Короткий опис інструментів та методів управління проектами
У цьому сценарії, незважаючи на передові технології та багато ресурсів, проекти не виконувались відповідно до очікувань зацікавлених сторін (тобто реалізація проекту у встановлені строки та наявний бюджет). Тут виникає потреба в управлінні проектами, це стратегічна ініціатива, яка спрямовує проект на визначені цілі, структуруючи весь проект при ініціації, плануванні, виконанні, контролі / моніторингу та завершенні проекту. У цій темі ми дізнаємось про інструменти та методи управління проектами.
Потік управління проектами
Управління проектами протікає наступним чином:
- Посвячення
- Планування
- Виконання та моніторинг
- Завершення / кінцева фаза продукту
а) Фаза ініціації
Це основна фаза управління проектом для будь-якого проекту, на цій фазі початкові вимоги визначаються та встановлюються наступним чином:
- Що стосується вимог проекту, то відповідну команду визначають та вносять на борт
- Обсяг та цілі проекту визначені чітко, і всі очікування зацікавлених сторін чітко обговорюються з командою.
- Команда покладається на їх відповідні робочі ролі та обов'язки.
- Процедури та формати розміщення інформації про проект та оновлення для зацікавлених сторін надаються команді.
- Внутрішні та перехресні комунікаційні протоколи та відповідна ієрархія розкриваються всіма зацікавленими сторонами.
- Команда визначає та надає інструменти Apt, необхідні для управління проектами.
б) Планування проекту
Після ініціації тут наступає основна та найважливіша фаза проекту, яка є маршрутом маршруту для управління проектом:
- Детальний обсяг проекту, доцільність визначена.
- Усі види діяльності проекту перераховані та підготовлена відповідна СБ (Структура розбиття на роботу). WBS - це не що інше, як розбиття головної події на комплекс заходів (наприклад, подія : посадка дерева. Активність : заготовка дерева; 2. копання ями; 3. посадка дерева)
- Після підготовки ЗОБ проводиться процес складання бюджету, коли оцінюється кількість всіх видів діяльності та отримуються конкурентоспроможні ставки та готується попередня оцінка проекту для подальшого затвердження (де необхідні поправки вносяться на основі будь-яких додаткових витрат, понесених під час проект)
- Ідентифікація ризику проводиться шляхом самоінтерпретації або порівняння проекту з іншими конкурентними проектами та необхідні плани пом'якшення наслідків для запобігання можливим ризикам.
- Що стосується вимог зацікавлених сторін, генеральний графік готується шляхом послідовного послідовності всіх перелічених заходів з метою отримання базової (ідеальної / попередньої) тривалості проекту. Існує переважно 4 типи послідовних SS - Почати до початку, SF - Почати до кінця, FS - Завершити до Старту, FF - Готово до кінця.
c) Етап виконання та моніторинг проекту
- Керівник проекту ініціює виконання проекту стосовно базового плану, підготовленого на етапі планування.
- Закупівля / розгортання необхідних ресурсів та забезпечення відповідності проекту за графіком у межах встановлених стандартів якості.
- Хід виконання проекту відстежується / контролюється за базовим планом за допомогою різних інструментів (діаграма Ганта, PERT тощо)
- Через деякі неминучі обставини проект може мати перевищення часу або витрат, коли базовий графік або кошторис повинні бути відповідно змінені.
- Статус проекту підтримується у встановлених форматах, що надаються на етапі ініціації, і вони своєчасно оновлюються та розповсюджуються серед зацікавлених сторін проекту.
г) Закриття / завершення проекту
- Це завершальний етап управління проектами, коли намічена мета досягається командою проекту у межах строків, визначених бюджетом та якістю.
- Усі необхідні записи про закриття та звірки заповнюються та розкриваються зацікавленим сторонам.
- На основі досвіду проекту готуються різні доповіді, такі як звіт про навчання проекту, звіт про задоволеність клієнтів тощо як орієнтир для майбутніх проектів.
- Нарешті, проект передається замовнику, упевнившись, що камінь не повертається, закривши всі пункти контрольного списку або відвідуючи корчі, підняті замовником.
