Ми розпочнемо цю з фантазії …

Великий начальник викликав вас на перерву на обід, і ви чекаєте нападу на наступний виклик, який він кидає на вас. Отримайте там бажання бобра, бо ваш начальник бачить на вас і каже: «Здрастуйте, ABC, ви дуже добре зробили на сьогоднішньому засіданні внутрішньої команди. Я хочу, щоб ви розглянули презентацію команди на наступній щоквартальній зустрічі. І не соромтесь використовувати PowerPoint, поки ви на цьому. Я хочу побачити перший проект на наступному тижні. Я знаю, ти готовий до цього. Удачі!"

Ви погладжуєте себе і мовчки кричите: "ТАКОМ!". Це ваш великий шанс помітити начальство поза вашою командою. Ви збираєтесь гойдатися!

Помилка, повернемося до реальності!

Чи знаєте ви, що вражаюче велика кількість людей помиляється зі своєю презентацією, особливо коли вони використовують PowerPoint? Це майже так, як ніби вони ліниві чи поблажливі, і очікують, що інструмент виконає всю свою роботу. Га!

Не помиляйтесь; Microsoft PowerPoint - надзвичайно універсальний інструмент. Але, мабуть, найбільша його сила - робити те, що ви дозволяєте, і пропускати те, чого ви не робите. Вам належить використовувати силу в своїх руках, щоб зробити ваші презентації чіткими та ефективними. Але не біда. За допомогою простих порад, викладених тут, ви дізнаєтеся, що підлаштувати під час своєї презентації та за допомогою PowerPoint, тож ви переможцем будете все!

4 поради щодо ефективних презентацій Microsoft PowerPoint:

  1. Тримайте увагу на своєму повідомленні

Дивовижно, як багато людей починають готувати свою презентацію з шаленою сутичкою в PowerPoint. Не треба! Завжди пам’ятайте, що ви та повідомлення, яке ви хочете передати, мають надзвичайно важливе значення, а не ваш досвід роботи з цим інструментом. Тому спершу створіть на папері міцний контур вашої прекрасної презентації Powerpoint, вклавши в неї всі свої творчі, аналітичні та маркетингові навички. Як тільки ви зрозумієте, яке повідомлення ви хочете донести до своєї аудиторії, PowerPoint може допомогти вам налаштувати решту.

Як PowerPoint може допомогти вам:

Створіть свою першу чернетку на папері. Скільки слайдів ви приблизно бачите? Принаймні, у вас повинно бути:

  • Вступ (до себе та теми).
  • Слайди, які передають основне повідомлення.
  • Заголовки / перерви розділів, що вводяться не пізніше ніж через кожні 6-7 слайдів повідомлень, щоб утримати увагу аудиторії.
  • Кілька слайдів з медіа-елементами, такими як зображення, графіки або аудіо / відео, щоб порушити монотонність.
  • Слайд запитань (необов’язково).
  • Закриваючи слайд, повторно повторюючи остаточний заклик до дії.

Як тільки у вас з'явилася велика картинка, викладіть другу чернетку в PowerPoint, створивши пусту презентацію (Файл-> Нове-> Порожня презентація + Кнопка створення) та зануріться прямо у подання сортування слайдів (Перегляд-> Сортувальник слайдів). ). Це досить простий перегляд із переліком мініатюр усіх слайдів. Використовуйте це, щоб створити потрібну кількість слайдів, як описано нижче.

  • Клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці цього вікна та виберіть Новий слайд. Це створить новий слайд із макетом за замовчуванням. АБО,
  • Скопіюйте кілька разів (попередньо розроблений) слайд, щоб повторити його макет.

Для кожного слайда встановіть його «макет» (Головна-> Макет) відповідно до дизайну паперу. Це визначає загальну композицію слайду - кількість елементів / секцій у слайді, розміщення кожного елемента, заголовок, якщо потрібно, тощо. PowerPoint має щонайменше 9 вбудованих макетів для задоволення більшості потреб. Популярні макети включають заголовки (для слайдів, що відкриваються драматично), заголовок та вміст (для наступних слайдів) та заголовок секцій (для перерв розділів у вашій презентації PowerPoint).

Зараз ваша презентація готова до реального змісту. Ви можете розслабитися, знаючи, що ви можете легко змінити будь-який з перерахованих вище атрибутів у будь-який час. Але швидко окресливши цю грубу чернету (вищезазначені кроки потребують у вас менше 5 хвилин), ви витрачаєте мінімальний час ефективно, максимально використовуючи інструмент PowerPoint!

  1. Утримуйте його візуально чистим

Це означає, що ваша презентація PowerPoint проста на очах, тому у вашої аудиторії не виникає болісних очей або не вимушений відвернутися на середину шляху завдяки вашій чудовій презентації. Зверніть увагу на наступне, коли ви наповнюєте слайди вмістом.

