацікавлені в успіху організації, особливо з точки зору прибутковості та отриманих доходів за рахунок прибутку. Ці ключові зацікавлені сторони проекту впливають на ці програми змін та товари та послуги організації настільки, наскільки знають переваги, які призводять до діяльності. Ці ключові зацікавлені сторони проекту включають осіб, які володіють акціями в бізнесі.
Як менеджер проекту, ваша відповідальність полягатиме в тому, щоб ефективно підключати точки та спілкуватися з усіма цими типами ключових зацікавлених сторін проекту, щоб забезпечити згуртованість у проекті та успішно виконати його. Це ефективне спілкування забезпечить, щоб ваш проект працював на правильному шляху протягом усього життєвого циклу, і що всі в проекті постійно оновлюються про його прогрес.
Що хочуть знати ці керівники зацікавлених сторін проекту?
Це одне запитання, яке повинні задати всі керівники проектів і знайти задовольняючі відповіді на нього. Важливо знати, що ці керівники проекту повинні знати в будь-який час. Незалежно від того, чи працюють вони безпосередньо над проектором, хочуть лише знати стан та хід проекту, як хороший керівник проекту, важливо, щоб ви правильно розуміли, що вони хочуть знати, і відповідно підготували свій план комунікацій, щоб відповідати потребам основних зацікавлених сторін проекту.
- Ключові зацікавлені сторони проекту хочуть знати, що їх стосується - люди завжди з нетерпінням чекають мотивації, коли дізнаються, що в них є. Як тільки вигоди від їх участі та проекту в цілому їм відомі, це як би додатковий імпульс для них, щоб отримати більше почуття відповідальності перед проектом та внести відповідний внесок.
- Ключові зацікавлені сторони проекту хочуть знати, що це стосується організації - Люди хотіли б дізнатися більше про загальну картину та з нетерпінням чекати, яку користь отримає організація. Зрештою, якщо компанія прогресує, настільки збільшує свої можливості в більшій частці.
- Ключові зацікавлені сторони проекту, які хочуть вам довіряти - постійна комунікаційна лінія між вами та управлінням зацікавлених сторін проекту може стати важливим фактором для вселення довіри у відносини. Зацікавлені сторони повинні знати, що вони можуть покластися на вас за роботу, яку ви довірили вам. Комфорт дуже важливий.
- Ключові зацікавлені сторони проекту хочуть знати, що ви віддані - спілкування - це чудовий засіб для того, щоб продемонструвати свою відданість та відданість проекту, який ви ведете . Як тільки керівництво ваших зацікавлених сторін у проекті дізнається, що ви віддані, вони зможуть сприймати проект вже як великий успіх, і будьте впевнені, що ваші пильні очі керуватимуть та послідовно просуватися в процесі життєвого циклу проекту.
- Ключові зацікавлені сторони проекту хочуть бачити, що ви здатні - коли ви ефективно повідомляєте про хід проекту або завдання, яке потрібно виконати; це показує велику кількість ваших можливостей та калібру ключовим зацікавленим сторонам проекту та членам команди. Той факт, що ви здатні керувати проектом, може мати великий і глибокий вплив на те, як ці керівники зацікавлених сторін проекту самі вносять свій внесок у проект і віддають свою прихильність.
Визначення позитивних відносин
Якщо ми хочемо підтримувати позитивні стосунки з цими ключовими зацікавленими сторонами проекту, які є дуже важливою та визначною частиною наших проектів, нам краще зрозуміти і чітко визначити, що означає позитивні стосунки. І, ні, залишатися позитивним не входить до списку управління проектами. Отже, давайте зануримось в першу чергу і перейдемо до визначення того, що для нас означає позитивні стосунки. Наступні характеристики, на мою думку, чудово описують та визначають позитивні відносини, необхідні під час роботи над вашим проектом:
- Довіра - будь то ваші особисті стосунки чи професійні стосунки, довіра - це один із ключових факторів, який може стати для вас переломним для успішних та оцінених стосунків із вашими зацікавленими сторонами. Довіра може бути потужним зв’язком, об’єднуючи команду проекту та ключові зацікавлені сторони проекту для більш ефективного та ефективного робочого та комунікаційного середовища. З довірою приходить той факт, що ви можете подавати свої ідеї до столу, не турбуючи нічого.
- Відкрита та ефективна комунікація - за офісним сценарієм ви постійно перебуваєте в режимі спілкування, або через електронну пошту, або на чати, або на просту бесіду віч-на-віч. Чим більше спілкування ви набудете більше відносин, але чим краще і ефективніше спілкування, тим позитивнішими будуть відносини.
- Дозволити різноманітність - позитивність у стосунках може спричинити людей, що сприймають різноманітність та різноманітність, спричинені іншими людьми. Вони можуть придумати різні думки, думки та ідеї. З їх різноманітних перспектив ваш проект може принести багато користі, і ви вступите в позитивні відносини.
- Взаємна турбота та повага - працювати в команді та групі може бути дуже важко. Ви можете зіткнутися з людьми, з якими важко обійтися, але маючи на увазі більшу картину організації та на основі цього створюючи взаємну турботу та повагу один до одного та в рамках проекту, зацікавлені сторони можуть забезпечити інновації та безперебійне функціонування проекту в межах команда.
