Вступ до управління плануванням проектів
Управління плануванням проекту, яке зазвичай використовується в управлінні проектами, визначається як планування всього проекту, включаючи хвилинні компоненти, від дати початку до дати закінчення. Ця методологія включає планування переліку діяльності, важливих етапів та результатів проекту. Це систематизована проекція часової лінії, складеної з дня концептуалізації проекту до дня завершення проекту, і всього між ними.
Графік проекту можна створити лише за умови чіткого бачення проекту. Графік може бути написаний, коли проект може бути інтегрований у складну функціональну структуру різних маленьких результатів.
Яка мета розкладу проекту?
Завдання будь-якого графіку проекту - направляти працівників на завершення проекту систематично та організовано шляхом ефективного планування, що оптимізує наявний час. Графік гарантує, що працівники дотримуються запропонованого терміну, мінімізуючи затримки.
Планування проекту є частиною будь-якого планування проекту. Чіткий графік проекту допомагає направляти працівників через життєвий цикл проекту, тим самим забезпечуючи, щоб працівники не відхилялися та не поспішали.
Короткий опис планування проекту
Проект містить п'ять основних компонентів, де графік проекту є важливою частиною другого компонента.
- Ідея: Цей перший компонент концептуалізує проект і визначає, наскільки плавно він може бути доповнений даними ресурсами.
- Обрамлення креслення проекту: Цей компонент визначає та правильно планує весь проект. Планування проектів включає перелік та розрахунок бюджету, розробку графіків та перелік необхідних ресурсів.
- Запуск проекту: проект виконується на цьому етапі, тобто працівники починають працювати над покладеними завданнями.
- Ефективність проекту: Це етап, коли прогресування проекту порівнюється з очікуванням, яке було викладено.
- Закриття: Цей простий компонент запечатує реалізацію проекту, після чого багато організацій схильні оцінювати успіхи та невдачі вдосконалення проекту на майбутніх проектах.
Які кроки беруть участь у розробці графіка проекту?
1. Розуміння та складання прогнозів проекту
Як було сказано раніше, проект повинен мати рамки для створення графіку проекту. Це включає очікування проекту, запропоновані результати та реквізити, необхідні для завершення проекту. Крім того, область визначає необхідні ресурси, а також обмеження витрат та часу. Отже, цей крок проводиться із зацікавленими сторонами. Одночасно важливо скласти проект у функціональну структуру, висвітлюючи всі важливі завдання та результати. (Примітка. Структура розбиття перераховує завдання, виключаючи дати).
2. Проект організований
Після того, як прогноз і робоча структура з інтегрованими компонентами накреслені, можна зарахувати всі завдання проекту. Після того, як викладете кожне завдання, важливо впорядкувати їх за пріоритетною ознакою разом із приблизним часом, необхідним для виконання кожного завдання. Не менш властиво відображати необхідні ресурси.
3. Залежності карти
Це йде рука об руку з організацією діяльності проекту. Цей крок забезпечує чіткість у взаємозв'язку між кожною діяльністю. Таким чином, легко визначити діяльність, яка передує діяльності, і діяльність, яка витісняє діяльність. Залежність можна класифікувати як:
- Закінчення до початку: там, коли важливо виконати одне завдання, перш ніж перейти до наступного
- Початок роботи: де важливо розпочати завдання перед початком іншого
- До кінця: там, де важливо закінчити завдання, перш ніж виконувати інше
- Початок до кінця: де важливо розпочати завдання, перш ніж закінчувати інше
4. План центрального шляху
Вчасне виконання завдання стає обов'язковим, коли інтервал часу між його кінцевою датою та датою початку наступної діяльності дорівнює нулю. Коротше кажучи, затримка цієї діяльності затримає весь проект. Таким чином, складається ряд життєво важливих завдань, щоб уникнути загальної затримки. Цей контур може визначити проміжок часу для завершення проекту.
5. Позначте важливі основні етапи проекту
Віхи допомагають відслідковувати проект через певні проміжки часу. Це допомагає працівникам дотримуватися ходу проекту. З точки зору орла, це показує, чи добре проект у визначений час.
