Електронний лист - це спосіб спілкування між ще двома особами для обміну інформацією чи думками. Це м'яка комунікаційна платформа, де люди взаємодіють з предметом, повідомляють про подію чи будь-яку іншу мету. Електронні листи написані комунікативними мовами, щоб особа (особи) могли зрозуміти намір. Основна проблема електронних листів полягає в тому, що вміст може вводити в оману через відсутність тону та емоцій у письмовому форматі, і читач може неправильно трактувати власне значення, яке письменник хоче висловити.
Особливості грубої електронної пошти
Нижче наведено функції, які показують, що електронний лист є грубим.
- Зловмисна мова чи зневажливий вміст, що використовується для зневаги до читача, що явно є виправданим, є ознакою грубої електронної пошти. Неправильна мова, що використовується в грубій формі для виявлення неповаги, домагань чи загрози, підлягає юридичній дії.
- Використання великих літер або великих літер означає, що письменник кричить на вас - це також неповажний спосіб спілкування.
- Залишити чемність у смітнику та не використовувати їх під час написання - це також ознака грубої комунікативної електронної пошти. Електронна пошта без привітної або привітної частини здається вимогою чи командою і означає незнання чи домінування. Якщо пошта є частиною поточної теми, то вітання та ввічливість можна ігнорувати, що не дає ніякого непрофесіоналізму.
- Вміст електронних листів, які говорять вам про недобрі слова та розповідають що-небудь з грубим способом рефералу, що передає особисті копання, - це не дуже хороший лист, який потрібно оцінювати.
- Непотрібне використання знаків оклику та питань запитань часто розглядають як грубу поведінку в етичному світі написання електронної пошти, якщо ви не спілкуєтесь зі своїми друзями і не хочете висловити свої посилені почуття. Ступінь наголосу, показана через використання запитальних та знаків оклику, повинна оцінюватися відповідно до ситуації.
- Копіювання матеріалу з великої риби та надсилання його вам для того, щоб зробити висновок про те, що твір чи щось слід виконувати за командою з боссі-тоном також є грубим.
Надсилання грубих електронних листів
З наведеного вище переліку ознак грубої електронної пошти ви можете зрозуміти основні функції електронного листа, які можуть зашкодити настроям читача. Це поширена помилка, допущена майже всіма авторами електронної пошти. Незалежно від того, наскільки письменний і витончений письменник, іноді через обставини він може ненавмисно потурати грубому формату. Хоча ми спілкуємось з кимось, у нас є дар наших виразів і тон голосу, який виражає половину наміру. Наші жести та вираз обличчя визначають настрій розмови, але у випадку електронної пошти порожнеча вираження може бути заповнена лише вибором хороших слів, що відповідають наміру.
У розмові по електронній пошті спробуйте знайти правильний тон відповідно до теми спілкування, помістившись у взуттєве взуття. Цей крок дуже допомагає зрозуміти аудиторію, а отже, і написання електронного листа отримає користь. Електронна пошта призначена для легкої взаємодії та економить багато дорогоцінного часу. Але поспіх і неправильне тлумачення можуть перетворити благословення в безладну розмову і небажане тертя. Помилки повинні бути виявлені та усунені, щоб скласти належний електронний лист, який правильно зрозумів людина на іншому кінці.
5 типів грубих електронних листів
Перелік 5 прихованих помилок, що перетворює ситуацію на безлад, допоможе вам визначити проблеми, які роблять електронні листи грубими та непрофесійними.
-
Коефіцієнт копіювання вуглецю (CC)
Коли ви надсилаєте електронний лист та особу, що перебуває у службі CC, хтось із них отримує повідомлення про електронне повідомлення як частину ланцюжка отримувачів. Але копіювання вуглецю весь час - це дратівлива річ серед читачів. Завжди додавати одержувачів без будь-якої причини, щоб дати їм знати про пошту, теж не відображає хороших манер. Іноді читачам стає дуже дратівливо знаходити своє ім'я, додане до пошти, якщо це не дуже важливо.