Обговорені вище методи управління проектами мають структурувати проект та давати можливість проектній команді забезпечити наступне:
- Досягнення визначених цілей щодо вимог зацікавлених сторін.
- Розробка базових графіків.
- Оцінка та складання бюджету для проекту відповідно до базового графіку.
- Розбиття подій на структуру розбиття на роботу.
- Оцінка та зменшення ризиків
- Контроль / моніторинг проекту
Інструменти управління проектами
Управління проектами - це техніка, яка має широкий спектр інструментів для надання допомоги у виконанні завдань та виконанні обов'язків. Існують як ручні, так і автоматизовані інструменти в управлінні проектами. Одні з найбільш широко використовуваних методів:
- PERT - Техніка оцінки та огляду проектів
- CPM - метод критичного шляху
a) PERT - Техніка оцінки та огляду проекту
PERT - це статистичний інструмент, який використовується в управлінні проектами, який був розроблений для представлення та аналізу завдань, пов'язаних із завершенням проекту. Це імовірнісна модель, яка керується часом.
Планування PERT включає наступні кроки:
- Усі події / основні етапи далі класифікуються на види діяльності та проводиться необхідне послідовність.
- Підготовка мережевої діаграми на основі послідовності діяльності, де події / основні етапи представлені у колах, а потік діяльності від одного до іншого позначається стрілками.
- Подальше оцінювання часу, необхідного для кожної діяльності, проводиться у розрахунку на години, дні, тижні або місяці відповідно до вимог проекту.
- Диференціальна особливість PERT стосується невизначеності термінів завершення. Модель PERT зазвичай включає три типи оцінок часу:
- Оптимістичний час - найкращий можливий час для завершення діяльності.
- Найімовірніший час - Найвищий імовірнісний час для завершення діяльності.
- Песимістичний час - найдовший час для завершення діяльності.
Нарешті, середньозважене значення обчислюється за такою формулою:
Очікуваний час = (оптимістичний + 4 х найімовірніший + песимістичний) / 6
б) CPM (метод критичного шляху)
- Найдовша тривалість завершення проекту - це критичний шлях проекту. Критичний шлях визначає загальну тривалість, необхідну для завершення проекту, де кількість часу, коли діяльність може бути відкладена без затримки проекту, називається слабким часом, а діяльність називається некритичною діяльністю. CPM - це детермінована модель, яка залежить від часу та витрат.
Критичний шлях проекту визначає наступні чотири параметри для кожної діяльності, які розраховуються, використовуючи очікуваний час для відповідних заходів:
ES - Ранній старт, EF - Найбільш ранній фініш, LS - Останній старт і LF - Останній фініш
- За допомогою прямої роботи мережі визначається найдавніший час початку та закінчення кожної діяльності з посиланням на попередню діяльність у мережі.
- Працюючи за допомогою зворотного підходу через мережу, ми можемо визначити останній час початку та останнього завершення, тобто час, коли діяльність може починатися та закінчуватися без будь-якої затримки в проекті.
Слабість = Останній старт - Найдавніший старт (або) Останній фініш - Найдавніший фініш
Примітка: Діяльність на критичному шляху не містить жодної слабкостіПриклад:
Діаграма мережі для PERT & CPM
PERT & CPM допоможуть досягти спрощеного способу завершення проекту шляхом:
- Виявлення критичної діяльності.
- Потреба в ресурсі та розгортання в проекті.
- Встановлення термінів виконання проекту.
- Визначення діяльності із слабким часом (тобто некритична діяльність).
- Виведення взаємозалежності та обмеження ресурсів.
Рекомендовані статті
Це було керівництвом щодо інструментів та методів управління проектами. Тут ми обговорюємо потік управління проектами та інструменти управління проектами для допомоги у виконанні завдань. Ви також можете ознайомитися з іншими запропонованими нами статтями, щоб дізнатися більше -
- План управління проектами
- Життєвий цикл управління проектами
- Особливості та переваги Agile Oracle
- Впровадження спритного маркетингу
- Посібник із програмного забезпечення Інструменти для управління проектами