Як PowerPoint може допомогти вам:

  • Використовуйте послідовний дизайн фону на всіх слайдах для плавного візуального потоку. PowerPoint полегшує це за допомогою Дизайну-> Теми . Без теми вам потрібно вручну редагувати елементи дизайну кожного слайда. Але тема постає як "шаблон дизайну" із заздалегідь заданими налаштуваннями для кольорів / форм / графіки, макета, набору шрифтів (для заголовка, тексту тексту, заголовка тощо), ефектів та стилів тла. Після вибору теми на будь-якому слайді це вплине на всі слайди. Сюди входять будь-які налаштування, які ви робите для оригінальної теми.
  • Виберіть хороший розмір шрифту для всього тексту. Коли ви стоїте спереду на подіумі, слайд може виглядати вам добре і зрозуміло. Але коли ти сидиш ззаду, не дуже. Тому перевіряйте розмір шрифту на відстані (наприклад, використовуйте розмір шрифту 2 см на відстані 10 футів, розмір шрифту 4 см на відстань 20 футів тощо). Ще одна рекомендація - використовувати шрифти Sans Serif (не-лупи), наприклад Arial, Geneva або Helvetica, над шрифтами Serif, наприклад Times New Roman або Courier. Це зменшує розмиття, щоб ваш текст залишався розбірливим навіть на відстані.
  • Використовуйте пункти кулі з розумом. Є такі, хто присягає ними, і такі, хто вважає за краще кинути їх. Якщо ви вирішили використовувати їх, старанно уникайте обгортання тексту реченнями, що породжують кілька рядків. Це менш привабливо і більше заплутано. Натомість нехай ваші речення будуть короткими та простими, щоб повідомлення не траплялося без зайвих надмірностей.

Наприклад,

  • “Створіть презентацію PowerPoint, яка візуально приваблює аудиторію, використовуючи збалансовану суміш елементів дизайну та медіа”.

Це можна скоротити до -

  • "Створіть PPT з візуальним зверненням".

Примітка. Якщо вміст слайдів будете свідомо тримати, ви не зможете самовдоволено залежати від своїх позначених слайдів, щоб представити себе. Але, це гарна новина. Презентація PowerPoint, яка може працювати сама по собі без вашої участі, вимагає самогубства презентації! Натомість свідомо готуйте вміст слайдів, щоб ви мали потребу в активній участі під час подання презентації та уточнювали детальнішу інформацію для своєї аудиторії. ВАС ведете шоу, а не PowerPoint.

Нехай ваша графіка говорить більше тисячі слів - це означає, що вони сильно ефективні в упаковці удару! Правда про графіку полягає в тому, що ми всі їх любимо: зображення, кліпарт, графіки, діаграми та їхня доля. Вони моментально роблять вашу презентацію PowerPoint більш привабливою та менш нудною. Але якщо ви додасте їх у надлишку, ви ризикуєте або переповнити свою аудиторію, або перепродавати вміст (повідомлення). Тож виберіть правильний баланс, використовуючи меншу, але більш змістовну графіку.

Зберігайте графіки та графіки в чистоті. Так, знову така робота, чиста. Ви можете практикувати це так:

  • Використовуйте дружні етикетки, щоб пояснити елементи вашого графіка / діаграми. Уникайте використання цифр, спеціальних символів та технічного жаргону; для розуміння графіка чи діаграми потрібно більше сил, ніж малюнок.
  • Додайте додатковий текст, щоб явно фіксувати основні моменти графіка / діаграми, щоб це було очевидно для аудиторії. Наприклад, якщо ви представляєте графік продажів у різних регіонах, ви можете додати текст, щоб виділити верхній / нижній регіон та порівняти з минулим роком. Ці фігури можуть бути неявно зафіксовані у діаграмі; але додаючи текстові мітки, які явно виділяють цю інформацію, ви гарантуєте, що аудиторія помітить та запам'ятає цю важливу інформацію.

Примітка. Складні аналітичні діаграми можуть зробити вас більш розумним, але це залишає вашу аудиторію дурною і знижує ефективність вашої презентації PowerPoint. Натомість зберігайте свої графіки та діаграми досить просто, щоб їм не потрібен кандидат статистичних наук для їх розшифровки. Останні версії PowerPoint оснащені попередньо завантаженими щонайменше одинадцятьма типами діаграм (наприклад, діаграми, стовпчастої діаграми, кругової діаграми тощо), які можна легко включити у вашу презентацію за допомогою лише декількох клацань миші та вставки даних. Якщо ви використовуєте більше 5 хвилин для вставки діаграми у свою презентацію PowerPoint, тоді вважайте, що це складне і не варте уваги вашої аудиторії.