З іншого боку, коли лист надсилається купі одержувачів, щоб служити меті зв'язку, тоді відповідь всіх одержувачів ненавмисно "дякую" або будь-яке інше підтвердження за пошту може здатися дуже непрофесійним. Отримати ще один електронний лист у тій же ланцюжку лише для підтвердження жесту дуже дратує працівників, які отримують десятки з них у процесі роботи.
Трюк, щоб уникнути цієї дратівливої звички, - це трактувати повідомлення електронної пошти як особисту бесіду. Подумайте про вимоги електронної пошти та приготуйте сценарій розмови, де ви легко виявите, що прості розпізнавання електронних листів не є обов’язковими або необхідними, що викликає роздратування у зайнятих читачів. Надсилання грубого електронного листа витрачає час читача і продуктивність команди зменшується. Позбавтеся звички відповідати всім поштовим ланцюжком і нехай кожен зберігає спокій.
-
Занадто короткий, щоб зрозуміти
Як ви себе почуваєте, коли ви розгортаєте факт з кимось і після завершення він відповідає невеликим кивком або просто поставою? Така поведінка дуже дратує. Цей самий випадок стосується і написання електронної пошти. Якщо відправник доклав великих зусиль, щоб ви зрозуміли факти за допомогою правильного та детального опису, то коротка відповідь на кшталт «дякую», «зазначив» або «отримав це» дуже дратує. Відправник вважає, що всі зусилля проходять марно через нікчемну відповідь. Ви не маєте сили висловлювати свої почуття щодо теми, отже, невеликі відповіді здаються дуже грубими та неповажними, хоча ви висловлювали це належними почуттями з вашого боку. Ваш намір повинен відповідати належним чином у вашій відповіді, щоб змусити відправника отримати повідомлення про те, що ви підтвердили пошту, і зобов'язані виконати цей акт. Апатичні відповіді ненавмисні, але читач може отримати неправильну картину, яка не є здоровою для майбутніх цілей.
Найкращий спосіб уникнути такої напруги на робочому місці - це спілкування більш гуманним чином. Написання "Я отримав повідомлення, і я зможу відповісти належним чином на наступний день" набагато краще, ніж написати "Зробив". Це дає кращий аспект турботи про відправника та надання цінності електронному листу, який він написав, витрачаючи час. Просте повідомлення стає більш прийнятним, коли для відповіді вкладається трохи більше часу.
-
Тег ASAP або HITNO
Тема електронного листа призначена для висвітлення наміру вичерпного твору. Це коротко і до суті. Але іноді, коли ви ставите тег терміновості чи поспіху, тоді весь електронний лист стає точкою грубого акценту для читача. Факт терміновості чи надзвичайних ситуацій не можна вирішувати електронною поштою, оскільки вони призначені для пошуку дозвілля. Якщо справа така нагальна, краще спілкуватися по телефону. Ви можете просто подзвонити людині та вирішити питання негайно, а чекати його відповіді з іншого боку. Мітка терміновості в темі передає негативний і грубий тон читачеві.
Є два способи уникнути напруги тегів "невідкладний" у темі. Якщо про проблему можна повідомити у невимушеному режимі, а мета електронної пошти - зробити так, щоб читач усвідомлював, тоді видаліть із теми тему термінового рядка тегу чи формату ASAP. Нехай він отримає повідомлення та реагує так само. Але якщо справа настільки нагальна, зверніться до нього через кращу середу для негайної реакції та вирішіть її. Якщо питання можна донести лише поштою, тоді ви повинні мати таку можливість підготувати сильну тему, яка надасть хороший акцент на актуальність питання, не використовуючи грубий вміст. На робочому місці всі працівники часто перевіряють електронні листи, тому можливість миттєвої відповіді завжди є. Нехай читач зрозуміє терміновість і відповідно відреагує. Тема буде виконана, якщо вона задана правильним тоном. Привернення їх уваги за допомогою хорошої сюжетної лінії - це правильний спосіб вирішити проблему. Додайте рядки, що позначають час відповіді, необхідний зацікавленим особам, і читач буде так само реагувати.