- Вважливість - Зважаючи на свої дії та слова, ви можете поставити вас серед ключових зацікавлених сторін вашого проекту як відповідальних та відповідальних осіб, з якими можна боротися. Це може підвищити вашу позицію менеджера проектів і допоможе вам у виконанні справ. Самосвідомість може врятувати вас від неприємних негативних ситуацій на вашому робочому місці.
Поради щодо позитивного залучення управління зацікавленими сторонами проекту
- Подивіться, що ви не тільки будуєте позитивні стосунки з керівництвом своїх зацікавлених сторін проекту, але також сподівайтеся на міцні відносини, які триватимуть через ключові моменти рішення. Докладайте зусиль, щоб постійно залучати їх до стратегії та прийнятого підходу.
- Поділіться своїм баченням, і ви приймаєте проект та мету, яку він має намір досягти.
- Отримуйте постійні поради та допомогу від людей, які вже перебувають у більш яскравій стороні речей, коли справа стосується проекту та всіх його завдань.
- Визначте звичайний графік зустрічей, щоб безпосередньо зустрітися з різними типами управління зацікавленими сторонами проекту та вкласти час у консультації та викласти свою перспективу для стійких ключових зацікавлених сторін проекту, щоб змусити їх шукати широку картину та розуміти все, що проект розшифровується.
- Підготуйте комунікаційний план та домовіться про всі ключові зацікавлені сторони проекту.
- Спілкування має бути простим, але ефективним.
- Щоб вибудувати їхню довіру до вас, покажіть їм структурований підхід до плану проекту з самого початку проекту.
- Повідомляйте про ризики та проблеми, і не створюйте раптово не напруженої ситуації. Це загрожує їхній частці в проекті і заважатиме вам довіряти лідерство.
Використання плану комунікацій
Зараз ви чули про цю програму спілкування кілька разів у цій статті. Хоча деякі можуть знати про це, а деякі, можливо, чули це вперше. Віддаючи перевагу молодим та починаючим менеджерам проектів там, ви отримаєте короткий урок про те, що таке комунікаційний план і як слід з ним працювати.
Що таке комунікаційний план?
Простий план спілкування, полегшує ефективну та ефективну комунікацію між вами, як керівником проекту, та різними зацікавленими сторонами, з якими ви матимете справу під час проекту. Цей план буде повним керівництвом, що направить вас через всю комунікацію, яка відбуватиметься і з якою частотою.
Під час встановлення плану комунікацій вам доведеться брати плату за:
- Спонсор проекту
- Управління зацікавленими сторонами проекту
Елементи плану комунікації
Щоб гарний і успішний план спілкування прижився, вам доведеться взяти наступні 4 елементи плану:
- Цілі спілкування
- Метод та частота спілкування
- Тип зацікавлених сторін (цільова аудиторія)
- Основні елементи, що використовуються у спілкуванні
Розробка плану комунікації
Це завдання можна легко виконати за умови, що у вас є вся чітка стратегія спілкування. Коли ви дізнаєтесь і усвідомити, що потрібно зробити, сказати та діяти, ви можете бути впевнені у розробці плану комунікації, який не вийде з ладу. Наведені в наступній таблиці ідеальні та рекомендовані стратегії, які слід вживати, щоб ретельно вирізати та скласти хороший комунікаційний план, щоб вибудувати позитивні стосунки з керівництвом ваших проектів.
| Точки фокусування | Запитання |
| Цілі спілкування | Чого ви хочете досягти зі своїм планом спілкування для свого проекту?
Чи ці цілі узгоджуються з цілями вашого проекту? |
| Цільова аудиторія | Кому потрібні такі види спілкування?
Що в них для них? |
| Метод спілкування | Чим вам подобається ваша цільова аудиторія як їх спосіб спілкування? |
| Частота спілкування | Як часто ви хочете, щоб ваші зацікавлені сторони оновлювались? |
| Мета спілкування з різними типами зацікавлених сторін | Чому ви хочете донести цю інформацію до цього типу зацікавлених сторін? |
| Ключові елементи у спілкуванні | Що ви їм точно знаєте?
Що ти як менеджер проекту хочеш донести до них? |
| Майстер спілкування | Хто повинен надати повідомлення, яке ви запланували?
Який член команди є достатньо відповідальним для надання такого спілкування? Чи потрібні різні зацікавлені сторони різних комунікаторів? |
| Джерела інформації | Яке джерело інформації для того, щоб мати можливість спілкуватися?
Які дані та інформацію ви будете використовувати? Яка потреба в цій конкретної інформації для цього конкретного зацікавленого учасника? |
| Показники успіху | Як дізнатися, як працює мій план спілкування?
Що вважає вдалим планом спілкування? Чи потрібно проводити зустріч з оцінки плану спілкування? |
Рекомендовані статті
Це було керівництвом щодо постійної комунікаційної лінії між вами та управлінням зацікавлених сторін проекту, що може стати важливим фактором для вселення довіри у відносини. Це наступні зовнішні зв’язки, пов'язані із зацікавленими сторонами проекту.
- Дивовижний посібник з методик управління проектами
- Ефективна звітність щодо управління проектами
- Топ 7 важливих інструментів управління проектами з відкритим кодом