Використовуйте кольори високого контрасту, щоб привернути додаткову увагу. Завдяки Темам, PowerPoint вже гарантує, що кольори фону слайда адекватно контрастують з кольорами тексту / рядків для максимальної видимості (наприклад, використання тексту темного кольору на світлому фоні або навпаки). Але у вашій презентації PowerPoint у вас можуть бути 1-2 слайди, які заслуговують на додаткову увагу, тому ви хочете виділити їх по-іншому. Висококонтрастні кольори дозволяють зробити це легко (як зелений / жовтий, синій / червоний, чорний / білий тощо). Але використовуйте це розумно, оскільки занадто багато кольорових контрастів можуть залишити вашу аудиторію головним болем!

Рекомендовані курси

  • Навчання онлайн-сертифікації в Mac Excel 2011
  • Перспективи навчання 2010
  • Повний курс Mac Outlook 2011

  1. Затягніть презентацію PowerPoint

Добре, тоді ви розклали слайди та наповнили їх відповідним вмістом. Ви також забезпечили, щоб увага аудиторії залишалася заклепованою вашими значущими слайдами, підвищуючи їх візуальну привабливість. Ви готові надати чудову презентацію PowerPoint. А може, ще не просто.

Один підказ, що гарантує дурність, що гарантує кращу якість презентацій PowerPoint кожного разу, - це “підтягнути” свою презентацію PowerPoint, де кожен слайд забезпечує чудовий удар.

  • Чи можете ви зменшити вміст слайдів? Зробити точки кулі коротшими, а текст - розумнішим?
  • Чи можете ви зменшити загальну кількість слайдів? Або замінити слайд-два на переконливу графіку?
  • Чи можете ви спростити анімації чи переходи (доступні через вкладки «Анімації та переходи»), що використовуються після кожного слайду, щоб презентація протікала без зайвих відволікань? (Іноді увагу аудиторії спрямовується на ці переходи, ніж власне вміст слайда!)
  • Якщо ви використовуєте зовнішні (он-лайн реквізити), такі як відео з інших сайтів, які відтворюються під час презентації, чи можете ви включити їх у свою презентацію для більш плавного потоку? Тут ви можете вивчити LiveWeb - інструмент інтеграції, який підключає зовнішні веб-відео у презентацію на вашому жорсткому диску.
  • Нарешті, благословіть свою презентацію унікальним брендом - ВАС. Який штамп торговельної марки класифікує цю презентацію як вашу? Яскраві кольори? Відвертий, але гострий зміст? Spiffy аудіовізуальні? Позначте свою презентацію присутністю вашого бренду!

  1. Затягніть доставку

Це великий день, і з перерахованими вище порадами ви готові вразити своїм казковим викладом. Ну, майже. Є кілька крихітних порад, які ви повинні допрацювати, одразу в останню хвилину. Ось вони:

  • Поважайте час. Незалежно від того, наскільки фантастичною є підготовка до презентації, ви вимкнете свою аудиторію, якщо будете спокійні з часом. Керуйте своїм часом розумно. Почніть, перервіть і закінчіть на крапці годинника.
  • Зробіть генеральну репетицію перед тим, як представити свою живу аудиторію. Це означає, що ви робите фіктивну презентацію у фактичній кімнаті, куди ви її будете доставляти. Це дає змогу заздалегідь зафіксувати можливі збої (наприклад, зміна роздільної здатності проектора, невідповідність кольорів, відмови диска тощо) та усунути їх до остаточної доставки.
  • Якщо ви презентуєте свій ноутбук, вимкніть заставку. Останнє, що вам потрібно - це, щоб цей палаючий застав спалював вашу презентацію на середині шляху!

Як PowerPoint може допомогти вам:

Якщо ви підключаєтесь до проектора,

  • Озброїться вказівником. Це більше фантазії, ніж підходити до екрана, щоб вказувати текст пальцем. І, менш відволікаючи!
  • Скористайтеся програмою PowerPoint "Перегляд презентацій". Це дозволяє породжувати вашу презентацію у двох переглядах:
  • Перегляд аудиторії, який відтворюється на екрані проектора. Це покаже лише основні слайди презентації.
  • Ваш погляд, який відтворюється на екрані вашого ноутбука / комп'ютера. Це покаже деталі, зокрема ваші нотатки, список сортування слайдів (для швидкого переходу через декілька слайдів) та основний слайд.
  • Ви можете ввімкнути представлення презентації, натиснувши кнопку "Слайд-шоу-> Використовувати перегляд презентації" (доступна у версіях 2010 і вище).

Нарешті, чи знаєте ви, що найбільші аматорські ведучі роблять гуф-ап? Вони представлені на стіні, або на екрані проектора, на стільниці подіуму, або взутті… Ви отримуєте дрейф! Дивіться глядачам сміливо в очі і впевнено презентуйте їм свій вміст. Залучайте їх протягом усієї презентації запитаннями, жартами, історіями, особистими анекдотами тощо. Вони можуть не входити до вашої колоди, але вони будуть спонукати аудиторію відповісти на вашу харизму та більше брати участь у презентації. Тільки тоді ви успішно проводите надзвичайно ефективну презентацію, з PowerPoint або без нього. Тепер ви справді збираєтесь розгойдувати це!

Категорія:

Поради Excel