-
Тон приниження
Електронні листи призначені для спілкування, яке призначене для розвитку в позитивному напрямку. Електронні листи, які надсилаються, щоб повідомити працівникам чи колегам щодо їхніх робочих процедур із зазначенням недоліків, весь час можуть задавати грубі тони. Це спосіб критики і, як ми всі знаємо, критика може бути позитивною та конструктивною. Електронні листи, які мають на меті вказати на кривди, принижують ентузіазм працівника. Як тільки впевненість знизиться, якість роботи також погіршиться. У електронних листах слід уникати негативності, щоб зберегти віддану робочу силу та збільшити її кількість. З іншого боку, підкреслення помилок та виправлення також важливо для майбутнього компанії.
Той самий шум лежить у спілкуванні електронною поштою. Ви не можете показувати свої вирази чи тони у намірі, отже, цілком очевидно, що критикуючи електронні листи, можна потрапити безпосередньо в зону настроїв читача. Використання негативних слів задає поганий тон електронної пошти і може легко дезактивувати читача. Якщо ви маєте намір висловити негативні погляди на чиєсь виступ, тоді викладіть його таким чином, щоб він надавав конструктивного критичного тону. Уникайте вживання слів, які додають негативного впливу та не потурайте, використовуючи позитивні слова, які доставляють негативний сенс, але заохочуючи. Повідомлення про погані результати людини - це не прогулянка по тортах. Ви повинні розуміти настрої, що стоять за ступенем старанності людини. Визначте свій тон поштою в цьому відношенні і складіть хороший твір. Якщо ситуація така погана, краще керувати процесом особисто, а не надсилати до себе злочинний електронний лист. Якщо електронна пошта є єдиним варіантом, тоді пишіть твір розмовною манерою, де людина може зрозуміти реальний намір, що стоїть за ним, і може легко поглинути критику.
-
Робототехнічний підхід
Використання електронної пошти як засобу спілкування дуже поширене на робочому місці. Але іноді через велику завантаженість та бізнес ми забуваємо додавати конотації. Відсутність "будь ласка", "подяки" та "привітань" є дуже поширеними в електронних листах, які відображають робототехнічний підхід до роботи. Це правило, щоб ці слова були обов'язковими в електронній пошті, але їх наявність відображає прості людські емоції. Читач може вважати вас нелюдиним, якщо ви заскочите і зашпурбите файл в їх обличчя і вийдете з кімнати. Підхід, здається, є частиною конвеєра.
Надсилання нелюдських листів - це схоже на прогулянку в офіс чи кабінет та вручення звіту, який завершується, навіть не обмінюючись жодним словом підтвердження. Це досить грубо. Додайте у свою композицію кілька секунд, щоб включити слова, які відображають людську частину відправника. Справа не в тому, що він робить, або запитати членів сім’ї, щоб проявити себе як доброзичливий, але простий привіт та інші визнаючі слова приносять м'який дотик у підході. Також уникайте суворих слів, які можуть стати для вас не тільки механічною частиною команди. Налаштуйте тон більш м'яким та людським способом, щоб одержувач міг співвіднестись із вашими намірами та діяти так само.
Коротко
Життя - це спрощення шляху. Кожен крок пов’язаний із спілкуванням. Проста помилка чи незнання руйнує весь процес. Створення електронного листа електронною поштою приносить користь процесу зв’язування та розвитку у всіх аспектах. Встановіть свій тон таким чином, як ви маєте намір повідомити приймач та зв’язатись відповідно, щоб уникнути непорозумінь. Нехай читач сприймає ваше повідомлення належним чином.