Ці контрольно-пропускні пункти бувають двох типів - зовнішні та внутрішні. Зовнішні віхи призначені для спонсорів, зацікавлених сторін, клієнтів тощо; він виявляє, куди дійшов проект. Внутрішні віхи встановлюються для працівників, які безпосередньо працюють над проектом; він спрямовує працівників на відстеження прогресу проекту.
6. Визначення кадрових ресурсів
Графік проекту залишається неповним без розподілу обов'язків на працівників. Основне правило полягає в тому, щоб виділити 3/4 свого часу на основне завдання, а решту - на чверть на будь-які вторинні обов'язки, такі як допомога або адміністративні обов'язки.
7. Призначте зафіксовану дату початку та дату закінчення
Зрозумівши тривалість, необхідну для кожного завдання, встановивши основні етапи та оцінивши загальний час, необхідний для виконання проекту, можуть бути вказані дати початку та кінця. Очікувана дата початку встановлюється на основі кваліфікованих кадрів. Прогнозована дата закінчення може змінитися через відпустки працівників, державні канікули та інші несподівані фактори.
Які спільні методи планування проекту?
Існує небагато популярних методів, для яких більшість ОПУ обирають при розробці графіку проекту, а саме: список завдань, діаграма Ганта, календарі, інтегровані часові таблиці тощо. Більшість веб-сайтів надають безкоштовне програмне забезпечення в Інтернеті, наприклад, "2-план", який має інтерактивний Гант Діаграма, яка допомагає керувати різними компонентами планування, такими як доступність працівників, розклади та розподіл завдань.
Ось коротка ідея:
Список завдань
Цей метод документує перелік завдань для кожного співробітника проекту, або в текстовому процесорі, або в електронній таблиці. Цей простий метод ідеально підходить для будь-якого невеликого проекту. Деякі з них, як-от Зохо, можуть співпрацювати з веб-сайтами, як-от Google+, щоб допомогти працівникам у оновленні статусу проекту безпосередньо в документі. Однак недолік полягає в тому, що постійно потрібно вручну оновлювати для відстеження прогресу проекту.
Грант Ганта
Діаграма Ганта - це діаграма послідовності активності за часом. Кожен бар означає завдання з його початковою і кінцевою датою, таким чином, представляючи тривалість, необхідну для завершення. Він також вказує на накладання діяльності, залежність між завданнями та початком, а також термін виконання всього проекту. Цей інструмент вподобаний більшістю керівників підприємств через візуалізацію, яка допомагає краще відслідковувати проект. Діаграма Ганта є ефективним інструментом для звітування про оновлення статусу та оцінки часу, необхідного для завершення проекту.
Календарі
Календарі можна дублювати у багато файлів з унікальним іменем для кожного. Таким чином, даючи можливість створити календар для кожного проекту, який реєструє кожне завдання. Таким чином доступна часова шкала для всього проекту. Календарі можуть ділитися в межах співробітників. Недоліками календарів є неможливість призначити завдання кожному працівникові та відсутність представлення залежностей від завдання.
Як оцінюється графік проекту?
Графік проекту має абсолютну якість, якщо -
- Він оновлюється щодня або щотижня
- Значення оцінки при завершенні відповідає базовому значенню
- Якщо робота розподіляється рівномірно серед працівників, що забезпечує безперебійне завершення
Графік проектів надзвичайно корисний для програмної компанії, будівельної компанії, організації управління подіями, шкільних подій тощо. Більшість людей прийняли цю методику у своєму повсякденному житті. Це метод організації, розроблений для того, щоб зробити життя зручним, оскільки він забезпечує, наскільки ефективно використовується час. Коротше кажучи, це робить максимум з маленьким в руці.
Рекомендовані статті
Це посібник з управління плануванням проектів. Тут ми обговорюємо кроки та загальні методи планування проекту. Ви також можете переглянути наступні статті, щоб дізнатися більше -
- Методи планування проекту
- Приклад планування проекту
- Обов'язки керівника проекту
- Управління проектами Primavera